O departamento de RH é um dos mais importantes da empresa. Seu negócio não funciona sem ele. O RH é um dos departamentos que gera a maioria dos documentos que precisam ser arquivados, como os papéis de contratação de funcionário, pedidos de férias, aumentos de salário, licenças, ações disciplinares e etc. Os documentos produzidos pelo podem ser gerados para auditorias, revisões de desempenho, procedimentos disciplinares, processos judiciais, aposentadoria ou saída.
A boa gestão de documentos no RH pode evitar muitos problemas para sua empresa. E também na otimização do tempo gasto pelos seus funcionários, por exemplo, ao buscar documentos para uma possível auditoria, ou para serem usados em um relatório. O gerenciamento eletrônico de documentos permite que todos os documentos físicos e digitais relacionados a um empregado sejam capturados e armazenados.
Outra preocupação frequente nas empresas são documentos perdidos ou incompletos. Sem uma gestão adequada a manutenção dos registros fica comprometida. O tempo de guarda de documentos e os riscos associados ao compartilhamento de documentos também são preocupações frequentes no RH.
O departamento de RH pode reduzir o tempo para gerenciar documentos e aumentar seu foco em questões estratégicas apostando em uma boa gestão de documentos no RH. Mas algumas boas práticas associadas aos recursos certos podem deixar esses problemas para trás.
Um bom sistema de gestão de documentos no RH pode ser utilizado como ferramenta estratégica para melhorar os processos na sua empresa e facilitar o fluxo de trabalho dos seus funcionários.
Uma boa gestão de documentos no RH pode:
- Reduzir custos – a digitalização de documentos evita o excesso de cópias e elimina custos com papel;
- Facilitar o fluxo de trabalho – o tempo de busca de um arquivo pode ser reduzido a alguns cliques com um bom sistema de arquivamento e gestão;
- Armazenar com segurança – A armazenagem segura de documentos evita perdas de arquivos importantes e restringe o acesso, evitando riscos de compliance;
- Melhorar o controle de informações – com um serviço de gestão documental é possível manter registros de quem acessou e alterou qualquer informação;
- Gerar relatórios com facilidade – obtenha relatórios quando quiser sobre os documentos, quais precisam ser guardados ou destruídos.
- Garantir confiabilidade e segurança – a gestão de documentos garante a proteção dos seus arquivos.
Além disso, a gestão documental proporciona uma melhora no fluxo de retenção de documentos, que pode gerar uma série de custos quando mal executada. Para evitar problemas futuros, o RH deve manter um programa de manutenção de registros adequado e gerenciar os documentos e informações ao longo de todo o ciclo de vida do funcionário. À medida que novas regras, políticas e leis forem implementadas, os arquivos precisam ser atualizados, e os documentos ultrapassados precisam ser revistos e destruídos.
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