A formalização de contratos requer que uma série de exigências legais sejam cumpridas. Um serviço de formalização de informações relativas a documentos de diversas modalidades de operações de crédito, exige também que diversas regras internas das empresas sejam respeitadas.
Para garantir que um serviço de formalização de contratos seja eficaz, é preciso que a execução deste serviço seja feita com ferramentas que possibilitem soluções seguras e inovadoras. Principalmente para atender ao setor financeiro, que possui rigorosas exigências e necessita de um controle mais efetivo no tratamento de suas informações. Além de rapidez na aprovação de operações.
Existem algumas práticas que podem ser adotadas para facilitar a formalização de documentos e reduzir custos para a empresa.
Digitalização dos documentos e serviço de guarda de mídia
A digitalização das informações ajuda a facilitar o acesso a documentos importantes e também a reduzir custos com a armazenagem de arquivos físicos. A tecnologia de extração automática de dados converte o papel em imagem com equipamentos de scanner de alto desempenho.
A digitalização também permite um gerenciamento eletrônico dos documentos, que ajuda na organização, pesquisa e recuperação de documentos. Os documentos que demandam acesso e compartilhamentos constantes estarão disponíveis a qualquer momento com apenas alguns cliques.
Além disso, para toda a empresa que deseja proteger os seus dados em caso de desastres ou falhas no sistema, o serviço de guarda de mídia é essencial para proteger os seus dados.
Guarda e gestão de documentos e arquivos
Documentos podem ocupar um espaço físico enorme na sua empresa. Com um serviço de guarda e gestão de documentos, sua empresa terá um espaço físico adequado para armazenagem. O serviço de guarda de documentos também proporciona comodidade e segurança em um ambiente monitorado e com clima controlado.
A gestão documental também permite melhorar o fluxo de trabalho, controlando e gerenciando melhor os processos de negócios e garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas.
Organização arquivística
Com um serviço de organização arquivística, os arquivos são organizados de acordo com o detalhamento do projeto, contando com uma organização prévia de todo o acervo documental feita pela própria empresa.
O objetivo da organização arquivística é criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. Assim, sua empresa pode contar com uma organização física adequada, um sistema visual de identificação, a padronização dos métodos de arquivamento, a agilidade nas consultas aos documentos, a gestão dos registros vitais para o seu negócio, a melhoria da integridade do acervo de documentos, além da eliminação das dificuldades para manter e gerenciar arquivos.
Gestão e custódia de contratos FIDC
Segundo a instrução normativa CVM531/2013, as empresas do mercado financeiro estão obrigadas a recorrer a projetos de Gestão Documental, quando o assunto é gestão de FIDC (Fundos de Investimento em Direitos Creditórios).
A Access, está preparada para atender a estas demandas, executando serviços de processamento de informações relativas a contratos de diversas modalidades financeiras, entre elas o FIDC através do Portal ALL STORE.
