A gestão de documentos costuma ser um desafio para todas as empresas, independentemente do porte ou área de atuação. E, mesmo entre algumas das que utilizam um software de gestão, o papel ainda se faz presente em diversos processos.
As empresas são verdadeiras coletoras de documentos que precisam ser armazenados, editados, compartilhados e destruídos, e isso se torna ainda mais desafiador quando a gestão é realizada por conta própria.
Isso deixa clara a necessidade da empresa investir em uma estratégia de digitalização de documentos e apostar em uma solução de gerenciamento na nuvem que, quando implementada, permite tornar a gestão de documentos mais simples e eficiente.
Como tornar a gestão de documentos menos complexa?
A dificuldade de encontrar um documento necessário para atender um cliente ou tomar uma decisão de negócios tem impacto direto na satisfação e no desempenho dos funcionários. E esse é um dos motivos pelos quais a empresa deve investir em uma solução de gestão de documentos. Ainda assim, apesar de essenciais para o bom andamento dos negócios, as soluções de gestão podem enfrentar alguns desafios.
Consistência
Um problema crítico para todas as empresas é como manter a consistência dos documentos armazenados. Ou seja, a solução de gestão de documentos pode não funcionar de maneira eficiente, se as informações nos arquivos não forem consistentes.
Por isso, é essencial treinar os funcionários para entender como funciona o novo sistema de gestão e os fluxos de trabalho, padronizando nomes de arquivos, tags e versões do documento. Isso garante que o sistema permaneça consistente e confiável.
Segurança
A segurança de dados é outro desafio crítico, especialmente quando é necessário monitorar informações confidenciais. Com normas de conformidade e regulamentos cada vez mais rígidos, uma solução de gestão de documentos precisa estar preparada para lidar com as diversas ameaças cibernéticas ao mesmo tempo em que atende a normas de segurança e privacidade.
Portanto, é fundamental buscar um fornecedor que ofereça os recursos de segurança necessários, com controle de identidade e acesso e logs para identificar atividades suspeitas no uso dos documentos, entre outras ferramentas.
Integração
A integração é outro desafio para a gestão de documentos. ERP, CRM, e-mails, todos precisam funcionar de maneira integrada ao sistema de gestão documental, entretanto, muitos DMSs não permitem essa integração, prejudicando a eficiência e produtividade. Entretanto, uma solução baseada na nuvem, normalmente, permite a fácil integração com outros aplicativos de negócios.
Implementação
Não basta apenas implementar um sistema de gestão de documentos, é fundamental garantir que os funcionários saibam usar a solução de forma adequada. Criar um programa de treinamento, grupos de discussão e sessões para que todos possam tirar dúvidas é a maneira mais eficiente para que o novo sistema seja adotado pela equipe.
Acessibilidade
Com o crescimento do trabalho remoto, fornecer acesso aos documentos da empresa tornou-se mais complexo. Se trabalhar com papel torna o fluxo de trabalho quase impossível, a implementação de uma solução de gestão de documentos na nuvem permite o fácil acesso e o compartilhamento de arquivos, não importando onde o funcionário esteja. Portanto, é essencial buscar uma solução que realmente atenda às necessidades da empresa e aos funcionários remotos.
Uma boa solução de gestão garante que todos os arquivos estejam armazenados e organizados corretamente e no lugar certo para que possam ser facilmente encontrados pelos funcionários no momento que eles precisarem.
Hoje, o mercado de soluções de gestão de documentos apresenta um número grande de soluções que atendem a diversos requisitos das empresas. Exatamente por esse motivo, antes de escolher um deles, é necessário entender as necessidades da empresa e, com essas informações, buscar a plataforma que melhor atenda a essas necessidades.
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