Em 1957, Russell Kirsch escaneou a primeira imagem para um computador e ajudou a impulsionar a revolução da tecnologia da informação e a digitalização de documentos. A partir dessa primeira digitalização vieram faxes, códigos de barras de embalagens, editoração eletrônica, fotografia digital, tomografia computadorizada e uma infinidade de outras tecnologias de imagem, muitas das quais mudaram a maneira como as pessoas trabalhavam.
Na década de 1990, à medida que a resolução melhorou, a maioria das empresas estava utilizando scanners para transformar suas fotos e documentos físicos em cópias digitais, mas os documentos ainda precisavam ser manuseados, classificados e arquivados manualmente depois de digitalizados. Esse processo demorado e tedioso limitou a utilidade da tecnologia. As organizações já procuravam formas mais simples e produtivas de digitalizar e gerenciar seus documentos.
Introduzido pela primeira vez como uma ferramenta para deficientes visuais, o Reconhecimento Óptico de Caracteres (ROC) pegou a palavra escrita e a converteu em uma forma digital, o computador reconheceu o texto e foi capaz até mesmo de ler em voz alta. Ao longo dos anos, essa tecnologia se adaptou e cresceu, e agora pode completar muitas práticas comerciais comuns, incluindo entrada de dados, reconhecimento automático e extração de informações de documentos.
Muitas organizações usam essa tecnologia para indexar e classificar informações em bancos de dados e hierarquias e para dar suporte a agendamentos de retenção sofisticados, liberando o tempo de seus funcionários para iniciativas mais estratégicas.
Embora a tecnologia ROC tenha permitido que muitas organizações trabalhem com mais eficiência, ela também possui seus próprios problemas. À medida que os negócios e o mundo digital continuam a evoluir, o software necessário para acompanhar essas mudanças deve fornecer ainda mais adaptabilidade, exigindo ainda mais eficiência das tecnologias.
Impasses no sistema de digitalização de documentos tradicionais
Mais do que nunca, as organizações estão procurando maneiras de facilitar a colaboração e a acessibilidade das informações para suas equipes. Os colaboradores precisam ser capazes de encontrar os documentos e dados de que precisam de forma eficiente. Porém, infelizmente, com as soluções tradicionais de captura de dados, isso continua sendo um desafio.
Alguns dos impasses são:
Vários tipos de documentos
De acordo com um estudo da AIIM (Associação para a Gestão de Informação e Imagem), 64% das organizações pesquisadas disseram que processam mais de dez tipos diferentes de documentos, incluindo faturas, recibos, cheques, solicitações etc. Cada um desses tipos de documentos precisa ser processado, armazenado e descartado de forma diferente, de acordo com diferentes cronogramas de retenção. Os sistemas de digitalização tradicionais não se adaptam bem a cada novo tipo de documento.
Dificuldade de uso
Ainda sobre a pesquisa, 38% dos entrevistados acham seu sistema de captura difícil de configurar, os colaboradores gastam em média mais tempo tentando descobrir como o sistema funciona do que realmente usando-o para benefício da corporação.
Grande número de mudanças
É fato que as mudanças e adaptações devem fazer parte do cotidiano das empresas, no entanto, essas mudanças exigem tempo e paciência dos colaboradores, ainda mais quando se trata de documentação. Existem mudanças nas regulamentações, nas tecnologias, nos tipos de documentos, nas informações e nas leis, isso exige muita dedicação da equipe. Por isso, a solução de digitalização que a corporação irá utilizar deve ser adaptável e simples para acompanhar suas necessidades sem grandes complicações.
Captura inteligente é o futuro da digitalização de documentos
As organizações que se atualizam com novas tecnologias precisam de uma solução que continue a se adaptar ao longo do tempo. Empresas que simplificam, padronizam e automatizam seu sistema de captura de documentos poderão, no futuro, transformar suas operações de negócios e liberar informações e insights atualmente enclausurados em seus registros em papel, facilitando os processos da corporação que dependem desses arquivos.
Ao contrário dos sistemas de captura tradicionais, a captura inteligente identifica e extrai as informações críticas de documentos em papel e eletrônicos sem precisar do auxílio de uma pessoa. Trazendo mais eficiência para a operação e liberando colaboradores para se concentrarem em tarefas e projetos mais essenciais.
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