Cumplimiento Normativo
Aproveche nuestra experiencia y herramientas para garantizar que los riesgos estén bien gestionados y que sus políticas de retención y destrucción cumplan con el panorama normativo actual en constante cambio.
Soluciones de Almacenamiento Externo Para la Gestión Segura de Registros, Datos y Documentos
Soluciones de Almacenamiento Externo Para la Gestión Segura de Registros, Datos y Documentos
Los documentos son fundamentales para las transacciones comerciales que ocurren todos los días. Incluso en la era digital actual, la mayoría de las organizaciones necesitan conservar documentos físicos.
Brindamos registros completos y soluciones seguras de almacenamiento de documentos, que incluyen:
- Servicios de almacenamiento de documentos en papel y conversión digital
- Almacenamiento de medios electrónicos
- Almacenamiento seguro de cintas y bóveda
- Bóvedas climatizadas
- Almacenamiento de medios especiales (por ejemplo, planos, películas y radiografías)
- Gestión de datos y almacenamiento de muestras del núcleo del subsuelo
¿Tiene problemas para mantener la accesibilidad y seguridad de todos los registros esenciales? Si bien el almacenamiento interno de registros puede parecer la solución fácil, en realidad puede disminuir la eficiencia de su empresa, limitar los recursos y poner a la organización en riesgo de incumplimiento. Por suerte, existe una mejor forma de hacer las cosas.
Independientemente de si su organización busca soluciones para un departamento de recursos humanos que se basa en documentación en papel, se prepara para digitalizar la administración de expedientes o se encuentra en medio de una transformación digital, podemos ayudarlo a mantenerse organizado, productivo y en cumplimiento con las normativas y, al mismo tiempo, mantener la seguridad de los archivos comerciales importantes en nuestras instalaciones de almacenamiento seguro.
Somos una de las mejores empresas de almacenaje de documentos físicos por una buena razón. Las empresas buscan soluciones de almacenaje de registros más flexibles. Eso requiere herramientas de gestión de registros más inteligentes y servicios de almacenamiento externo. Eso requiere de una empresa como lo es Access.
Controle, Administre y Proteja Su Información a Lo Largo de Todo Su Ciclo de Vida
Su negocio produce una cantidad cada vez mayor de información crítica para su éxito. También se enfrenta a un panorama normativo cada vez más complejo con estrictos requisitos de cumplimiento y retención de documentos con multas y sanciones por incumplimiento.
Podemos ayudarlo de principio a fin con soporte para su programa de gobierno de la información.
Proporcionamos:
- Almacenamiento externo seguro para registros, documentos y datos
- Servicios de administración de registros de principio a fin
- Servicios seguros de trituración y destrucción de papel
- Software de gestión de registros para realizar un seguimiento de los documentos a lo largo de su ciclo de vida
Almacenamiento Seguro de Documentos y Gestión de Registros
Almacene, administre y destruya de manera segura sus registros físicos en uno de nuestros centros de almacenamiento externos altamente seguros.
Nuestras instalaciones de almacenamiento y bóvedas son muy seguras y ofrecen tecnología avanzada para garantizar la seguridad del almacenaje externo de registros.
BÓVEDAS DE MEDIOS
Asegúrese de que los respaldos en cinta magnética, las radiografías médicas, las películas y fotografías históricas y los registros de medio vitales de la empresa se protejan y preserven correctamente en nuestras bóvedas de almacenamiento de medios climatizadas.
RECUPERACIONES Y ACCESO A REGISTROS
Vea, actualice y comparta registros a su conveniencia. Ofrecemos la entrega física y electrónica de documentos, con los siguientes servicios disponibles: día siguiente, mismo día, prioritario/urgente y escaneo a pedido. También proporcionamos destrucción segura cuando los documentos llegan al final de su ciclo de vida.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Desde la creación del plan y la administración de riesgos hasta las consultas y los informes, los Gerentes de Proyecto Certificados de Access pueden personalizar las soluciones para cumplir con las necesidades individuales de cada cliente.
DESTRUCCIÓN SEGURA DE REGISTROS
Los documentos en papel y medios electrónicos, que incluyen cintas, discos, discos rígidos y películas, pueden destruirse de forma segura y reciclarse mediante rotaciones programadas de cestos de Destrucción Segura o servicios a pedido, según sea necesario.
“El equipo de Access es de primer nivel y lo guiará a través del proceso, independientemente de cuán complejo pueda parecer el proyecto. Estoy extremadamente satisfecho con el cambio a Access y desearía haberlo hecho antes”.
Gestión de Proyectos
Los grandes registros y los proyectos de conversión de registros requieren un soporte de gestión de proyectos de clase mundial.
Contamos con los conocimientos y la experiencia para ayudarte cuando más lo necesites.
Soluciones de Gobierno de la Información
Manténgase en control y gobierne completamente su información con una política pragmática de gestión de la información basada en una sólida base legal.
Encuentre Servicios Para La Administración de Documentos Cerca de Usted
Con más de 130 instalaciones de registros en el mundo, ¡Es fácil encontrar los servicios de administración de registros adecuados cerca de usted!
