Eventos recentes estimularam uma aceleração no movimento de digitalizar documentos em todos os setores, além disso, serviram para trazer à tona preocupações urgentes que as organizações enfrentam há algum tempo. Há muitas prioridades operacionais e legais que andam de mãos dadas com a redução de processos baseados em papel que as empresas estão deixando de cuidar.
Neste post, vamos listar seis fatores motivadores que tem levado as corporações a soluções digitais, e explorar como a digitalização de arquivos importantes pode economizar o tempo da sua equipe e recursos financeiros da empresa.
Gaste o tempo com sabedoria
A primeira razão decorre de uma das lutas contínuas que as equipes de gerenciamento de informações enfrentam: a incapacidade de se organizar de acordo com as necessidades da organização. As equipes são frequentemente solicitadas a “fazer mais com menos”, e entender como o time gasta seu tempo é essencial para otimizar processos dentro da corporação.
Um colaborador da equipe de gerenciamento de informações gasta, em média, 1,8 horas por dia procurando informações, totalizando mais de 9 horas por semana. Isso significa que a cada cinco pessoas contratadas, apenas quatro estão realmente fazendo seu trabalho. Otimizando esse tempo, pense em todas as coisas que você e sua equipe poderiam efetivar e quantos projetos sairiam do papel – definitivamente.
Pense em todos os documentos importantes para o seu trabalho, em suas mãos em menos de 30 segundos, além de estar armazenados em um ambiente organizado e estruturado, permitindo resultados direcionados para que você e sua equipe não percam tempo navegando em páginas de resultados, isso tudo pode ser resolvido quando a corporação digitalizar documentos
Localização: onde estão seus documentos?
O segundo motivo vale principalmente para o setor de Recursos Humanos. Normalmente, a contratação de novos funcionários é feita em cada unidade, no entanto, existem alguns desafios no processo de organização documental. O primeiro é a logística, como levar e trazer todos os documentos em segurança? Quantas cópias são necessárias? E quantas idas e vindas ocorrem para garantir a organização dos documentos?
Esse desafio se dá até mesmo dentro da mesma unidade. Quando um colaborador é promovido ou muda de setor, como garantir que seus documentos sejam enviados para o próximo gestor? Todos esses entraves são de responsabilidade do RH.
Segurança: quem tem acesso?
Toda corporação possui arquivos e documentos importantes que pouquíssimas pessoas podem ter acesso. Mas como compartilhar esses documentos com segurança? Uma pesquisa com profissionais de RH indicou que 69% dos entrevistados compartilham documentos importantes com terceiros pelo menos uma vez por trimestre ou mais, e 11% precisam compartilhar pelo menos uma vez por semana! A pesquisa também descobriu que 76% usam e-mail como seu principal método de entrega e 67% entregam cópias físicas dos arquivos.
Para garantir total segurança, os sistemas de gestão de documentos devem emitir um relatório completo de quem os visualizou, quando, de onde e por onde. Também deve ser possível restringir o acesso apenas para pessoas autorizadas e somente para visualização, impedindo que cópias sejam geradas ou encaminhadas.
Os arquivos estão atualizados?
Com o volume alto de documentos é difícil saber quais estão atualizados e quais precisam de atualizações. Com forte fluxo de trabalho e controles de monitoramento, o sistema de gerenciamento de documentos deve examinar constantemente todos os arquivos importantes, avaliando sua integridade e procurando por documentos expirados e que precisam de atualização.
A empresa está eliminando os documentos vencidos?
Cada tipo de documento possui um período de retenção específico. Na maioria dos casos, o período de retenção é acionado por um evento – rescisão do funcionário, vencimento do contrato ou data de pagamento da fatura. Documentos físicos são organizados por pastas, o que torna o processo de consulta e monitoramento mais trabalhoso. No entanto, é preciso ressaltar que de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é crime possuir dados de terceiros por mais tempo do que o necessário.
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