Quando você pensa em armazenamento de arquivos, imagine contar com pessoal especializado, equipamentos e sistemas de última geração e atendimento 24X7. Manter esses recursos internamente provavelmente não é uma boa opção se a gestão documental não é core da sua empresa. Com um mercado cada vez mais exigente e competitivo, é fundamental atuar na otimização de processos e redução de despesas e, por isso, investir em um parceiro de negócios para terceirizar o armazenamento de arquivos é uma decisão inteligente e estratégica.
Veja abaixo algumas das vantagens dessa parceria:
1 – Serviço especializado
A contratação de um parceiro de negócios que possua maior conhecimento e equipes especializadas para exercerem as atividades operacionais e estratégicas relacionadas ao armazenamento de arquivos sempre é a melhor opção, já que, assim, os gestores podem concentrar seu tempo e esforços em atividades fim na empresa. Ou seja, ao mesmo tempo em que a sua equipe pode direcionar os esforços em melhorar suas atividades, você possui a segurança de que as demais também estão sendo executadas por times que possuem total capacidade.
2 – Redução de custos
Terceirizando o serviço de armazenagem de arquivos, seus custos fixos serão transformados em variáveis, ficando assim, reduzidos. Sua empresa não precisará realizar investimentos em equipamentos e sistemas de gestão; aquisição de espaço, pessoal especializado e toda a estrutura necessária para o eficiente armazenamento de arquivos. Além do conhecimento sobre as atividades que o parceiro de negócios possui, ele também conta com equipamentos específicos para o trabalho que será realizado. Portanto, sua empresa não precisa arcar com os custos de aquisição e manutenção dessas ferramentas. Além disso, quanto maior a equipe de funcionários dentro da empresa, maior os encargos com os direitos trabalhistas, folha de pagamento etc. Com a terceirização os custos são bem menores se comparados com os necessários para a formação de uma equipe interna destinada à atividade de armazenamento de arquivos.
3 – Visão dos processos
A terceirização do armazenamento de arquivos permite que o processo como um todo seja acompanhado de forma transparente. Além disso, é possível o desenvolvimento de planejamentos customizados de acordo com as necessidades de cada cliente, oferecendo um serviço diferenciado e eficiente. A armazenagem realizada por empresas especializadas como a Access também oferece diferentes tipos de serviço, como a guarda simples ou guarda gerenciada, e também espaços específicos para cada tipo de arquivo, o que é perfeito para empresas que trabalham com diferentes mídias e que necessitem de característica especiais na hora da armazenagem. À medida que os processos são otimizados, é possível o ganho de agilidade, assertividade, culminando também em redução de custos.
4 – Satisfação dos clientes
Com um eficiente sistema de armazenamento de arquivos, cresce a satisfação tanto dos clientes internos quanto dos externos. Internamente, os funcionários ganham mais agilidade para desempenhar as suas tarefas, já que contam com acesso fácil e organizado aos documentos e informações. Já os clientes externos ganham mais qualidade no serviço, já que suas demandas poderão ser atendidas em menos tempo e com mais precisão.
5 – Privacidade dos dados e conformidade
Cada vez mais é preciso ter total controle sobre a segurança da informação. Com data prevista para entrar em vigor em dezembro de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP) gera dúvidas e desafios quando se pensa em guarda de informações e em como as empresas devem avaliar os riscos inerentes a violação das regras de proteção de dados pessoais. E esses riscos parecem ser bem altos. Além da segurança na guarda de informações, a LGPD também cria regras sobre a retenção dos dados, e as empresas só podem manter informações enquanto forem necessárias. Após esse prazo, elas devem ser eliminadas de forma permanente. Por isso você deve buscar um parceiro de negócios que ofereça sistemas com robustas regras de segurança e de destruição segura. As soluções oferecidas por empresas com experiência global podem ser customizadas para atender a requisitos legais de todos os segmentos, independentemente do local ou locais de atuação, garantindo a segurança e privacidade dos dados, prazos de guarda e também oferecendo rápida localização em caso de auditorias.
6 – Métricas
Como a gestão passa a ser de responsabilidade do parceiro de negócios, o papel dos gestores passa a ser analisar as métricas estabelecidas no contrato e os resultados e compará-los aos objetivos que foram definidos.
7 – Continuidade do negócio
Com o armazenamento de arquivos externo, os documentos são alocados em áreas especialmente projetadas e que seguem todos os requisitos de segurança para a guarda física da documentação, em condições adequadas para a preservação de sua integridade. Os serviços de armazenamento de documentos e informações da Access oferecem soluções altamente seguras e eficientes. Ter as informações armazenadas em local seguro, regulamentado pelas normas nacionais e internacionais de segurança de dados, provido de toda infraestrutura necessária para o armazenamento de dados, garante a integridade das informações e as mantêm livres de ameaças como incêndios, campo eletromagnético, furto, roubo, acesso indevido, gases corrosivos, fumaça, poeira, umidade excessiva. Além disso, a solução de armazenamento de arquivos externo mantém alta disponibilidade e confidencialidade das informações, garantindo a continuidade dos negócios com o gerenciamento via web que permite uma rápida retomada de suas informações vitais.
