O Covid-19, como a Organização Mundial da Saúde (OMS) chama o novo coronavírus, levou milhões em todo o planeta ao isolamento social. Enquanto as pessoas tentam adaptar-se à nova vida, também os negócios precisam se ajustar. A dura realidade é que uma extensão mais prolongada da quarentena pode impactar as finanças das empresas e as economias. A pergunta é: como manter as operações ou, pelo menos, parte delas em funcionamento, enquanto as pessoas fazem home office?
A resposta é: com informação. Todas as empresas, independentemente do setor em que atuam, dependem muito de comunicação e acessibilidade. O fluxo de informações é crucial para gerenciar com sucesso qualquer tipo de relacionamento, seja ele de natureza pessoal, profissional ou, mesmo, entre as marcas e seus consumidores.
Esse aspecto de troca pode ser bem trabalhado remotamente. Por exemplo, diversos profissionais possuem a estrutura necessária para continuar cumprindo suas tarefas em casa. Um dispositivo tecnológico adequadamente protegido e conectado, com as devidas licenças e permissões configuradas, permite que funcionários mantenham, do conforto de seus lares, o mesmo nível de eficiência verificado no escritório. Aqui, é importante destacar: exercendo suas funções em isolamento, você não está apenas ocupando a mente e mantendo-se empregado; garante que serviços e produtos essenciais – e que o dinheiro para contratá-los ou adquiri-los – continuem disponíveis a todos.
Muita gente já fazia home office como regra antes do surto do Covid-19. Mas outros tantos, não. O que você, que não está habituado a essa solução, precisa considerar para adaptar seus processos?
Garanta que toda informação necessária à realização de sua tarefa esteja a seu alcance. Assegure que sua máquina não apenas tenha acesso aos arquivos e documentos de que precisará, mas também permita a sincronização dos dispositivos – ou seja, verifique se os mesmos dados que estão na sua estação de trabalho constam no laptop ou qualquer outro dispositivo que use. Às vezes, é necessária a instalação de um software que faça essa correspondência de dados. Assim, você consegue ter os insumos o tempo todo, além de alimentar um backup redundante.
Se você trabalha em um ambiente que ainda depende muito do papel, as coisas se complicam um pouco. Agora, é um bom momento para considerar a digitalização sob demanda ou a tão falada transformação digital – especialmente, se ambas já estiverem no seu radar. Ambas tornam documentos físicos em imagens, que podem depois ser carregadas em um sistema de informação. Ficam disponíveis a todo tempo, de qualquer lugar.
A diferença entre a digitalização sob demanda e a transformação digital está no momento em que se realiza o processo. A primeira você só faz quando precisa e imediatamente. Já na segunda, digitaliza todo um conjunto de registros antecipadamente, para que sejam acessados quando a necessidade surgir. Os preços variam, naturalmente.
Fazer home office suscita, ainda, questões envolvendo a segurança de dados. Lembre-se de que os hackers também trabalham em casa e, provavelmente, farão “horas extras” nos próximos meses. Tenha em mente que uma pandemia não lhe dá passe livre no que diz respeito à conformidade com a GDPR, a CCPA e outras leis de privacidade. De fato, é o contrário: as autoridades da União Europeia emitiram diretrizes oficiais e específicas para o período da crise do Covid-19, abrangendo uma variedade de situações.
Se sua empresa estiver alocando para trabalho remoto profissionais que lidam com informação, não se esqueça de incluir a segurança apropriada em todos os dispositivos e locais. Assim como você não deixaria documentos sobre sua mesa de escritório depois do expediente, não os deixe sobre a mesa da sala de jantar.
Boa parte dos profissionais está familiarizada com as teleconferências, tanto em vídeo quanto em áudio. Se você tem o costume de fazer somente reuniões presenciais, agora pode ser necessário migrar para o universo virtual. Mas há alguns pontos a destacar aqui:
– A maioria das pessoas tem outros deveres para cumprir na agenda, além de comparecer a reuniões. Quando você não está no mesmo escritório, pode ficar tentado a marcar muitas delas para acompanhar o andamento de todos. Mas, se não tomar cuidado, acabará preso nisso dia inteiro e terá dificuldade de realizar qualquer outra tarefa.
– Convidar 30 pessoas para uma conferência pode parecer eficiente, mas, a não ser que a maioria esteja lá apenas para ouvir, esta, provavelmente, não é uma ótima ideia. É fato: ter mais que quatro ou cinco pessoas em uma reunião significa que algumas não contribuirão ativamente.
Pronto. Esta é uma receita para a transição. Agora, se a situação atual persistir por meses, como parece que acontecerá, migrar para processos e infraestruturas remotos mais eficientes e eficazes exigirá ainda mais capacidade – de você, de seu empregador e da sociedade, em geral.
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