A digitalização vem transformando o setor de saúde, possibilitando um eficiente gerenciamento de registros médicos, que são os procedimentos e protocolos responsáveis por controlar as informações do paciente durante todo o ciclo de vida dos dados. A partir do momento em que um registro do paciente é criado, ele deve ser armazenado, protegido e mantido adequadamente. Depois de retido pelo tempo necessário (seu período de retenção), o registro deve ser destruído adequadamente.
Existe um conjunto complexo de regras e regulamentos relacionados ao gerenciamento de registros médicos e por boas razões. Quando os registros de saúde são mal gerenciados, os pacientes são colocados em risco.
Por conta disso, a Lei 13.787/2018 criou regras para a digitalização, a utilização e o armazenamento eletrônico de prontuários médicos em hospitais, visando otimizar o trabalho nas unidades de saúde e facilitar o compartilhamento aos dados dos pacientes. Um dos requisitos da norma determina que os documentos digitais reproduzam todos os dados médicos dos prontuários originais, acabando com o problema de perda das informações e risco de vazamento de dados, já que esses prontuários mais antigos estavam arquivados em papel e muitos deles em locais não apropriados.
Essa é uma grande mudança para um setor que até pouco tempo contava com registros em papel arquivados em gavetas ou pendurados nos leitos. Todos devem adotar a transformação digital de seus negócios para acompanhar as novas requisitos regulatórios. A tecnologia avançou ao ponto de os sistemas de gestão de documentos e de digitalização, baseados em nuvem, venham ganhando novas capacidades para impulsionar o setor de saúde e atender às necessidades de custo reduzido, combinado com maior segurança e acessibilidade em relação aos sistemas tradicionais.
A maioria das organizações já está migrando para esses sistemas porque eles são fáceis de implantar, com uma manutenção barata e infinitamente escalável com tempo mínimo de implantação. Esses sistemas são uma decisão acertada também do ponto de vista da Governança da Informação (IG), porque os sistemas baseados na nuvem geralmente têm mais recursos focados em segurança e manutenção, o que oferece maior privacidade de arquivos e reduz a chance de roubo de identidade.
Outra grande vantagem desses sistemas é a acessibilidade para o profissional de saúde e para o paciente. Da perspectiva do profissional de saúde, eles descobriram que o uso de aplicativos móveis para referências médicas, pedidos de prescrição e comunicação com o paciente facilita e agiliza o trabalho. Os pacientes parecem gostar dessa tendência também, com acesso a todos os seus registros e comunicação direta com seus médicos por e-mail, como um valor agregado à experiência na área da saúde.
Além disso, como a digitalização está moldando o futuro do setor de saúde?
Indexação eficiente
Para monitorar com eficiência os registros dos pacientes, da criação à destruição, as organizações precisam de um sistema abrangente de taxonomia e indexação que cubra todos os tipos de registros manipulados. Isso garante a aderência às programações de retenção e torna a pesquisa mais eficiente, economizando tempo e dinheiro.
Automatizando processos
Manter a conformidade em um setor altamente regulado como é o da Saúde, é uma tarefa complexa e há pouco espaço para erros humanos no campo da medicina. Ao automatizar processos essenciais e demorados, um programa centralizado de gerenciamento de registros médicos pode melhorar a precisão, garantir consistência e proteger os pacientes.
Melhorando a segurança dos dados
Até a entrada em vigor da Lei 13.787/2018, não havia padrões para proteger ou armazenar os registros médicos dos pacientes. Era concedido às organizações uma certa autonomia na criação de sistemas que atendessem aos seus tamanhos e necessidades, mas agora é preciso atender a certas medidas de segurança.
Desde a criação até a destruição, os registros dos pacientes devem estar seguros. Enquanto em uso, os registros eletrônicos devem ter uma trilha de auditoria detalhada e os registros em papel devem ser trancados com segurança em uma sala com acesso restrito. Os registros armazenados fora do local devem ser mantidos em instalações certificadas e com controle climático. No final de seu ciclo de vida, os registros em papel e eletrônicos devem ser destruídos com segurança.
Para manter a conformidade, as organizações devem:
- Identificar e proteger proativamente prontuários e documentos contra ameaças de segurança
- Treinar todos os membros da força de trabalho nos procedimentos de segurança dos registros médicos
- Limitar o acesso às instalações onde os registros são armazenados ou acessíveis
- Implementar hardware, software e procedimentos para monitorar o acesso
E também devemos levar em consideração que é preciso manter a privacidade também dos dados dos funcionários das instituições de saúde. Ao implantar sistemas de digitalização e controlar quem tem acesso a dados confidenciais, os sistemas de gerenciamento de documentos garantem que as informações dos funcionários sejam protegidas em todos os estágios. As ferramentas integradas permitem que os gerentes de RH fiquem à frente dos requisitos de conformidade, o que significa que os documentos estão sempre prontos para auditoria e as certificações dos funcionários estão atualizadas.
