Criar um roteiro de gestão da informação se mostrou fundamental depois de um ano como foi 2020, ano que a maioria das pessoas quer esquecer.
As palavras como “desafio”, “mudanças” e “transformação” são as que mais descrevem o ano corretamente, por outro lado, todas as dificuldades enfrentadas nos últimos meses trouxeram ensinamentos para as empresas, o mais importante foi saber ser resiliente diante de adversidades.
Sem dados uma empresa não funciona, e esses dados devem ser armazenados corretamente e precisam ser facilmente acessados e compartilhados, de forma que possam ser analisados para que gere insights úteis para os negócios.
Assim, profissionais de gerenciamento de informações estão aplicando o que aprenderam nos últimos meses para construir uma estratégia de gestão da informação que aumente a flexibilidade para antecipar mudanças no mercado e permita alcançar a maior produtividade possível.
Gerenciar as informações em poder da empresa pode ser muito complexo. Dados em duplicidade, sistemas diferentes em cada departamento, falta de integração entre os sistemas e normas regulatórias causam pesadelos para os profissionais responsáveis por organizar essas informações.
Essa confusão pode levar a problemas de conformidade, perda de documentos e prejuízos financeiros com multas e punições, além de tornar os processos de negócios lentos e ineficientes.
Em um ambiente econômico difícil, que exige agilidade na tomada de decisões, as empresas precisam ter uma visão completa do negócio, e isso só é possível quando a governança da informação é feita de maneira eficiente.
Um programa de gestão da informação integrado deve ajudar as empresas a serem competitivas ao mesmo tempo em que atendem às normas de conformidade vigentes.
Para isso, deve contar com um conjunto abrangente de soluções de gestão da informação para transformar a estratégia de governança que devem, também, estar adequadas às necessidades da empresa, ao orçamento disponível e aos planos para o futuro.
Dessa forma, contar com um roteiro para construir um plano integrado de gestão da informação, que capacite as empresas a atingirem seus objetivos de curto e longo prazo, é essencial para os negócios
Como acontece com qualquer projeto, o ponto de partida é mapear os processos e os resultados desejados e retroceder a partir daí. Para isso, é preciso entender as pessoas, processos e objetivos que impactam no projeto para determinar o que é necessário para sua implementação no prazo e dentro do orçamento.
Analisar processos e o fluxo de trabalho contribui para estabelecer quais os pontos fortes e as lacunas que precisam ser vencidas para criar uma estratégia que contemple as prioridades e objetivos do projeto, independentemente do nível de maturidade digital da empresa.
É importante analisar a estratégia de gestão da informação em uso pela empresa, levantando o que está ou não funcionando para buscar soluções que ofereçam otimização contínua.
O orçamento e o cronograma precisam estar alinhados aos objetivos da empresa, seja para atender às normas regulatórias ou tornar o acesso à informação mais fácil.
Resultados de sucesso requerem supervisão estratégica integrada a uma compreensão clara das necessidades e prioridades da empresa. Nesta etapa, é necessário considerar quais habilidades são desejadas, o tempo necessário para finalizar o projeto, quais recursos estão disponíveis e solicitar ajuda de especialistas quando for preciso.
Não importa a forma com que as informações são armazenadas, a recuperação é a parte mais complexa para ser feita. Portanto, é importante mapear e aplicar uma taxonomia consistente e um esquema de metadados para garantir o sucesso da estratégia
Não adianta pegar a solução de gestão da informação em uso e tentar adaptá-la a uma nova realidade. Para a estratégia ser implementada com sucesso é necessário começar com os resultados desejados e trabalhar de trás para frente, como visto na etapa 1.
Ao planejar uma estratégia de gestão da informação é necessário saber exatamente quais pessoas podem acessar os documentos, então, a solução ideal precisa contemplar a digitalização de documentos físicos para garantir o acesso consistente e seguro às informações.
Muitas soluções digitais são fáceis de adotar e difíceis de controlar, resultando em mais desorganização. Para evitar riscos, é necessário procurar por uma solução que automatize a conformidade e segurança dos dados.
Fazer essa jornada por conta própria é possível, mas pode trazer dificuldades que seriam vencidas facilmente com o apoio de um parceiro especializado. Fale com um dos nossos especialistas e conheça nossa solução de gestão da informação. Assim, te ajudamos a definir seus objetivos e priorizar as próximas etapas do seu projeto.
Share