Pouco a pouco as empresas estão se preparando para a transformação digital. A digitalização de documentos já é uma realidade em muitas empresas, mesmo que seja apenas em alguns departamentos. Você saberia medir o nível maturidade de digitalização da sua empresa?
Para entender qual o nível de maturidade de digitalização da sua empresa, é preciso primeiramente entender qual o papel da transformação digital no seu negócio e como as novas tecnologias estão sendo adotadas para melhorar processos.
A transformação digital é um termo empregado para a passagem inteligente dos processos empresariais antes feitos de forma física para um meio digital. Na prática, é tornar mais simples, automático, cômodo e otimizado. A digitalização de documentos é o processo de tornar informações contidas em papéis em arquivos digitais, que depois são armazenados em um banco de dados com o objetivo de facilitar o acesso a essas informações.
O processo de digitalização desses documentos pode ser feito tanto internamente, quanto por uma empresa terceirizada. A adoção de tecnologias como softwares de gerenciamento de informações já faz parte da transformação digital que está acontecendo gradativamente em todos os setores.
Para medir o nível de maturidade de digitalização da sua empresa, é preciso checar alguns pontos:
A realidade da sua empresa
Sua empresa possui um espaço para armazenamento de arquivos físicos dentro das dependências do seu negócio? Com que frequência você busca informações importantes em uma pilha de papéis e perde tempo para encontrar documentos essenciais?
Se a sua empresa ainda usa documentos físicos para consulta, ela provavelmente não tem uma estratégia de guarda e gestão documental estabelecida. E mesmo que tenha, ela pode não funcionar como deveria, tanto por não ter regras claras, quanto pela quantidade crescente de documentos que precisa ser armazenado.
O tempo de busca por arquivos
Quanto tempo você demora para buscar um arquivo? Quantas vezes você precisou reimprimir um arquivo que não encontrou? Quando você precisa consultar arquivos físicos para checar informações importantes que precisam ser passadas para um cliente, quanto tempo isso demora e quantas pessoas precisam ser envolvidas nesse processo? Com um mundo cada vez mais digital e informações sendo obtidas quase que imediatamente, a última coisa que você vai querer é deixar seu cliente esperando e abrir espaço para que seu concorrente preencha essa lacuna.
Seu processo de gestão
Para fechar contratos, admitir colaboradores e passar informações importantes com segurança, é preciso checar os documentos. Dependendo da frequência com que você precisa buscar em arquivos físicos informações importantes, e do tempo que você leva para encontrá-los, cria-se a necessidade de implementar uma gestão mais eficiente. A digitalização de documentos entra justamente para facilitar essa busca por informações, pois documentos digitalizados podem ser armazenados em um banco de dados e facilitar o acesso rápido a informações essenciais.
Depois de levantar esses pontos, é possível avaliar qual o nível de maturidade de digitalização da sua empresa no momento e a necessidade de implementar um serviço de gestão documental mais eficiente.
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