O Covid-19, como a Organização Mundial da Saúde (OMS) chama o novo coronavírus, levou milhões em todo o planeta ao isolamento social. Enquanto as pessoas tentam adaptar-se à nova vida, também os negócios precisam se ajustar. A dura realidade é que uma extensão mais prolongada da quarentena pode impactar as finanças das empresas e as economias. A pergunta é: como manter as operações ou, pelo menos, parte delas em funcionamento, enquanto as pessoas fazem home office?
Transição para um trabalho do ambiente doméstico
A resposta é: com informação. Todas as empresas, independentemente do setor em que atuam, dependem muito de comunicação e acessibilidade. O fluxo de informações é crucial para gerenciar com sucesso qualquer tipo de relacionamento, seja ele de natureza pessoal, profissional ou, mesmo, entre as marcas e seus consumidores.
Esse aspecto de troca pode ser bem trabalhado remotamente. Por exemplo, diversos profissionais possuem a estrutura necessária para continuar cumprindo suas tarefas em casa. Um dispositivo tecnológico adequadamente protegido e conectado, com as devidas licenças e permissões configuradas, permite que funcionários mantenham, do conforto de seus lares, o mesmo nível de eficiência verificado no escritório. Aqui, é importante destacar: exercendo suas funções em isolamento, você não está apenas ocupando a mente e mantendo-se empregado; garante que serviços e produtos essenciais – e que o dinheiro para contratá-los ou adquiri-los – continuem disponíveis a todos.
Muita gente já fazia home office como regra antes do surto do Covid-19. Mas outros tantos, não. O que você, que não está habituado a essa solução, precisa considerar para adaptar seus processos?
Disponibilidade de Informações
Garanta que toda informação necessária à realização de sua tarefa esteja a seu alcance. Assegure que sua máquina não apenas tenha acesso aos arquivos e documentos de que precisará, mas também permita a sincronização dos dispositivos – ou seja, verifique se os mesmos dados que estão na sua estação de trabalho constam no laptop ou qualquer outro dispositivo que use. Às vezes, é necessária a instalação de um software que faça essa correspondência de dados. Assim, você consegue ter os insumos o tempo todo, além de alimentar um backup redundante.
Uso de documentos físicos
Se você trabalha em um ambiente que ainda depende muito do papel, as coisas se complicam um pouco. Agora, é um bom momento para considerar a digitalização sob demanda ou a tão falada transformação digital – especialmente, se ambas já estiverem no seu radar. Ambas tornam documentos físicos em imagens, que podem depois ser carregadas em um sistema de informação. Ficam disponíveis a todo tempo, de qualquer lugar.
A diferença entre a digitalização sob demanda e a transformação digital está no momento em que se realiza o processo. A primeira você só faz quando precisa e imediatamente. Já na segunda, digitaliza todo um conjunto de registros antecipadamente, para que sejam acessados quando a necessidade surgir. Os preços variam, naturalmente.
Segurança de dados
Fazer home office suscita, ainda, questões envolvendo a segurança de dados. Lembre-se de que os hackers também trabalham em casa e, provavelmente, farão “horas extras” nos próximos meses. Tenha em mente que uma pandemia não lhe dá passe livre no que diz respeito à conformidade com a GDPR, a CCPA e outras leis de privacidade. De fato, é o contrário: as autoridades da União Europeia emitiram diretrizes oficiais e específicas para o período da crise do Covid-19, abrangendo uma variedade de situações.
Se sua empresa estiver alocando para trabalho remoto profissionais que lidam com informação, não se esqueça de incluir a segurança apropriada em todos os dispositivos e locais. Assim como você não deixaria documentos sobre sua mesa de escritório depois do expediente, não os deixe sobre a mesa da sala de jantar.
Comunicações
Boa parte dos profissionais está familiarizada com as teleconferências, tanto em vídeo quanto em áudio. Se você tem o costume de fazer somente reuniões presenciais, agora pode ser necessário migrar para o universo virtual. Mas há alguns pontos a destacar aqui:
– A maioria das pessoas tem outros deveres para cumprir na agenda, além de comparecer a reuniões. Quando você não está no mesmo escritório, pode ficar tentado a marcar muitas delas para acompanhar o andamento de todos. Mas, se não tomar cuidado, acabará preso nisso dia inteiro e terá dificuldade de realizar qualquer outra tarefa.
– Convidar 30 pessoas para uma conferência pode parecer eficiente, mas, a não ser que a maioria esteja lá apenas para ouvir, esta, provavelmente, não é uma ótima ideia. É fato: ter mais que quatro ou cinco pessoas em uma reunião significa que algumas não contribuirão ativamente.
Pronto. Esta é uma receita para a transição. Agora, se a situação atual persistir por meses, como parece que acontecerá, migrar para processos e infraestruturas remotos mais eficientes e eficazes exigirá ainda mais capacidade – de você, de seu empregador e da sociedade, em geral.
