Como é o dia a dia no seu ambiente de trabalho? Seus colegas estão sempre atarefados e, conforme o dia passa, criam, compartilham, atualizam e arquivam dezenas de documentos? A empresa conta com um programa 
de gerenciamento de informação que permita manter a integridade e confidencialidade das informações?
Sem políticas de gestão documental bem definidas, como melhores práticas de armazenamento e de retenção, por exemplo, é muito fácil se deparar com cenários onde impera a desorganização. Mas, se por um lado implantar um eficiente programa de gerenciamento de informação certamente não é uma tarefa simples, os riscos de não contar com um sistema de gestão de documentos que mantenha a integridade e conformidade dos dados pode custar milhões à empresa.
O ciclo de vida da informação
Um programa de gerenciamento de informação acompanha os registros durante todo o seu ciclo de vida, desde a criação inicial até a destruição segura ou descarte. Claro que as políticas de gestão documental variam de empresa para empresa. Algumas contam com políticas formalizadas, enquanto outras apenas empilham ou armazenam os registros, sem se preocuparem com qualquer tipo de organização. Mas, nos dois casos, é preciso estar atento aos riscos.
Independentemente do nível de maturidade digital, diversos riscos podem afetar os negócios, os funcionários e os clientes, principalmente se:
- Os funcionários não estão conscientes e não seguem as políticas de gestão documental
- Suas práticas não são adequadas para gerenciar arquivos digitais
- Os funcionários armazenam os arquivos conforme a sua vontade, sem qualquer critério de indexação
Como implantar um eficiente programa de gerenciamento de informação
Um eficiente programa começa com a seleção, captura e digitalização da informação, que passa a estar estruturada e protegida por políticas de acesso. Sem uma boa gestão, mesmo os funcionários mais cuidadosos podem expor informações que comprometam a empresa, não atendendo às regras de conformidade. Além disso, quando guardados em espaços como o Arquivo Morto, os registros estão muito suscetíveis a desastres naturais, como incêndio ou até mofo.
O problema é que a maioria das empresas age de maneira reativa, e só começa a pensar seriamente em gestão documental quando é alvo de uma auditoria e seus funcionários não conseguem achar os documentos solicitados ou não encontram documentos com informações críticas para o negócio.
Então, como desenvolver um programa sustentável, escalável e flexível que atenda a todo o ciclo de vida da informação, desde a sua digitalização, passando pelo armazenamento, guarda segura off-site, até chegar à sua destruição com base na Tabela de Temporalidade? Confira abaixo algumas dicas:
1 – Pense de forma holística
Arquivos são mais do que documentos físicos. Embora documentos e registros em papel possam ser facilmente arquivados e depois destruídos no final do seu ciclo de vida, o mesmo não acontece com formulários digitais, e-mails ou informações coletadas nas redes sociais. Garanta que o seu programa de gerenciamento de informação atenda a todos os formatos de arquivos.
2 – Garanta a adesão ao programa
A falta de alinhamento sobre as funcionalidades e regras do programa de gerenciamento de informação é uma das maiores causas de falhas na sua implantação. Trabalhe em conjunto com departamentos como o RH e o Financeiro, que geram grande quantidade de documentos, para definir as melhores políticas para garantir que as demandas sejam realmente atendidas.
3 – Priorize a segurança
Proteja os arquivos físicos, em papel ou mídias digitais – fitas, microfichas, cartuchos, CD’s, DVD’s, DLT e LTO – em um ambiente altamente seguro, em conformidade com os requisitos internacionais para Sala Cofre, controlado e monitorado 24h, durante todos os dias do ano. Ao final do seu ciclo de vida, garanta que os arquivos serão fragmentados ou destruídos segundo as regras de cada setor, mantendo a conformidade e a segurança dos dados.
As etapas do programa de gerenciamento de informação
A norma do Arquivo Nacional divide a gestão documental em três fases: produção; utilização e destinação.
Na primeira fase, os técnicos orientam que é preciso organizar a criação de documentos, eliminando os não essenciais e assim reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados. Também destacam a necessidade de garantir a utilização apropriada da automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
Já a segunda fase envolve o controle, uso e armazenamento dos documentos garantindo rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessárias para o desempenho das tarefas e também seleção do material, do equipamento e do local para o armazenamento dos documentos.
E, finalmente, a terceira fase, considerada crítica, é que vai decidir a destinação dos documentos. Envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente e também por quanto tempo os documentos, destinados à eliminação, devem ser retidos por razões administrativas ou legais.
Antes mesmo dessas etapas, durante o desenvolvimento do programa de gerenciamento de informação mais adequado para a sua empresa, o importante é contar com um parceiro capaz de entender e atender todas as suas demandas.
