No longo prazo, a adesão ao eSocial certamente será benéfico para as empresas, reduzindo a burocracia, agilizando processos e reduzindo custos. Mas, nesse primeiro momento, a implantação de cada fase do sistema tem exigido uma série de adaptações nas empresas, principalmente quando se pensa na consistência dos dados.
Reunir todas as informações exigidas para a adesão ao eSocial requer uma nova cultura de gestão documental, digitalizando, organizando e automatizando esse gerenciamento, de modo a garantir a conformidade com as novas regras.
Integrando as informações
O primeiro desafio está na integração de todos os documentos, distribuídos por diversos setores da empresa e arquivados em diversos formatos. E as empresas precisam estar atentas às multas previstas em casos de envio de informações incorretas ou incompletas.
Segundo uma pesquisa da consultoria KPMG, as informações requeridas pelo eSocial e pelo EFD-Reinf (sistema complementar ao eSocial – Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais), estão distribuídas nos seguintes formatos:
Com isso, as empresas precisam avaliar a aderências das aplicações usadas nos processos em cada área envolvida na adesão ao eSocial, como o RH, Jurídico, Medicina do Trabalho, entre outras e, também, estudar a aquisição de novas tecnologias que atendam às normas estabelecidas pelo novo sistema.
Além disso, devem aproveitar a adesão ao eSocial para centralizar todas as informações, já que um armazenamento descentralizado pode acabar comprometendo a segurança dos dados – sem uma política única de segurança, pessoas não autorizadas podem ter acesso aos arquivos.
Como melhorar a organização dos documentos
A solução para esse desafio está na implantação de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), baseado em três pilares: automação, gerenciamento e conformidade. O sistema deve oferecer as funcionalidades de digitalização e centralização de todas as informações em um repositório único e intuitivo, automatizando todos os processos envolvidos na adesão ao eSocial, com regras definidas de indexação, de guarda e com políticas consistentes de acesso que ofereçam segurança para o compartilhamento das informações e garantam a conformidade com regras.
E, internamente, a empresa deve avaliar como o sistema de GED vai atender as suas metas de garantir a segurança, acessibilidade, eficiência, usabilidade, avaliando também custo e complexidade de implantação.
Mas não basta integrar os dados provenientes de diversas aplicações de negócios em um repositório único. Inovadores sistemas de GED vão além dessa tarefa, tornam as pesquisas de documentos mais eficientes, seguras e consistentes. Além disso, garantem a conformidade e atualização das informações sobre os trabalhadores, uma tarefa fundamental já que o sistema do eSocial fará automaticamente o cruzamento e validação dos dados, e os que apresentarem inconsistências entre a folha de pagamento e os dados cadastrais não serão aceitos.
Com uma solução completa de GED, documentos em papel serão parte do passado, e suas funcionalidades automatizam os processos de trabalho, oferecendo mais controle e agilidade para as tarefas.
Veja como uma solução de GED ajuda a sua empresa a organizar melhor os documentos:
- Automatizando e simplificando processos de trabalho
- Notificando a falta ou desatualização de documentos
- Se integrando a sistemas legados
- Rastreando acessos e alterações nos documentos
- Reforçando a conformidade com a governança corporativa e prazos de guarda
- Garantindo a segurança e disponibilidade da informação
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