A digitalização de documentos é uma facilitação de processos. Porém, antes de ser implantada é preciso que a empresa avalie qual a estratégia desejada e quais processos pretende melhorar. O plano de digitalização precisa partir de uma questão inicial que responda quais resultados você quer atingir no curto, médio e longo prazo.
É muito importante estar aberto às possibilidades e ir atrás dos mais variados recursos tecnológicos. Depois de estabelecer metas é hora de identificar quais ferramentas serão importantes para otimizar a gestão do serviço escolhido. Cada ferramenta digital pode ter uma aplicação objetiva dentro da realidade corporativa, basta conhecer suas possibilidades.
Em um mundo cada vez mais digital, é muito importante que a sua estratégia esteja alinhada à TI. É esse departamento que cuida do seu banco de dados e faz uma gestão mais eficiente e segura de informações sensíveis.
A implementação de gerenciamento de documentos requer que profissionais especializados analisem os documentos e o fluxo. Ter um excelente parceiro é muito importante. Uma vez que quando você tem uma verdadeira parceria com seu fornecedor, eles antecipam falhas e trabalham com você para garantir que o resultado final ofereça benefícios reais à sua organização e não apenas uma implementação das últimas tecnologias.
Quando você tem uma parceria com um fornecedor de gerenciamento de documentos, eles não só descobrem quais são seus processos atuais, mas também buscam maneiras de melhorar seus processos e assim melhorar sua eficiência.
A digitalização de documentos vem como um recurso importante na estratégia para a TI porque ela organiza seu banco de dados e oferece um maior controle sobre as informações. Além de um documento digitalizado ajudar a preservar as informações, ele ainda facilita a busca por arquivos importantes.
Se alguém manipula um documento físico, vai levar um certo tempo para descobrir quem realizou a ação. Porém, se os arquivos digitais forem alterados, o software que gerencia os documentos vai registrar não apenas o autor, mas também o dia, o horário e todas as modificações efetuadas. Além disso, por mais que o software execute todas as funções de gerenciamento, você estará sempre no comando das operações, definindo inclusive quem tem ou não permissão para acessar os arquivos da sua empresa. Essa é uma questão de extrema importância, visto que a informação é a base de qualquer planejamento estratégico e deve ser gerenciada de forma hierárquica dentro de uma empresa.
Outro recurso estratégico que o serviço de digitalização de documentos proporciona é a privacidade de acesso aos arquivos. A segurança é uma prioridade, e o acesso é estabelecido de acordo com o nível de segurança do arquivo.
A criação de usuários é uma função personalizada que garante ao gestor o controle total de todas as informações armazenadas, proporcionando maior flexibilidade à empresa sempre que houver alguma mudança na relação de usuários que podem ou não utilizar determinado documento.
A Access oferece um portfólio completo que inclui a guarda de gerenciamento de informações, armazenamento de dados, acesso digital e um conjunto de soluções que abrangem todo o ciclo dos documentos. A experiência da Access em gerenciamento de projetos garante a implantação e desenvolvimento de todas as soluções de maneira coordenada, tranquila e de acordo com o planejado.
