Mudanças costumam dar dores de cabeça em todos os envolvidos. E mudanças corporativas são ainda mais complexas, pois, ao longo desse processo, esquecer arquivos físicos ou perdê-los é um risco considerável, e que pode causar problemas jurídicos, contábeis, de violação de privacidade e de conformidade. Tornando a tarefa de gerenciar esses arquivos um desafio.
Com isso, antes mesmo que a palavra mudança comece a ser discutida dentro da empresa, algumas práticas para realizar o gerenciamento adequado dos registros precisam ser seguidas para que o fluxo de trabalho e os negócios não sejam prejudicados.
E não são apenas os documentos físicos que precisam ser mudados que causam preocupação. É preciso pensar na logística envolvida, no transporte de equipamentos, móveis de grande porte, utensílios necessários para a manipulação desses documentos, etc., tornando fundamental a criação de um plano para transportar esses registros de forma coordenada e segura.
Análise e classificação dos registros
Cada registro precisa ser analisado para saber se está dentro do período que deve permanecer armazenado ou se já pode ser destruído; qual seu nível de confidencialidade; se precisa ser acessado durante a mudança; e quais os requisitos ou normas de conformidade que precisa ser seguido. Essa auditoria identifica os dados em poder da empresa e como eles estão armazenados e permite prever o crescimento no número desses arquivos e até se possíveis problemas de acesso e recuperação podem ser resolvidos facilmente no novo local de armazenamento.
Análise a política de gestão de documentos
A gestão dos arquivos também precisa responder a diversos requisitos de negócios, jurídicos e de conformidade. Então, antes da mudança, uma revisão completa das políticas de gestão de documentos deve ser realizada: classificação dos documentos, cronograma de retenção, políticas de registro de documentos e procedimentos para recuperação de desastres.
Limpeza e destruição de arquivos
Esse também é o momento de classificar os registros que já podem ser destruídos – se isso ainda não foi feito – e mover apenas os que realmente precisam continuar armazenados. Isso torna o processo de mudança mais eficiente e barato, além de tornar mais ágil o acesso aos documentos no novo local.
Gerenciar registros
Após implementar essas medidas, é necessário gerenciar os registros durante e depois da mudança para garantir que possam ser acessados sem prejuízo para o trabalho. Esses registros precisam estar disponíveis durante todo o processo de mudança, ou seja, eles precisam ser facilmente localizados e acessados. Por isso, um sistema de indexação e recuperação deve ser implementado de forma a manter o sistema já utilizado pela empresa.
Esse sistema precisa contar com etiquetas que identifiquem de onde os documentos vieram, seu conteúdo e o destino; registros do conteúdo de cada caixa; e que esse conteúdo seja auditado durante todo o processo para garantir sua integridade.
Segurança e acesso
Durante a fase de análise e classificação dos registros, os documentos que precisam de tratamento especial para garantir sua segurança e privacidade devem ser identificados para que seu transporte atenda aos requisitos de conformidade exigidos, de forma a garantir que não sejam violados ou tenham suas informações vazadas indevidamente.
Isso exige um trabalho de supervisão durante os processos de embalagem e entrega no novo local, com a monitoria dos manifestos para garantir que todas as caixas sejam entregues corretamente.
Acompanhamento pós-mudança
A gestão de documentos é parte essencial para garantir um processo de mudança seguro, mas que também pode ser aprimorada. Buscar novas metodologias para garantir maior eficiência no armazenamento e também para atualizar políticas de controle é essencial para atender às necessidades dos negócios e regras de conformidade.
Armazenamento externo
Alugar um novo depósito pode ser muito caro, então, pensar em trabalhar com uma empresa que ofereça uma solução de armazenamento externo pode ser uma solução mais segura e eficiente, e com melhor custo/benefício. Uma empresa especializada oferece os recursos tecnológicos para, por meio de código de barras, monitoramento de cada documento, recursos de segurança de perímetro com detectores de movimento, conta com equipes especializadas disponíveis 24 horas por dia para a gestão dos documentos, ainda oferecem áreas para carga e descarga dos documentos e segurança contra desastres, além de garantir acesso instantâneo aos documentos, sempre que a empresa precisar.
Uma instalação externa, com um serviço de digitalização profissional, garante que os documentos sejam visualizados e solicitados facilmente por meio de um portal que garante o acesso e o compartilhamento seguro das informações. A digitalização desses documentos oferece uma solução que elimina o excesso de papeis circulando pela empresa ao mesmo tempo em que otimiza os processos de trabalho, tornando-os mais eficientes.
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