La digitalización de documentos se ha convertido en una necesidad para las empresas y organizaciones en la era digital. Ofrece una serie de ventajas que pueden mejorar significativamente la eficiencia, la productividad, la seguridad y la sostenibilidad.
A continuación, se enumeran algunas de las razones principales por las que debemos digitalizar los documentos ahora:
- Eficiencia:
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- Acceso rápido y fácil: Los archivos digitales se pueden encontrar y acceder instantáneamente desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que elimina la necesidad de buscar en archivos físicos.
- Mejora en la colaboración: Los documentos digitales se pueden compartir y editar fácilmente entre equipos y departamentos, lo que agiliza los procesos y la toma de decisiones.
- Automatización de tareas: Los procesos manuales de gestión documental se pueden automatizar, liberando tiempo para que los empleados se concentren en tareas más estratégicas.
- Productividad:
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- Reducción del tiempo de búsqueda: El tiempo dedicado a buscar documentos físicos se reduce considerablemente, lo que permite a los empleados ser más productivos.
- Mejora en la gestión del tiempo: Los flujos de trabajo y la gestión de documentos se optimizan, lo que permite una mejor gestión del tiempo.
- Mayor capacidad de respuesta: La capacidad de respuesta a las solicitudes de los clientes y socios mejora al tener acceso instantáneo a la información.
- Seguridad:
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- Protección contra daños: Los archivos digitales están protegidos contra daños físicos, como pérdida, robo o deterioro.
- Respaldo y recuperación: Los archivos digitales se pueden respaldar y recuperar fácilmente en caso de un desastre o fallo del sistema.
- Control de acceso: Se pueden establecer permisos de acceso para controlar quién puede ver, editar o eliminar archivos digitales.
- Sostenibilidad:
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- Reducción del uso de papel: La digitalización de documentos reduce la necesidad de imprimir, copiar y almacenar documentos en papel, lo que contribuye a la protección del medio ambiente.
- Eficiencia energética: Los sistemas de gestión documental digital consumen menos energía que los sistemas tradicionales basados en papel.
- Disminución de la huella de carbono: La reducción del uso de papel y la eficiencia energética contribuyen a la reducción de la huella de carbono de la empresa.
- Mejora en la comunicación interna y externa: Los documentos digitales se pueden compartir fácilmente con clientes, proveedores y otros socios.
- Reducción de costos: La digitalización de documentos puede reducir los costos de impresión, almacenamiento y envío de documentos físicos.
- Mejora en la satisfacción del cliente: Los clientes pueden acceder a la información que necesitan de forma rápida y sencilla, lo que mejora su satisfacción.
¿Por Cuánto Tiempo Debo Mantener los Documentos Corporativos?
El tiempo que debes mantener los documentos corporativos depende de varios factores, como el tipo de documento, su importancia, las regulaciones legales del lugar donde opera la corporación y las necesidades específicas de la empresa.
Aquí hay algunos lineamientos generales:
- Documentos contables: Se deben conservar durante al menos seis años, según el Código de Comercio.
- Documentos fiscales: Se deben conservar durante al menos cuatro años, según la Ley General Tributaria.
- Documentos laborales: Se deben conservar durante al menos tres años, según el Estatuto de los Trabajadores.
- Documentos relacionados con la seguridad social: Se deben conservar durante al menos cuatro años.
- Documentos relacionados con riesgos laborales: Se deben conservar durante al menos seis años.
Además de estos lineamientos generales, existen algunas excepciones:
- Documentos que acrediten derechos: Se deben conservar indefinidamente.
- Documentos que tengan valor histórico: Se deben conservar indefinidamente.
- Documentos que sean objeto de un procedimiento judicial: Se deben conservar hasta que el procedimiento finalice.
Es importante consultar con un abogado o asesor fiscal para determinar el tiempo exacto que debes conservar tus documentos corporativos.
A continuación algunos consejos para ayudarte a gestionar tus documentos corporativos:
- Crea un sistema de archivo organizado: Esto te ayudará a encontrar los documentos que necesitas de forma rápida y sencilla.
- Digitaliza tus documentos: Esto te ayudará a ahorrar espacio y a proteger tus documentos contra daños.
- Destruye los documentos de forma segura: Cuando ya no necesites un documento, asegúrate de destruirlo de forma segura para evitar que se filtre información confidencial.
¿Qué Debo Tener en Cuenta al Momento de Digitalizar los Documentos?
Para digitalizar un gran volumen de documentos es clave la indexación del documento al momento de escanearlo para mejorar la eficiencia, la precisión, la organización y la seguridad de la gestión documental. Aquí hay algunos consejos para indexar documentos de manera efectiva:
- Define los metadatos que necesitas: Decide qué información necesitas para poder encontrar y recuperar tus documentos de forma eficiente.
- Utiliza un software de indexación adecuado: Existen diferentes tipos de software de indexación disponibles, elige uno que se adapte a tus necesidades.
- Establece reglas de indexación consistentes: Define reglas claras y consistentes para indexar tus documentos, esto te ayudará a mantener la organización y la precisión.
- Revisa y actualiza la indexación: Revisa y actualiza la indexación de tus documentos de forma regular para asegurarte de que se mantenga precisa y actualizada.
Al indexar tus documentos al momento de escanearlos, puedes aprovechar al máximo los beneficios de la gestión documental digital. Si necesitas ayuda para indexar tus documentos, contacta con Access Information Management. Podemos ayudarte a elegir el software adecuado para mantener tus documentos digitales, establecer reglas de indexación y actualizar la indexación de tus documentos de forma regular.
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Mantener tus documentos corporativos organizados y seguros es esencial para el éxito de tu empresa.
En resumen, la digitalización de documentos ofrece una serie de beneficios que pueden mejorar significativamente la eficiencia, la productividad, la seguridad y la sostenibilidad de las empresas y organizaciones. Es un paso fundamental para adaptarse a las necesidades de la era digital y para asegurar el éxito a largo plazo.
Les presento los beneficios de trabajar con una empresa dedicada al manejo de documentos como es Access Information Management:
- Experiencia: Contamos con un equipo de profesionales altamente capacitados en la digitalización de documentos.
- Tecnología de punta: Utilizamos las últimas tecnologías para asegurar la calidad y seguridad de tus archivos.
- Soluciones personalizadas: Adaptamos nuestras soluciones a las necesidades específicas de cada empresa.
- Servicio integral: Te acompañamos en todo el proceso de digitalización, desde la planificación hasta la implementación y el soporte.
Access Information Management te ofrece:
- Evaluación que se ajuste a sus necesidades: Analizamos tus necesidades y te ofrecemos una propuesta personalizada.
- Digitalización de documentos: Convertimos tus documentos físicos en archivos digitales de alta calidad.
- Software de gestión documental: Una vez convertidos los documentos de papel a digital ofrecemos una amplia gama de soluciones digitales e implementamos un sistema que permite organizar, buscar y compartir los archivos de forma segura y eficiente.
- Capacitación: Te capacitamos a ti y a tu equipo en el uso del sistema de gestión documental.
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