O trabalho remoto deixou de ser uma modalidade voltada para empresas “moderninhas” e se tornou uma opção cada vez mais aceita por companhias dos mais diversos setores, sejam elas privadas ou públicas. Mas realizar essa transição não é algo simples, os desafios são enormes e não se restringem a realizar uma boa gestão de pessoal, mas também a como entregar aos funcionários remotos a infraestrutura necessária para que possam acessar aos documentos necessários para que trabalhem de maneira eficaz.
Mesmo quando bem planejado, oferecer a possibilidade de trabalhar à distância aos funcionários é algo complexo. Então, fazer isso às pressas, durante uma crise, poderia significar o caos para as empresas. Afinal, é necessário criar toda uma estrutura que permita à equipe acessar, compartilhar e gerenciar documentos de forma segura e monitorada para que informações sensíveis e sigilosas não sejam extraviadas.
Mas mesmo que o fator segurança seja um desafio a ser considerado, ele pode ser vencido. Assim como outros fatores relacionados à gestão de documentos que mesmo que possam parecer desafiadores, impactam positivamente nos negócios. E valem a pena ser superados. Confira os benefícios de implantar uma eficiente estratégia de gestão de documentos:
Digitalização
A maioria das empresas ainda usa documentos em papel em seus processos de negócios, então, como tornar esse documento acessível para quem está trabalhando remotamente? Uma solução de gestão de documentos é essencial para implementar uma estratégia de escritório sem papel, e tudo começa com a digitalização de documentos físicos. Assim, a solução de gestão funciona como um apoio para outras atividades do dia a dia de trabalho.
Controle de custos
Com o trabalho remoto, processos que só eram possíveis dentro da empresa precisam estar disponíveis online. Isso, em um primeiro momento, pode gerar custos extras, mas no médio e longo prazo, os benefícios são maiores. Como o trabalho passa a ser digital, é muito mais fácil monitorar e auditar processos e, com a automação, relatórios podem ser gerados mais facilmente para otimizar esse trabalho.
Comunicação
Como manter uma comunicação eficiente quando todos trabalham à distância? A solução de gestão de documentos também precisa responder a essa questão e incluir recursos que permitam o compartilhamento de documentos, a troca de mensagens, inclusão de notas com comentários, além de recursos que melhorem a indexação desses documentos, como palavras-chave, categorias e metadados.
Prevenção de desastres
Se com todos trabalhando dentro da empresa a necessidade de políticas de prevenção de desastres já é grande, com parte da equipe remota ganha uma proporção ainda maior, e exige uma atenção redobrada da equipe de TI para garantir a segurança e consistência das informações. Considerando o impacto do aumento do número de usuários conectados aos sistemas da empresa e a quantidade de conteúdo produzido por todos, dependendo do porte da empresa é preciso contar com uma solução de armazenagem mais robusta para gerenciar esses dados. Assim, a solução de gestão de documentos precisa estar preparada para oferecer possibilidades de gerenciamento de backup que se adequem a essa nova realidade.
Segurança
O fator mais importante para garantir o sucesso do trabalho remoto é a segurança. A empresa precisa fornecer aos seus usuários os recursos para que eles acessem as informações necessárias para o trabalho e monitorar quem está acessando o sistema, o que faz com os documentos visualizados, garantir que apenas usuários autorizados acessem os dados e que estejam seguindo a política de segurança estipulada pela empresa.
Sistemas de gerenciamento de documentos precisam agilizar e facilitar o trabalho, seja ele remoto ou presencial. E isso apresenta um conjunto novo de desafios para muitas empresas, que pode ser vencido com planejamento e com o uso da tecnologia correta, de forma a proporcionar a melhor experiência para o funcionário e torná-lo mais engajado, produtivo e eficiente.
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