A importância da gestão de documentos ganha cada vez mais destaque à medida que o volume, a velocidade e a variedade de informações corporativas continuam a crescer, assim como também aumenta a necessidade de estratégias bem pensadas e em evolução para manter o compliance. E ao lado da mitigação de riscos e garantia da conformidade, que continuam sendo partes importantes do mix, as organizações estão começando a adotar uma nova abordagem para a governança da informação – o seu papel na otimização da produtividade e desempenho.
De acordo com uma pesquisa da AIIM (Association for Information and Image Management), 79% das organizações percebem que precisam se transformar em verdadeiros negócios digitais para sobreviver. Como a moeda que alimenta e financia a jornada, as informações são o ativo mais valioso de uma organização. Para realmente tirar proveito, será necessário que as organizações adotem novas abordagens de gestão de documentos e uma nova visão do que realmente significa governança da informação para a organização.
Fazendo com que a questão do compliance seja ainda mais desafiadora, a LGDP (Lei Geral de Proteção de Dados), que por enquanto ainda tem data prevista para entrada em vigor em dezembro de 2020, gera dúvidas e desafios quando se pensa em guarda de informações e em como as empresas devem avaliar os riscos inerentes à violação das regras de proteção de dados pessoais.
O grande problema é que a maioria das empresas não sabe onde seu conteúdo sensível está localizado e quem pode acessá-lo, sem controle ou registro do que é realizado dentro dos arquivos de dados e por quem.
Além da segurança na guarda de informações, a LGPD também cria regras sobre a retenção dos dados, e as empresas só podem manter informações enquanto forem necessárias. Após esse prazo, elas devem ser eliminadas de forma permanente. O grande desafio está em localizar esses dados e também os dados obsoletos.
Como otimizar a gestão de documentos
Vamos supor que você tenha um conjunto robusto de políticas de governança, incluindo um cronograma de retenção de registros – suas “regras” de gerenciamento de informações. Mas essas regras devem ser tornadas reais para a organização.
Além disso, a implementação de um programa abrangente exigirá que a compreensão por parte de toda a organização e o planejamento da equipe de gerenciamento de informações sejam realmente bem-sucedidos.
Planejamento é a chave. O plano diretor da sua política de compliance deve definir claramente como será o programa e como será implementado. Existem algumas considerações ao projetar seu plano, que impulsionam a capacidade de otimizar a gestão de documentos.
Antes de qualquer coisa, garanta que seus executivos (o C-suite) estejam presentes, e demonstre porque um programa de gestão de documentos é importante (questões como mitigação de riscos, conformidade regulatória, entre outras) e mostre a eles os requisitos básicos (criação, armazenamento, retenção e destruição segura). Reconheça que isso exige um certo investimento de tempo por toda a equipe (especialmente para treinamento) mas, ao mesmo tempo, assegure-lhes que o apoio deles e seu planejamento minimizarão as interrupções operacionais.
A segunda consideração mais importante é o gerenciamento de mudanças. A implantação de um sistema de gestão de documentos afetará a maneira como as pessoas lidam com registros e informações todos os dias. A comunicação com todos os níveis de equipe sobre esse impacto é importante, além do treinamento sobre o funcionamento do sistema.
O treinamento desempenhará um papel essencial em sua implementação. Após o gerenciamento de alterações, este é o próximo componente fundamental da implementação de um programa de gestão de documentos. Para treinamento on-line, mantenha as sessões curtas (3 a 5 minutos, se possível) e divida-as em componentes alinhados com a execução do programa. Inclua sessões técnicas de “como fazer” e sessões de conformidade nas quais a equipe possa reconhecer que revisou a política (por meio da sessão on-line) e cumprirá os requisitos.
Executar com eficiência
Você conseguiu a adesão da liderança, criou e executou um plano de comunicação eficaz e ofereceu um treinamento eficiente … agora é hora de implementar os requisitos do programa (em fases). Lembre-se de informar constantemente as pessoas afetadas sobre as etapas que estão sendo realizadas e permita que elas possam fazer perguntas e obter a ajuda técnica de que precisam. É importante também acompanhar, realizar sessões de encerramento e obter feedback sobre como foi a implementação e sobre quais pontos a equipe gostaria de ter mais suporte.
Por fim, feche o ciclo com o C-suite e compartilhe seu aprendizado adquirido durante todas as fases da implementação das políticas de compliance e como foi possível otimizar a gestão de documentos. Forneça treinamento de acompanhamento aos envolvidos e conduza análises de conformidade departamental para demonstrar um compromisso com a melhoria contínua do programa e da organização. Conte com os especialistas da Access para manter o compliance e otimizar a sua gestão de documentos. Estamos prontos para atender remotamente.