Encuentre Una Ubicación de Almacenamiento de Documentos Cerca de Usted
Cuando Elije Access Para El Almacenamiento de Registros Comerciales, logrará lo siguiente:
Deje de gastar dinero en espacio que no utiliza. En nuestras instalaciones de almacenamiento externas, solo pagará por las cajas y registros que almacene, a diferencia de otras instalaciones de almacenamiento en las que paga por una unidad completa independientemente de cuánto espacio ocupen en realidad sus documentos.
Con décadas de experiencia en administración de registros, somos expertos en la creación de soluciones eficientes y asequibles para nuestros clientes. Cuando nos convierte en su socio, le proporcionaremos lo siguiente:
- Recuperaciones y acceso rápidos y eficientes.
- Administración de retención precisa y con rastreo.
- Destrucción segura de documentos para aquellos elementos que excedan su ciclo de vida.
- Software y herramientas de avanzada para administrar sus registros y optimizar su flujo de trabajo.
En otras palabras, mejoraremos su eficiencia eliminando las tareas que demandan tiempo del flujo de trabajo diario del equipo, lo que aumentará la productividad de la oficina y reducirá los gastos generales.
Si el costo espacio de oficina con el que cuenta se utiliza como almacenamiento para documentos impositivos, facturas, contratos u otros archivos viejos, es hora de repensar la estrategia de administración de registros.
Aunque no acceda con frecuencia a estos registros, las normas gubernamentales pueden requerir que los mantenga por entre tres y siete años, o más. En lugar de utilizar su valioso espacio, nosotros recopilaremos, almacenaremos y administraremos estos archivos comerciales importantes por usted. Con nuestra ayuda, puede hacer lo siguiente:
- Reducir la cantidad de documentación que mantiene en la oficina.
- Expandir el espacio de trabajo.
- Crear un mejor entorno laboral que permita al equipo trabajar de forma más efectiva y eficiente.
Las horas dedicadas a buscar, organizar y mantener los registros de oficina físicos pueden alcanzar aproximadamente el 20 % del tiempo de los empleados en el transcurso de un año. Libere al equipo para que puedan concentrarse en sus iniciativas de alta prioridad mientras nosotros nos encargamos de las tareas de RIM administrativas diarias.
Combinamos años de experiencia con nuestros procesos comprobados para desarrollar la estrategia de administración de registros que tenga más sentido para su organización. Desde indexar la información hasta administrar los cronogramas de retención específicos y proporcionar acceso y recuperaciones rápidas a pedido, nuestros expertos podrán asistirlo cuando lo necesite: usted y su equipo solo necesitan pedir asistencia.
En nuestras instalaciones de almacenamiento de registros comerciales, las únicas personas que manipulan sus documentos son nuestros profesionales de administración de registros especialmente capacitados y detenidamente evaluados, y usted, por supuesto.
Nuestras instalaciones están equipadas con sistemas de alarma, video vigilancia y otras medidas de seguridad que previenen los robos y daños. También ofrecemos soluciones de almacenamiento externas con seguridad adicional que ayudarán a preservar los documentos y medios especializados históricos, que incluyen lo siguiente:
- Tecnología de climatización.
- Sistemas de extinción de incendios en seco.
- Video vigilancia interior y exterior.
- Seguridad biométrica dactilar.
- Bóvedas subterráneas de alta seguridad para necesidades especiales.
Para asegurarse aún más de que los registros se mantengan lo más seguros posible, Access también mantiene un estricto cumplimiento con los estándares PRISM Privacy+ y cuenta con la certificación NAID AAA. Los objetivos del programa PRISM Privacy+ de auto certificación son garantizar la privacidad de la información de modo coherente con los estándares del sector y protegerlo contra el acceso o uso no autorizados que puedan resultar en daños a cualquier consumidor. El Programa de Certificación NAID AAA establece estándares sobre la destrucción segura de registros en copia física, medios electrónicos y discos rígidos de computadoras.
El incumplimiento de las normas del sector puede resultar en litigios y multas costosas, pero seguir el ritmo de las reglas nuevas y en constante cambio puede ser difícil.
Con el almacenamiento externo, la administración del cumplimiento normativo es fácil. Proporcionamos una solución de administración de retención completa y lista para usar que ayuda a rastrear sus registros y hace que sea fácil acceder a ellos para verlos o realizar ajustas. Con FileBRIDGE Governance, incluso le avisaremos cuando sea momento de actualizar o descartar registros caducados. Además, podemos proporcionar destrucción segura conforme a sus necesidades, lo que lo ayudará a reducir riesgos y ahorrar tiempo y recursos.
¿Necesita ver un archivo de hipoteca o de recursos humanos ahora mismo? Independientemente de cuáles sean sus necesidades, le garantizamos que siempre tendrá acceso a los registros y a nosotros. Solo comuníquenos cuando necesita un documento y podemos escanearlo y proporcionarle acceso digital a él el mismo día. Si lo necesita físicamente, haremos que uno de nuestros Mensajeros lo entregue lo más rápido posible, o puede programar una cita en una de nuestras salas de lectura seguras internas.
Almacenar pilas y pilas de registros de manera interna o en unidades de auto almacenamiento demanda tiempo, es costoso y riesgoso. Si invierte en almacenamiento externo de registros con Access, nos encargamos del trabajo que requiere la documentación. Desde la organización y el monitoreo de los archivos hasta la entrega en mano cuando lo necesite, cuenta con nuestro apoyo.
