Saltar a La Digitalización Con Ambos Pies

El Reto

Este minorista en línea estaba familiarizado con la venta de productos y la atención a sus clientes a través de canales digitales. Sin embargo, cuando se trataba de documentos de recursos humanos, los archivos en papel y los procesos manuales eran la norma. Todos los documentos de los empleados de RR.HH. se almacenaron en una sala de archivos exclusiva en la sede de la empresa.

El equipo de Operaciones de Recursos Humanos reconoció que necesitaban actualizar su proceso actual para permitir una mayor eficiencia y optimizar el acceso a archivos para los especialistas de Recursos Humanos. Uno de los mayores desafíos para la operación de Recursos Humanos fue el tiempo que llevó localizar y acceder a los documentos de los empleados; aproximadamente 20-30 minutos, lo que dificulta la productividad. Antes de la implementación de la solución CartaHR, para acceder a información confidencial de los empleados, el equipo necesitaba caminar hasta la sala de archivos, desbloquear la puerta, buscar en archivos físicos para localizar los documentos requeridos, asegurarse de que la sala estuviera cerrada nuevamente antes de salir. y regresar a sus escritorios para procesar solicitudes específicas, hasta cinco veces por semana. Su objetivo era digitalizar este proceso para poder reducir el tiempo de acceso a su información a solo unos minutos.

Además, la seguridad y protección de los documentos de los empleados era una alta prioridad. “También queríamos garantizar de forma proactiva la continuidad del negocio en caso de incendio u otro desastre, hacer que el acceso y la actualización de la información de los empleados sea más rápido y factible, y pasar a la era digital”, explicó el líder del equipo de operaciones de recursos humanos.

La Solución

Después de evaluar diferentes soluciones de gestión de documentos de empleados, el equipo de operaciones de recursos humanos tomó la decisión de implementar CartaHR by Access. El equipo de operaciones de recursos humanos se encargó de la preparación inicial de los documentos y, luego, Access completó el escaneo de los archivos de los empleados activos y designados. El proceso de implementación transcurrió sin problemas y estuvo a la altura de las expectativas del equipo.

CartaHR está integrado con Workday, el sistema HCM de la empresa. Para mantener la seguridad, el equipo implementó permisos que dictan qué especialistas de recursos humanos pueden acceder a varios registros y carpetas. El departamento de Seguridad de la Información valora especialmente esta funcionalidad.

El equipo de operaciones de recursos humanos escanea los archivos de los nuevos empleados y CartaHR luego administrará estos documentos digitales durante el resto de su ciclo de vida. Dentro de CartaHR, el equipo de RR.HH. puede enviar campañas de formularios electrónicos a grupos objetivo o a toda la organización. Después de que los empleados firman electrónicamente los documentos, CartaHR los clasifica automáticamente en los archivos de los empleados. Los empleados pueden utilizar el panel de CartaHR para revisar y completar documentos, agregar firmas y reenviar documentos para su aprobación. Además, las salas de archivos electrónicos de CartaHR brindan depósitos seguros en línea para facilitar las auditorías de documentos, las retenciones legales y el descubrimiento.

“La facilidad de acceso es la mejor manera de describir nuestra experiencia con CartaHR. Es un punto de inflexión: la comodidad es un lujo. Tenemos la tranquilidad de saber que nuestros archivos de recursos humanos están seguros y protegidos.”Líder del Equipo de Operaciones de Recursos Humanos, Minorista en línea

Los Resultados

La digitalización de los registros de los empleados en CartaHR ha aumentado significativamente la productividad y eficiencia del equipo de recursos humanos. Estos beneficios se magnificaron durante la pandemia de COVID-19; Con los empleados trabajando fuera del sitio, el acceso digital a los archivos de los empleados fue increíblemente valioso.

“Con los registros de los empleados en papel, recuperar información nunca fue tan simple como tomar un archivo de un gabinete cercano. Ahora, usando CartaHR, es posible recuperar un archivo digital de empleado mientras responde a los correos electrónicos. El nuevo nivel de comodidad es un gran lujo”, dijo el líder del equipo de operaciones de recursos humanos.

Ahora todo se puede buscar dentro de CartaHR y solo se necesitan un par de clics para acceder y compartir información de forma rápida y sencilla. Sacar los expedientes en papel de los empleados solía llevar entre 20 y 30 minutos. Hoy en día, el proceso requiere sólo unos minutos, lo que representa un ahorro de tiempo del 50% al 60% respecto al antiguo sistema manual.

“El mayor beneficio ha sido la facilidad para encontrar lo que necesitamos en línea. La mayor tranquilidad ha sido realmente significativa”, afirmó el líder del equipo de operaciones de recursos humanos.

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