O departamento de Recursos Humanos lida com um dos ativos mais importantes dentro de uma empresa: as pessoas. Enquanto que para ligar um computador basta apenas apertar uma tecla, para “ligar” uma pessoa é preciso contar com políticas de RH capazes de engajar, promover e proteger os funcionários, aumentando a sua produtividade e satisfação e, consequentemente, a sustentabilidade financeira do negócio.
E quais seriam as principais políticas de RH fundamentais para o negócio?
Nicole Hart, especialista em RH, destaca que uma das principais políticas de RH está relacionada aos processos de seleção e contratação de funcionários, com processos claros para a divulgação de cargos, pré-qualificação, efetivação e plano de carreira. Práticas claras vão atrair e reter os melhores talentos.
Além disso, as equipes de RH agora precisam adequar a sua parte “burocrática” ao eSocial, plataforma do Governo Federal que vai reunir as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de todas as empresas.
Segundo especialistas da Universidade Corporativa Senior, o eSocial não muda a legislação, mas a unificação da entrega de informações trabalhistas aumentará o risco de penalizações, já que processo de fiscalização será simplificado e todas as informações estarão concentradas na plataforma do Governo Federal.
Por isso, as políticas de RH agora devem assegurar a conformidade dos dados e os prazos para envio das informações. Para isso, a melhor estratégia é contar com um eficiente sistema de gestão documental que, além de organizar os arquivos de cada funcionário, identifique e sinalize inconsistências como, por exemplo, documentos com prazo expirado.
Confira sete multas decorrentes da falta de repasse de informações para a plataforma do eSocial, o que pode acontecer caso os documentos não estejam organizados:
1 – Alterações de contrato e cadastros de dados
Com as etapas de saneamento cadastral do eSocial, é importante que as informações dos empregados estejam sempre atualizadas durante o período em que existe vínculo empregatício. Desde o número do CPF do colaborador, até seu endereço e sobrenome de casado, por exemplo – todos os dados cadastrais precisam estar corretos no sistema. A multa é de R$ 600 por empregado.
2 – Acidentes de trabalho
Quando acontece um acidente de trabalho é preciso emitir uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT). O prazo do envio da CAT no eSocial é até o primeiro dia útil seguinte ao acontecimento ou imediatamente em caso de morte. As multas por atraso ou falta de comunicação variam de acordo com o salário de contribuição e, caso o atraso se repita, a multa pode ser dobrada.
3 – Admissões não informadas
Antes do eSocial, a empresa tinha até o sétimo dia do mês seguinte para comunicar a admissão de um colaborador e as informações eram enviadas através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Com a obrigatoriedade, os dados passam a ser enviados, pelo novo sistema, no máximo até um dia antes do empregado começar seu trabalho na empresa. Caso o setor de Recursos Humanos não informe a admissão no tempo esperado, terá de pagar multas de R$ 3.000 a R$ 6.000, e ainda, R$ 800 a cada empregado não registrado no caso de micro ou pequena empresa.
4 – Férias
Não comunicar férias de empregados pode gerar multas de R$ 170,00 (por férias não comunicadas).
5 – Folha de pagamento
Empresas que falharem em cumprir com o sistema e não enviarem documentos de acordo com os novos parâmetros poderão ser penalizadas a partir de R$ 1.812,87. É necessário rever e automatizar processos para reduzir chances de multas.
6 – FGTS
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) também fará parte do eSocial: ao não realizar o depósito, deixar de computar a parcela de remuneração ou perderem prazos de pagamento, empresas deverão pagar multas que variam de R$ 10,64 e R$ 106,41 por empregado, sendo cobrada em dobro em caso de reincidência.
7 – Exames médicos
Em momentos de admissão, retorno, mudança de função e demissão, é preciso realizar exames em cada colaborador para obter o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). A não realização destes exames sujeita a empresa a multas determinadas por um fiscal de trabalho e que ficam entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33.
Garantindo a segurança dos dados
Com a digitalização dos negócios, os departamentos de RH devem investir na segurança dos dados dos seus funcionários. Desde o início do processo de seleção até o desligamento do colaborador, diversos documentos com informações confidenciais, como dados sobre saúde ou bancários, estão arquivados nas fichas trabalhistas. Por isso, a segurança digital deve estar entre as políticas de RH.
Outro item que deve fazer parte das políticas de RH são os programas de treinamento, que garantem equipes afinadas às necessidades da empresa e, principalmente, funcionários engajados e produtivos. Com isso, o RH evita despesas desnecessárias com a contratação de novos colaboradores, além do tempo de onboarding.
E, finalmente, e infelizmente, mais um processo deve fazer parte das políticas de RH: os procedimentos de rescisão de contrato. Quando um funcionário não consegue atingir o desempenho ideal, é preciso ter regras claras que garantam um tratamento justo, avaliando se o problema não está na falta de treinamento ou mesmo em problemas dentro da equipe, ou se realmente o funcionário não é o adequado ao posto.
Todas essas políticas de RH podem ser otimizadas com a implantação de inovadores sistemas de gestão documental. Conheça os serviços oferecidos pela Access para cada vertical, e saiba como é possível desenvolver uma solução na medida para o seu negócio.
