A sua empresa está em dia com as novas fases do eSocial? E está pronta para começar a adaptar suas políticas de segurança e de privacidade às normas da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais? Esses e outros desafios que envolvem conformidade têm um ponto de partida em comum: a necessidade de uma eficiente estratégia de gestão de documentos, capaz de suportar o crescente volume de informações gerados pelo negócio, em diversos tipos de arquivos.
Mas será que a sua estratégia de gestão de documentos realmente é adequada para atender suas atuais demandas e também necessidades futuras? Para muitas empresas, ter uma política de gestão documental e manter uma pessoa responsável pelo seu cumprimento parece ser suficiente para manter a conformidade. Mas basta olhar com um pouco mais de atenção que logo se tem a certeza de que a empresa, na verdade, não tem controle sobre o ciclo de vida de seus arquivos, o que pode levar a sérios problemas.
Sem uma estratégia de gestão de documentos que evite atrasos no envio de dados para a plataforma do eSocial e mantenha atualizadas as fichas cadastrais dos funcionários, e também previna o uso incorreto de dados pessoais de consumidores, por exemplo, manter a conformidade é impossível. E além da gestão dos dados, temos também a questão da guarda dos arquivos físicos, que incluem a sua armazenagem e destruição seguras, segundo normas de cada segmento da economia.
Então, será que a sua estratégia de gestão de documentos está pronta para esses desafios? Veja abaixo alguns pontos aos quais você deve estar atento:
Quem é responsável pela manutenção e avaliação da estratégia de gestão de documentos?
Com a crescente importância da governança da informação, a pessoa responsável pela gestão documental precisa ter autonomia para criar, avaliar e atualizar políticas e, principalmente, contar com apoio para implantar essas políticas de forma eficaz. Suas capacidades devem incluir habilidades em TI, permitindo avaliar a solução e funcionalidades necessárias para atender as demandas da empresa.
Seus funcionários entendem a importância e seguem a sua estratégia de gestão de documentos?
O primeiro passo para manter a conformidade das informações, claro, é ter políticas implementadas. Mas de nada adianta se essas políticas não forem bem compreendidas e, principalmente, forem intuitivas, fáceis de serem incorporadas ao dia a dia da empresa. A melhor estratégia de gestão de documentos prevê a automatização de tarefas rotineiras, como a indexação de documentos que permitam o seu fácil rastreamento e recuperação, assim como o gerenciamento do seu ciclo de vida, atendendo a prazos de retenção e regras de destruição.
A sua estratégia de gestão de documentos permite entregar informações para atender a auditorias e litígios?
Auditorias e litígios podem ser um pesadelo para os gestores caso não seja possível rastrear e criar uma trilha de auditoria para cada documento. Por isso, o sistema de gerenciamento de registros deve facilitar a aplicação consistente de políticas de conformidade e de acesso.
Apesar de parecer complicado, com a presença de um parceiro como a Access, é possível implantar uma estratégia de gestão de documentos eficaz, que vá sendo constantemente aprimorada para atender a novas demandas de um cenário gerencial bem mais complexo e mitigar riscos.
