Como em todos os setores de uma empresa, atualmente os departamentos de RH devem entregar mais do que nunca, desempenhando um papel mais estratégico dentro da organização. O objetivo é identificar maneiras de ajudar seus negócios a se diferenciar e crescer por meio da integração, aprendizado e desenvolvimento dos funcionários, cultura da empresa e muito mais.
Mas, ao mesmo tempo, o RH precisa gerenciar toda a burocracia que faz parte do setor, administrando um fluxo interminável de arquivos. Por conta desse cenário, cultivar a inovação no RH pode ser um grande desafio e os líderes de RH devem avaliar o que pode ser otimizado e melhorado para atingir o nível de inovação que desejam e precisam para atender as novas demandas.
Pesquisa realizada pela Access visando identificar como o RH pode cultivar a inovação e atingir seus objetivos estratégicos aponta cinco maneiras como o setor pode ser mais eficiente e eficaz e, também, ter mais tempo para gerar mudanças positivas e inovadoras no negócio, já que 52% dos mais de 300 entrevistados indicaram a falta de tempo como uma barreira para cultivar a inovação, trabalhar de forma estratégica e buscar soluções para melhorar a eficiência.
Veja como o RH pode impulsionar e cultivar a inovação:
1 – Avalie seus sistemas
Quase metade dos participantes da pesquisa (45%) cita a falta de integração tecnológica como um problema significativo que dificulta seu trabalho. Esses silos tecnológicos tornam a integração de recursos e pessoas mais complicada e demorada e, com isso, a velocidade dos processos e fluxos de trabalho é reduzida. O resultado final: ineficiências que deixam menos tempo para inovação.
Por isso, é preciso avaliar os sistemas em uso e buscar soluções que realmente integrem todas as informações de todos os setores e permitam o seu compartilhamento, com total segurança, atendendo as regras da sua área de negócio. Converse com os usuários sobre os sistemas em uso e avalie pontos fortes e pontos fracos. A partir daí, para adotar uma cultura de inovação, avalie ofertas de novos fornecedores e também novos recursos para lidar com os pontos fracos apontados pelos usuários.
2 – Avalie seus recursos de gerenciamento de documentos
Arquivar, gerenciar e recuperar documentos leva muito tempo. De fato, 51% dos profissionais de RH pesquisados disseram que a papelada e as ações trabalhistas geravam uma perda significativa de produtividade.
A solução está em identificar maneiras de melhorar seus processos de gestão de documentos. Por exemplo, os documentos críticos são armazenados em um sistema digital de fácil navegação? Ou eles estão sendo armazenados e gerenciados manualmente via papel? Quanto menos tempo você gastar arquivando e gerenciando a papelada, mais tempo pode dedicar ao pensamento estratégico e à solução de problemas.
3 – Avalie automatizar processos manuais
Quase dois terços (63%) dos entrevistados apontaram que a falta de automação de processos é o principal desafio que eles enfrentam e que afeta, sobremaneira, a capacidade de cultivar a inovação. Identifique possíveis processos e sistemas que podem ser automatizados e encontre oportunidades para excluir ou otimizar etapas em seus processos existentes.
Considere quanto tempo você poderia recuperar otimizando processos e automatizando o fluxo de trabalho e, assim, minimizar a dependência de sua organização no trabalho em papel e em arquivamento, tarefas que ocupam tempo e espaço valiosos.
4 – Automatize um processo de cada vez
Apesar de 59% dos líderes de RH entrevistados afirmarem que processos manuais ineficientes são a maior barreira para assumir um papel estratégico, é preciso planejar muito bem a jornada rumo à automatização.
Em vez de eliminar de uma só vez todos os processos manuais, selecione um para começar o projeto. Isso dará a oportunidade de ver se a sua automatização leva a mudanças positivas. Ao começar pequeno, você lentamente ganhará confiança para automatizar outros processos manuais e identificar quais são os principais candidatos à automação.
5 – Elimine o que não agrega valor
Praticamente um em cada quatro profissionais de RH diz que gasta mais de 60% de seu tempo em tarefas administrativas, mostrando que uma quantidade incrível de tempo e recursos são gastos em processos e fluxos de trabalho que podem não ser realmente valiosos para os negócios em geral.
Para realmente recuperar o tempo, avalie suas tarefas e processos diários para determinar o que realmente está agregando valor – e o que é simplesmente feito por hábito. Você mantém algum processo ou fluxo de trabalho por que é assim que sempre é feito? Identifique onde você pode fazer melhorias e onde pode eliminar completamente tarefas e processos. Essas mudanças permitirão que você e seus colaboradores liberem um tempo valioso que pode ser gasto em iniciativas de RH mais estratégicas.
Essas cinco etapas, ou maneiras, para cultivar a inovação estão intimamente relacionadas, e os departamentos de RH certamente têm muito a ganhar com a implementação de um inovador sistema de gestão documental, como o oferecido pela Access.
Afinal, se os líderes de RH foram, durante muito tempo, vistos como responsáveis por atividades extremamente burocráticas e operacionais, hoje, com a tecnologia e suas possibilidades, muitas das funções antes atribuídas ao RH podem ser automatizadas, dispensando a necessidade de alguém para executá-las.
Quando implementadas corretamente, sistemas de gestão documental podem ajudar o RH a criar melhores relacionamentos em toda a organização, melhorar a eficácia e eficiência e cultivar a inovação, se tornando muito mais analíticos e estratégicos.
