A transição do papel para o digital é um desafio, não importa o tamanho da empresa. Essa transformação implica em custos, claro, mas também exige uma mudança de mentalidade organizacional e até comportamental por parte dos funcionários.
Apesar de grande, o desafio compensa. Ao padronizar processos é possível aumentar o desempenho dos funcionários, reduzir erros e, consequentemente, reduzir custos, além de permitir o acesso a dados com maior qualidade e precisão.
Mas, por onde começar?
Como enfrentar uma montanha de arquivos com anos de registros e documentos e mais: como saber o que está em cada caixa ou armário?
Saber onde estão as informações é o primeiro passo, e o melhor momento para rever processos. Dessa forma é possível priorizar o que deve ser digitalizado: por urgência e frequência de acesso. Se não houver planejamento, a abordagem de “escanear tudo” pode simplesmente fazer o projeto estourar o orçamento. Então, é necessário dividir o projeto em etapas de digitalização menores, gerenciáveis e, principalmente, financiáveis, sempre de acordo com as prioridades da empresa.
O segundo passo é aproveitar o projeto para analisar e melhorar os processos da empresa. É o momento de revisar a política de retenção e entender as informações que existem em papel antes de começar a digitaliza-las. Sem entender quais são as informações em poder da empresa e por quanto tempo devem ser mantidas, a digitalização apenas replica possíveis problemas já existentes anteriormente em processos ineficientes.
A digitalização é cara, consome tempo e recursos, então digitalizar documentos desnecessários ou que estejam no fim de seu ciclo de vida é um erro que deve ser evitado.
O fim do papel?
Enquanto a digitalização cria uma cópia digital dos documentos em papel, é importante controlar esses dados, quem tem acesso a eles, quando e onde podem ser acessados. Além disso, é preciso garantir que a solução de gerenciamento de documentos esteja integrada a todos os aplicativos críticos da empresa.
Mesmo que seja possível eliminar os papéis depois da digitalização, pode ser necessário manter o documento físico junto com o arquivo digital. Então, é importante garantir que as informações, tanto nos documentos físicos quanto digitais, sejam tratadas de forma consistente, de acordo com necessidades legais, regulatórias e das necessidades dos negócios.
Por outro lado, a digitalização elimina a necessidade de lidar com uma grande quantidade de dados em planilhas e documentos físicos, que dificultam o acesso rápido à informação e podem atrasar decisões estratégicas, e libera o acesso a esses dados em tempo real, em qualquer dispositivo.
A adoção de uma solução digital para gerenciar documentos permite reduzir o tempo gasto em processos desnecessários e a possibilidade de erros. Além disso, o gerenciamento de documentos digitais pode melhorar a segurança e privacidade dessas informações, atendendo a regulamentos e regras de conformidade, como a LGPD, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a eles.
Apesar de ser um caminho longo, não é possível para as empresas ficarem de fora, sob o risco de perderem terreno para concorrentes mais estruturados. A Access oferece aos seus clientes o Portal All Store, ferramenta de gestão documental online que agiliza processos internos das empresas. Fale conosco e saiba mais.
