Desde a década passada, com o advento de novas tecnologias, tornou-se comum tratar a digitalização como a melhor solução de armazenagem de documentos. Para algumas organizações, no entanto, não é tão simples assim. Nem tudo pode ser digital. Aqui, apresentam-se alguns critérios para você determinar que abrangência deve dar a seu projeto.
– Você consegue controlar totalmente os registros digitais após a criação?
Em muitos casos, empresas digitalizam arquivos sem pensar direito, previamente, em como mantê-los após a criação. Não se estipulam índices, metadados ou qualquer tipo de organização. Como consequência, as pessoas se deparam com centenas de milhares de bytes em imagens difíceis de identificar.
– Todos na sua organização precisam ter acesso remoto e simultâneo?
Essa é uma consideração interna que varia de empresa para empresa. Fica muito mais fácil quando apenas um ou poucos funcionários precisam acessar os arquivos.
– Com que frequência seus documentos são acessados?
Se você possui registros com índices de acesso muito baixos, o digital pode não ser a solução mais econômica. Nesses casos, papel permanente, sem ácido, basta.
Três etapas para digitalização
Se você não alinhar seus processos desde o início, a digitalização, por si só, não será solução – pelo contrário, pode se adicionar à lista de problemas. É por isso que três pontos devem ser considerados.
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Você entende a relevância dos seus dados?
Já trabalhou em alguma empresa que tinha uma grande unidade compartilhada, repleta de arquivos armazenados em pastas, dentro de outras pastas, salvas em ainda mais pastas? Sem um responsável, um processo para inserção de novos arquivos, nada?
É por isso que você precisa ter certeza de que realmente entende a importância dos registros que guarda. Faça a si mesmo estas perguntas:
a) Sabemos quais dados temos – e onde estão?
b) Desenvolvemos um sistema de metadados ou indexação?
c) Que valor os registros têm para os negócios?
d) Que nível de conformidade regulatória se aplica aos dados?
e) Por quanto tempo precisamos manter os dados?
f) Precisamos, mesmo, fazer uma digitalização completa de todos os arquivos ou uma parcial atenderá melhor as nossas necessidades?
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Que efeito uma migração pode causar?
Realisticamente, em cinco ou dez anos, pode ser que você precise mover seus registros para uma versão mais nova do repositório que escolheu – e esse é um processo caro. Só que, dependendo de seu setor de atuação, a lei exige que mantenha certos tipos de informações por um período determinado. Nesses casos, é comum que as empresas providenciem dois sistemas: uma solução mais avançada e outra anterior, que deve ser preservada porque os dados ainda têm valor ou estão sujeitos a algum requisito regulatório. Você precisa estar disposto a pensar sempre nessa situação.
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Nossas necessidades podem ser atendidas por uma solução específica?
Responder a esta pergunta depende dos dois pontos anteriores.
Se você não sabe quais são as suas demandas, como conseguirá selecionar uma tecnologia que as atenda? Toda plataforma possui vantagens e desvantagens, além de riscos. Equilibrar risco e necessidade é um exercício necessário e contínuo. A maioria das pessoas espera por uma “solução mágica” originada na próxima geração tecnológica. Infelizmente, isso não existe. Muitas empresas compram primeiro e implementam depois, sem analisar todas as variáveis. Aí, descobrem que gastaram muito dinheiro em algo que sequer poderia ser implementado. Os investimentos em tecnologia devem ser realizados somente no final de uma diligência.
Para determinar se a digitalização é a solução, você deve:
a) Pensar nos seus metadados
b) Fazer uma indexação completa dos dados que deseja salvar
c) Digitalizar seus dados corretamente
Passe por estas três etapas antes de escolher uma solução. Do contrário, pode descobrir que criou uma bagunça muito cara, que não apenas não adiciona valor ao negócio, como também expõe sua organização a riscos ainda maiores.
