A implementação de uma estratégia de gestão de documentos precisa ser vista como parte fundamental das operações de qualquer empresa, pois torna processos mais eficientes e facilita o compartilhamento e a busca de informações importantes para o dia a dia de trabalho. Da mesma forma, buscar a solução correta para a empresa é essencial para garantir o melhor fluxo de trabalho, compartilhamento de documentos entre departamentos, filiais e franqueados e para garantir a eficiência das operações.
Assim, é possível contar com uma estrutura digital que organize e proteja cada documento, contribuindo para oferecer os melhores recursos para os negócios e, ainda, melhorar a experiência do cliente. Exatamente por isso, a solução escolhida precisa atender às particularidades de cada negócio. De nada vale investir apenas em um aplicativo de armazenamento, que não ofereça recursos e funcionalidades avançadas, no lugar de buscar uma solução de gestão de documentos completa.
Gestão descentralizada de documentos
Ter um escritório livre de papeis pode ser um desafio. Sem a digitalização, a busca por documentos pode se tornar uma tarefa hercúlea que, na pior das hipóteses, comprovar que esse documento se perdeu. Então, não há espaço para dúvidas, investir em uma solução de gestão de documentos é uma necessidade urgente para todas as empresas.
Empresas que lidam com um número muito grande de documentos, dos mais diversos tipos, têm, hoje, a obrigação de digitalizar esses documentos, seja com recursos internos ou, de forma mais assertiva, confiarem em uma empresa terceirizada para realizar o processo e organizar o seu armazenamento, seja virtual ou físico.
A captura desses documentos é essencial para garantir processos de negócios mais ágeis e para entregar uma maior excelência na gestão dos documentos. Quanto mais rápido for o processo de digitalização de um documento em papel, melhores são os resultados.
Para isso, muitas empresas optaram por migrar de um sistema centralizado de captura e digitalização de documentos para um descentralizado, de forma a ampliar o alcance e controle de documentos e para atender às necessidades de empresas cada vez mais descentralizadas, com instalações distribuídas por diversas localidades. E isso tem um impacto ainda maior no setor de franquias.
Quais os benefícios para o setor de franquias?
De acordo com a Associação Brasileira de Franchising (ABF), em 2019 (números mais recentes), havia no Brasil mais de 185 mil franquias das mais diferentes áreas de atuação – apenas o Boticário tem mais de 3700 lojas no Brasil. Isso deixa clara a necessidade de uma solução de gerenciamento de documentos que simplifique processos e torne essa gestão mais simples e fácil para os franqueados.
Antes de implementar uma solução de gestão de documentos é importante ter uma estratégia bem estruturada e saber quais as necessidades da empresa, ou seja, o que a levou a buscar apoio tecnológico para cuidar de seus documentos. Esses elementos devem orientar a busca pela solução mais indicada para o negócio – é bom lembrar que uma rede de restaurantes é uma franquia muito diferente de outra voltada para cursos de idiomas.
Assim, é necessário que a solução conte com recursos que permitam uma captura descentralizada de documentos e que entregue a possibilidade de realizar esse processo o mais perto possível da origem desse documento. Isso agiliza processos, melhora a segurança e ainda entrega uma experiência melhorada ao cliente, pois o acesso às informações é muito mais simples e rápido.
Como esses documentos não precisam ser encaminhados para um depósito em outro local, os custos com transporte e os riscos de perder ou danificar alguma coisa é reduzido. Isso também contribui para melhorar a produtividade do franqueado, que tem mais tempo para se dedicar ao negócio, no lugar de ficar perdendo tempo localizando informações.
Além disso, em um ambiente de negócios extremamente descentralizado, como é o setor de franquias, a captura de documentos descentralizada também garante maior agilidade para processos e decisões que envolvam a franquia.
A Access oferece o serviço de captura de documentos descentralizada, que pode ser realizada “in company” com os equipamentos e mão-de-obra especializada para realizar os serviços de maneira eficaz. Entre em contato e saiba mais.
