Se espera que los proveedores de atención médica cumplan estándares estrictos con respecto a la privacidad del paciente, especialmente con el avance continuo de la tecnología de la atención médica, como los sistemas de registros médicos electrónicos (EMR) y los registros médicos electrónicos (EHR). Esta revolución digital dentro del campo presenta el desafío actual del almacenamiento seguro de registros en papel, junto con gestión eficaz de registros electrónicos, todo ello manteniendo el cumplimiento de la ley HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Por lo tanto, las organizaciones de atención médica deben conocer bien las políticas y procedimientos de gestión de registros médicos para mantener el cumplimiento, salvaguardar la privacidad del paciente y mitigar riesgos como errores médicos, violaciones de datos y posibles multas.
Continúe leyendo para descubrir cómo su organización de atención médica puede optimizar la gestión de registros médicos para que pueda centrarse en sus pacientes en lugar de gestionar sus documentos.
Complejidades en la Gestión de Registros Médicos
Los profesionales médicos están obligados legal y éticamente a salvaguardar la información del paciente y gestionar los registros adecuadamente; por lo tanto, implementar una estrategia eficaz de gestión de registros es fundamental para que cualquier organización de atención médica pueda mantener la confianza del paciente, mejorar la productividad de los empleados y minimizar el riesgo de incumplimiento. A continuación se presentan algunos de los desafíos de la gestión de registros que enfrentan las instituciones de atención médica en la actualidad.
Gestión de Registros Físicos y Digitales
Aunque los proveedores de atención médica de hoy han implementado sistemas EHR o EMR, todavía deben digitalizar, indexar y centralizar registros en papel de manera sistemática, y escanear cada registro simplemente no es manejable sin subcontratación. Además, debido a la afluencia de registros en papel y electrónicos, muchos proveedores no comprenden qué registros existen y dónde se almacenan, lo que dificulta garantizar que se cumplan las pautas de retención. Las fusiones y las transiciones de pacientes también pueden complicar aún más la gestión de los EHR.
Limitar el Riesgo de Violaciones de Datos y Lograr el Cumplimiento
Para reducir el riesgo de filtraciones de datos, es vital restringir el acceso y supervisar los permisos de los usuarios, garantizando que los profesionales de la salud solo accedan a los datos de los pacientes pertinentes a sus funciones. En línea con las guías de HIPAA, las organizaciones deben brindar capacitación a todos los empleados que manejan registros médicos para minimizar el riesgo de violaciones de datos.
Antes de HIPAA, no existían normas para proteger o almacenar los registros médicos de los pacientes. Hoy en día, las organizaciones deben cumplir con medidas de seguridad específicas y al mismo tiempo tener la flexibilidad de diseñar sistemas que se adapten a su tamaño y requisitos. Para seguir cumpliendo con el almacenamiento de registros médicos, las organizaciones deben:
- Identificar y proteger proactivamente contra amenazas a la seguridad.
- Capacitar a todos los empleados en los procedimientos de seguridad del almacenamiento de registros médicos.
- Limitar el acceso a las instalaciones donde se almacenan los registros.
- Implementar equipo, software y procedimientos para monitorear el acceso.
Sistemas Heredados Obsoletos
La organización de atención médica promedio emplea 11 aplicaciones heredadas para la gestión de registros médicos históricos. Sin embargo, estos sistemas a menudo carecen de actualizaciones de software y seguridad o han sido descontinuados, lo que genera importantes costos de mantenimiento. Muchas organizaciones no tienen una solución adecuada para los registros varados en estos sistemas y a menudo pagan por registro para almacenar y recuperar esta información.
La Digitalización a Gran Escala No Es Única Para Todos
Si bien la transición a los EHR ha facilitado la capacidad de compartir y acceder a la información de los pacientes, es esencial reconocer que la digitalización a gran escala puede no adaptarse a todos los entornos de atención médica por igual. Aquí hay algunos factores a considerar:
- Los sistemas de almacenamiento digital pueden ser vulnerables a hacking y ciberataques, software especialmente obsoleto, que amenaza la privacidad del paciente.
- La dependencia excesiva de los sistemas digitales puede ser problemática durante cortes de energía o fallas del sistema.
- Implementar un sistema totalmente digital puede ser caro y complejo y requiere una amplia formación, especialmente para los proveedores de atención sanitaria con amplios antecedentes.
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