Uno de los tipos de preguntas más frecuentes que Access recibe de los clientes tiene que ver con la creación o actualización de programas de retención. En la mayoría de los casos, las organizaciones se enfrentan a cronogramas de retención de registros (RRS) que son incompletos, inexactos y/o ineficaces, lo que pone en riesgo su negocio.
El desafío es que el proceso puede ser tedioso y difícil de realizar si no se tiene un enfoque claro o no se comprenden las mejores prácticas para crear o actualizar su RRS.
Esta semana vamos a hablar sobre cómo crear adecuadamente un programa de retención de registros moderno que pueda actualizarse fácilmente de forma regular.
¿Qué Se Incluye En Un Programa De Retención De Registros?
Durante nuestro reciente seminario web comenzamos la serie Retention Schedules from A-Z, la gerente de Servicios de Consultoría de Access, Andrea Lipari, definió un cronograma de retención de registros como:
“una lista completa de títulos de series de registros que indican el período de tiempo que se mantendrá cada serie. Puede incluir la retención en áreas de oficinas, almacenamiento fuera del sitio, así como cuándo y si dicha serie puede destruirse o transferirse a otra entidad, como archivos”.
Estas series deben representar procesos o actividades comerciales similares que se conservan durante el mismo período de tiempo después del cual pueden eliminarse adecuadamente.
Para dar un ejemplo más concreto, consideremos registros relacionados con postulantes que no terminan siendo contratados. De acuerdo a SHRM, el tiempo mínimo que debes conservar registros de este tipo es de un año. Esto significa que esos registros de solicitudes deben agruparse en una serie de registros con otros registros de recursos humanos que deben conservarse durante un mínimo de un año, después del cual deben destruirse.
Agrupar registros como este se conoce comúnmente como el enfoque “Big Bucket” para crear su calendario de retención.
¿Qué Es El Enfoque “Big Bucket” De Los Cronogramas De Retención?
El enfoque “Big Bucket” se centra en tener menos grupos o series de retención para respaldar la coherencia y el cumplimiento y, al mismo tiempo, evitar confusión.
Cuando tiene menos depósitos grandes agrupados por actividades o procesos similares, es posible mantener la cantidad de depósitos posibles en un tamaño manejable. Por ejemplo, si cada departamento creara un conjunto de políticas y procedimientos y la organización tuviera 30 departamentos, terminaría con un cronograma de retención que no sólo es difícil de manejar sino también confuso. Los usuarios finales no tendrían idea de a qué grupo pertenece un registro en particular. Esto puede causar todo tipo de dolores de cabeza en el futuro. En Access, defendemos el enfoque del “Big Bucket” porque es mucho más funcional.
Volviendo a nuestro ejemplo anterior de políticas y procedimientos, cuando organiza grupos por procesos comerciales, puede consolidar esos depósitos en una serie de registros para políticas y procedimientos en toda la organización.
Como señaló Brenda Barnhill durante el seminario web Retention Schedules from A-Z, “siempre pensamos que más es más. no siempre es así. Los depósitos más grandes en realidad facilitan que las herramientas de clasificación automática y los humanos asignen la retención de correcciones”.
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Cómo Crear Un Cronograma De Retención De Registros Para Su Empresa
Ahora que hemos delineado el enfoque, es hora de comenzar a crear o actualizar su RRS.
- Comience con una investigación. Consideremos que una empresa estadounidense exclusivamente nacional en una industria altamente regulada puede estar sujeta a entre 15,000 y 20,000 regulaciones. Durante la creación de su RRS, debe considerar:
- Leyes existentes
- Nuevas leyes
- Leyes en todos los niveles jurisdiccionales (local, estatal, federal)
- Nuevas leyes en consideración
- Utilice lo que ya existe. Aproveche las políticas relevantes de la empresa, los inventarios de registros y/o los programas de retención. Andrea compartió que su mejor consejo para investigar su información es incluir el sitio web de su empresa. Nunca subestimes lo que puedes aprender del sitio web de tu empresa. Es un tesoro de información”.
- Concéntrese primero en las funciones administrativas. Esas operaciones representarán el 80 % de los grandes depósitos y es probable que cubran la mayoría de los registros generados en su organización.
- Cambie a necesidades específicas. Una vez que haya creado las funciones administrativas más comunes, concéntrese en crear el siguiente conjunto de nuevas series de registros para registros específicos de la industria/compañía.
- Revisión. Su equipo de proyecto debe echar un vistazo primero al primer borrador del esquema de clasificación y luego hacer que las PYME de toda la organización revisen las secciones relevantes.
En total, debería llevar entre 12 y 16 semanas y debería terminar con entre 100 y 150 cubos.
Actualización De Su RRS
Crear o actualizar su Programa de Retención de Registros nunca ha sido un proyecto de una sola vez. Hoy en día, hay más en juego que nunca y los riesgos de incumplimiento son extremadamente costosos.
Las tendencias sugieren que las leyes y regulaciones que rigen la retención no van a ninguna parte y, de hecho, están aumentando en número. Las regulaciones de privacidad están aumentando hasta el punto de que, según Estudio de Gartner, para el 2023, 65% de la población mundial estará cubierta por algún tipo de política de privacidad, frente al 10% en 2020.
Con este cambio constante, es importante que actualice sus políticas de retención periódicamente para seguir cumpliendo. Si su equipo tiene dificultades para mantener el ritmo rápido, existe una herramienta que puede ayudarle a optimizar su política de privacidad y retención. actualizaciones con investigaciones legales continuamente actualizadas que cubren más de 220 jurisdicciones en todo el mundo.
Para obtener más información, vea nuestro seminario web, Retention Schedules from A-Z, o haga clic en el siguiente enlace para obtener una muestra gratuita de Virgo: nuestro software de gestión del calendario de retención.
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