Em um tempo que o trabalho remoto se torna uma opção importante, as empresas enfrentam o desafio de fornecer acesso às informações necessárias para que seus funcionários consigam trabalhar à distância. Assim, terceirizar a gestão de arquivos, na sua totalidade ou em parte, é uma solução cada vez mais buscada para resolver a questão.
E isso não é algo novo, a diferença é que, atualmente, a empresa contratada também gerencia registros ativos, não apenas os inativos, facilitando seu monitoramento e controle, além de atender às necessidades de conformidade e legislação e permitir seu acesso remotamente.
Monitoramento de todo o ciclo de vida dos registros
Com boa parte das empresas já está vivendo “um novo normal”, com um maior número de funcionários trabalhando remotamente, a digitalização dos registros em papel passa a ser obrigatória. Isso significa que elas precisam oferecer acesso às informações necessárias para que a equipe continue trabalhando normalmente, e isso se torna quase impossível se esses dados não estiverem digitalizados.
Realizar o BPO da gestão de arquivos é uma oportunidade de ter todo o ciclo de vida dos registros monitorado por uma equipe especializada e dedicada à tarefa em instalações projetadas especificamente para gerenciar e proteger essas informações.
Dessa forma, fica muito mais fácil pesquisar, gerenciar e usar esses dados para automatizar outros processos, como contas a pagar, entre outros.
Maior capacidade de digitalização
Claro, isso é possível fazer internamente, mas configurar um sistema corretamente para lidar com a tarefa de gerenciar e digitalizar documentos pode ser complexa, então contratar um parceiro para lidar com todo o processo é a melhor solução para lidar com a entrada e distribuição de informações. Quanto maior o volume que a empresa de BPO puder lidar, melhor será sua escalabilidade, permitindo que a empresa cresça sem se preocupar com a gestão de documentos.
Maior controle dos documentos
A LGPD exige que tanto documentos físicos quanto digitais sejam tratados da mesma forma. Para isso, é necessário contar com processos robustos para garantir a conformidade desde a entrada, passando pelo arquivamento, e chegando à destruição dos documentos. Empresas de BPO de gestão de documentos contam com um identificador exclusivo, usando tags para identificar cada documento, facilitando seu rastreamento e controle de prazos para destruição.
Maior segurança
O armazenamento precisa garantir a segurança dos dados digitais e físicos, ao mesmo tempo em que facilita o acesso aos funcionários. Um fornecedor é capaz de personalizar as configurações de segurança de forma a permitir que apenas funcionários autorizados tenham acesso a essas informações, reduzindo os custos com a segurança de dados.
Profissionais especializados
No lugar de lidar com a gestão de documentos internamente, contar com um profissional especializado em dados entrega uma maior proposta de valor para os negócios, inclusive quando os registros físicos ficarem no local. A empresa contratada aloca um funcionário treinado e dedicado para gerenciar acervos físicos e realizar a digitalização à medida que os documentos são recebidos. Este modelo exige o mínimo de supervisão, ao mesmo tempo em que recursos especializados gerenciam os documentos.
Além disso, o BPO pode ir mais longe e revisar processos e fazer recomendações sobre melhores práticas para lidar com registros em toda a empresa.
Redução de custos
Talvez seja o maior benefício de terceirizar a gestão de documentos. A empresa não precisa se preocupar com a infraestrutura necessária para armazenar seus documentos, digitalizar toda a papelada, cuidar da segurança dessas informações, contratar pessoal especializado ou treinar os funcionários, garantindo que o foco seja direcionado para os negócios.
Com o parceiro certo, a gestão de documentos pode atender as necessidades da empresa seja com todos os funcionários no escritório ou trabalhando remotamente. Mas é importante escolher um fornecedor que ofereça uma boa variedade de produtos e serviços, equipe treinada e experiente, líderes de equipe certificados e que contribua para reduzir os custos de realizar os mesmos serviços com uma equipe interna.
A Access conta com todas as soluções para realizar a gestão dos documentos da sua empresa e manter suas informações em segurança. Entre em contato e saiba como podemos ajudar sua empresa.
