Criar uma política abrangente de governança da informação pode ser considerado um desafio, e a chave do sucesso é obter tanto a aprovação da gerência sênior quanto o engajamento de todos os funcionários. A melhor prática para iniciar a automatizar a governança da informação é garantir que todo o conteúdo armazenado seja tratado por uma política única, incluindo qualquer conteúdo acessado ou transferido entre servidores, sites, usuários, clientes ou dispositivos móveis. Os problemas abordados devem incluir acesso seguro, privacidade, proteção, backup, recuperação de desastres, retenção, rastreamento e retenção legal.
Mas uma solução de governança da informação é inútil se os usuários não a considerarem amigável. Portanto, aproveite os sistemas de gestão de documentos que permitem que a governança ocorra “invisivelmente” nos bastidores. Atendendo às demandas dos usuários finais, sua empresa estará em melhor posição para executar um programa de governança consistente e legalmente defensável.
A imposição de políticas é uma tarefa desafiadora para a maioria das organizações – mais ainda para os setores regulamentados que possuem um perfil jurídico e de conformidade altamente complexo. Embora a tecnologia seja uma peça necessária para garantir que os programas de governança da informação sejam sustentáveis e aplicáveis, existem práticas recomendadas a serem implementadas no início de qualquer esforço de automatização.
E como as informações continuam a ser criadas em velocidade cada vez maior e mais organizações adotam novas tecnologias, é fundamental que as empresas entendam a importância da governança da informação para garantir o crescimento e sustentabilidade no longo prazo. A governança da informação é uma disciplina que está em constante evolução e, portanto, as melhores práticas estão sempre sendo refinadas.
Suas informações são um ativo
A governança da informação é, basicamente, o gerenciamento das informações de uma organização. Isso inclui todas as informações criadas em uma empresa, desde arquivos de funcionários e registros de contas a pagar até sites, dados de clientes, e-mails, publicações em mídias sociais e muito mais, e abrange as várias políticas, procedimentos, estruturas e processos que as organizações devem cumprir ao criar, gerenciar e compartilhar informações.
Com 2,5 quintilhões de bytes de dados criados diariamente, as violações de dados não são mais uma questão de “se”, mas de “quando” vão acontecer e, por isso, as empresas que ainda não implementaram uma política de automatização da governança da informação não podem mais adiar essa ação. Uma política consistente e estratégica não apenas protegerá melhor sua empresa de violações, mas também melhorará a produtividade e aumentará a eficiência em toda a organização. Para aqueles que já possuem uma política implantada, é essencial monitorar e avaliar regularmente os procedimentos para garantir que eles abordem todos os tipos de informações criadas pela empresa.
Práticas recomendadas para automatizar a governança da informação
Como sua organização é única, você enfrentará desafios e metas específicas para o seu negócio. Nesse sentido, não existe uma abordagem “tamanho único” quando se trata de um programa eficaz de governança da informação. Existem, no entanto, certas práticas recomendadas comuns em todos os programas.
A primeira etapa no desenvolvimento de uma política sólida de governança da informação é identificar os principais conjuntos de informações relevantes para a sua organização. Uma vez que os investimentos são feitos, os programas devem ser monitorados para garantir a conformidade. As práticas recomendadas a seguir dão suporte à aplicação e podem ser ajustadas para atender às necessidades da sua empresa.
Garantir suporte multifuncional – O apoio deve vir dos principais líderes da empresa para ajudar a garantir o suporte entre as partes interessadas. Isso significa que vários departamentos, incluindo, RH, Jurídico e TI, que devem trabalhar juntos para coordenar as iniciativas de gestão de documentos e de automatização da governança da informação.
Gerenciamento de mudanças – Na política de governança da informação, a conformidade é fundamental. É preciso haver um alto nível de autoridade e a melhoria do processo deve ser tratada como uma jornada – uma que seja efetivamente gerenciada e permita mudanças. Ao implementar um novo programa, garanta um patrocinador executivo no nível de gerência sênior.
Desenvolva programas de treinamento – Quando você inicia uma nova iniciativa de governança da informação, os programas de treinamento serão fundamentais. O treinamento deve ser obrigatório para todos dentro da organização. Os programas devem ser criados para as necessidades específicas da sua empresa, focando no contexto dos ambientes de trabalho dos usuários.
Programe reuniões - Seu conselho de governança da informação ou equipe multifuncional deve se reunir regularmente (pelo menos trimestralmente) para avaliar os relatórios de desempenho, o uso de novas tecnologias, as preocupações com o orçamento e as mudanças no gerenciamento de documentos. As estratégias devem ser modificadas com base nas informações apresentadas nessas reuniões.
Apoie-se no suporte de tecnologia – Embora seja importante manter a mão na massa, é preciso haver algum nível de automação durante cada estágio do ciclo de vida de um programa de governança da informação. Isso incluirá análise de dados e ferramentas de classificação automatizadas. Se possível, considere automatizar a detecção de não conformidade e o monitoramento de autoavaliação.
Não importa se sua organização está apenas começando a desenvolver uma política clara de governança da informação ou se você está reavaliando os procedimentos atuais – essas práticas recomendadas ajudarão a alcançar os objetivos de sua organização e a proteger suas informações críticas de negócios.
