Los nuevos tiempos llegaron con nuevas formas de manejar los documentos. Hoy tenemos un sin número de herramientas que contribuyen a multiplicar la cantidad de datos que manejamos diariamente. Desde un registro para una cita médica, renovación de documentos oficiales, transacciones bancarias, contratos con aseguradoras, contrataciones de empleo, formas escolares, recibos de venta al detal o en línea, registros de votantes, en fin, desde que comenzamos el día hasta que nos retiramos a descansar estamos generando datos para múltiples proveedores y socios de negocio.
No tan solo la diversidad de los documentos ha cambiado, desde formas en papel, la nueva firma digital, las transacciones en línea, automatización por medio de ordenes con el uso de nuestro computador y teclado, data vía audio e incluso el uso de video han transformado el ciclo completo del manejo de los documentos. La tecnología está en constante evolución lo que requiere que las empresas se muevan de forma rápida y segura manteniendo la privacidad de sus datos en un ambiente de constante cambio.
La inteligencia artificial, también conocida como IA, esta jugando un rol protagonista y nos está guiando a una nueva realidad virtual donde debemos entrenar a las nuevas herramientas y robots a organizar los millones de datos generados por segundo de una forma en la que podamos recuperar la información guardada de manera lógica y que nos ayude a maximizar nuestros recursos. Algunos consejos para el manejo de los datos híbridos son los siguientes:
- Escanee todos los documentos en alta resolución. Esto le permitirá guardarlos digitalmente en un formato legible por una computadora y sea fácil de buscar.
- Asegúrese de etiquetar todos los documentos correctamente. Esto le facilitará encontrar lo que necesita cuando lo necesita.
- Almacene los documentos digitales en un lugar seguro. Esto podría ser un disco duro externo, un servicio en la nube o un sistema de gestión de documentos.
- Almacene los documentos de papel en un lugar seguro. Esto podría ser un armario de archivos, una caja fuerte, una compañía dedicada al almacenamiento externo de documentos o una bóveda segura.
- Desarrolle o contrate a un experto en administración de proyectos, que facilite la implementación de un sistema para mantener los documentos organizados. Esto podría ser un sistema de archivo por fecha, tema o tipo de registro.
- Realice copias de seguridad de todos los documentos. Esto le protegerá en caso de pérdida o destrucción de los documentos originales.
Al seguir estos consejos, puede almacenar documentos híbridos de forma segura y organizada, lo que le facilitará encontrar lo que necesita de forma rápida.
Aquí hay algunos consejos adicionales para almacenar documentos híbridos:
- Utilice un sistema de gestión de documentos para ayudar a organizar y almacenar sus documentos.
- Establezca un cronograma para escanear y digitalizar los documentos de papel.
- Destruya todos los documentos que ya no necesite de manera segura y confidencial.
- Realice copias de seguridad de sus documentos regularmente.
- Asegúrese de que sus documentos estén protegidos contra daños físicos y cibernéticos.
- Retenga los documentos por el tiempo o la fecha requerida por las agencias reguladoras de su jurisdicción.
Al seguir estos consejos, puede ayudar a garantizar que sus documentos híbridos estén seguros y accesibles durante muchos años.
Tecnologías Revolucionarias en Aprendizaje Automático e Inteligencia Artificial (presentado con KMWorld)
Este seminario web, Tecnologías revolucionarias en aprendizaje automático e inteligencia artificial, profundiza en los desarrollos emergentes más importantes en inteligencia artificial y aprendizaje automático y el papel cambiante en el manejo de registros.
Como Podemos Entrenar a la Inteligencia Artificial Para Mantener Nuestros Documentos de Forma Lógica
Hay algunas formas de entrenar a la inteligencia artificial o IA para mantener documentos de forma lógica. Una forma es proporcionarle un conjunto de datos de documentos que ya estén organizados de forma lógica. La IA puede entonces aprender de este conjunto de datos y utilizar este conocimiento para organizar nuevos documentos.
Otra forma de entrenar a la IA para mantener la automatización e inteligencia en la indexación y manejo de registros de forma lógica es proporcionarle un conjunto de reglas a seguir. Estas reglas pueden especificar cómo se deben organizar los documentos, por ejemplo, por fecha, tema o autor. La IA puede entonces utilizar estas reglas para organizar usando la nueva capacidad de etiquetar archivos automáticamente.
Finalmente, la clasificación de datos basada en IA también se puede entrenar mediante el uso de aprendizaje automático. En el aprendizaje automático, la IA no utiliza un conjunto de datos específico ni un conjunto de reglas específicas. En su lugar, la IA aprende a organizar documentos observando cómo los humanos los organizan. La IA puede entonces utilizar este conocimiento para organizar nuevos documentos aplicando su clasificación de datos, personalizada según sus necesidades.
Independientemente del método que se utilice, es importante proporcionar a la IA una cantidad significativa de datos para entrenar. Cuantos más datos tenga la tecnología de IA, mejor podrá aprender a mantener documentos de forma lógica. Muy importante el mantener protección durante todo su proceso de automatizar sus registros.
Aquí hay algunos consejos adicionales sobre cómo entrenar a la IA para mantener documentos organizados de forma lógica:
- Asegúrese de que los datos que proporciona a la IA estén bien ordenados. Esto ayudará a la tecnología de IA a organizar los documentos de forma lógica.
- Proporcione todos sus comentarios a la IA sobre los resultados de su trabajo. Esto ayudará en el proceso de aprender y mejorar sus habilidades.
- Sea paciente. Lleva tiempo entrenar a la IA para mantener documentos de forma lógica.
Siguiendo estos consejos, puede ayudar a que el entrenamiento en el aprendizaje automático de la IA sea efectivo para que le facilite el mantener sus documentos de forma lógica y eficiente. Para obtener más orientación sobre el manejo de registros por medio de un proveedor de almacenaje externo y cómo elegir el socio de gestión de información adecuado, consulte nuestro libro electrónico: De Proveedor a Socio: Cómo su Proveedor de Gestión de Información y Registros Puede Transformar Su Empresa
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