A natureza única do setor jurídico torna o gerenciamento de registros relacionados a ele igualmente único. Enquanto, por um lado, alguns registros são gerenciados de maneira semelhante a outros negócios, outros, em particular aqueles relacionados à prática real da lei, estão sujeitos a regras e considerações especiais. E como essas regras afetam a gestão de documentos legais e confidenciais em uma prática jurídica?
A parceria com uma empresa especializada em gestão de documentos para ajudar a implementar e executar uma estratégia de transformação digital – em vez de delegar várias tarefas em sua equipe ou contratar funcionários em período integral – traz grandes benefícios para muitos escritórios de advocacia.
Um dos maiores casos de sucesso da Access é a parceria com o TRT-2 (Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região), o maior do país, que abrange a Grande São Paulo e a Baixada Santista. Em 2019, a Access digitalizou mais de 400 mil processos trabalhistas, arquivados e em tramitação, em apenas quatro meses.
“O projeto vai muito além da simples virtualização dos processos, uma vez que foi concebido para conferir elevado grau de otimização dos trabalhos realizados pelos servidores das unidades judiciárias de 1º grau e padronizar procedimentos, resultado do desenvolvimento de diversas rotinas automáticas que substituíram tarefas que, até então, eram realizadas manualmente pelas Secretarias nos sistemas SAP-1 (sistema manual) e PJe”, afirmou Eduardo Rocha, coordenador de Gestão Documental do TRT-2, em entrevista ao site Conjur.
Confidencialidade em primeiro lugar
Um advogado tem um dever absoluto de preservar as informações confidenciais de seu cliente. A maioria dos advogados é, portanto, bastante cautelosa sobre qualquer discussão ou revelação sobre seus clientes e os assuntos sobre os quais eles os representam.
Segundo, quando um cliente confia ao advogado alguma propriedade, sob qualquer forma – documentos, objetos físicos, dinheiro, o que for – o advogado tem o dever de protegê-la e preservá-la até que seja devolvida ao cliente ou até que seja de outra forma descartada, de acordo com os desejos do cliente.
Com relação à propriedade, mais uma vez, o cliente pode confiar ao advogado a posse de documentos valiosos, tesouros da família ou grandes somas de dinheiro. Em todos esses casos, o cliente só pode fazê-lo com confiança se tiver total confiança no advogado.
Confidencialidade e Governança da Informação
Ambas as funções afetam diretamente a manutenção de registros no setor jurídico. Considere o dever de confidencialidade. O arquivo do assunto para qualquer representação será preenchido com documentos do cliente, notas de discussões entre o cliente e o advogado e várias outras coisas que o cliente em praticamente todos os casos deseja manter em sigilo e que, claro, o advogado tem um dever de manter como confidencial.
Essa confidencialidade precisa ser impulsionada pelo sistema de gestão de documentos do escritório. As salas de arquivos devem ser protegidas fisicamente de maneira apropriada. Os sistemas eletrônicos de gestão de documentos devem ser seguros e devem ser empregadas permissões apropriadas para impedir o acesso não autorizado, mesmo pelos funcionários do escritório.
Medidas apropriadas também devem ser tomadas para evitar violações de dados e incidentes de segurança. Essa atenção à confidencialidade e segurança se estende à área de trabalho – não há lugar onde uma política de área de trabalho limpa seja mais importante que a mesa de um advogado.
E também se estende a sistemas de informações baseados na nuvem e outros fornecedores externos. Nos dois casos, o advogado tem o dever ético de garantir que o fornecedor esteja tomando as medidas necessárias para garantir que os registros sejam mantidos de maneira segura e protegida, protegida contra perdas e comprometimentos.
A integridade dos documentos
A proteção da propriedade e dos fundos dos clientes também afeta a gestão de documentos no setor jurídico, de várias maneiras. O advogado pode ter a posse de outras propriedades do cliente: registros comerciais originais ou duplicados, testamentos, títulos de propriedade e muitos outros tipos de registros e artefatos. Em muitas jurisdições, a participação do cliente se estende a todo o processo. Em qualquer caso, o fato de o advogado possuir os registros não confere a propriedade do advogado, nem prejudica a propriedade do cliente sobre eles.
Essa realidade impõe algumas obrigações ao advogado: o advogado não pode destruir a propriedade do cliente (como, por exemplo, o arquivo da questão ou duplicar registros fornecidos durante a descoberta), a menos e até que o cliente tenha consentido em sua destruição. Esse consentimento pode ocorrer por acordo, como na carta de compromisso, ou posteriormente.
Além disso, o advogado não pode presumir que a mera passagem do tempo, ou o fato de o advogado ter perdido o controle do cliente, dê origem ao direito de destruir propriedades antigas do cliente ou arquivos de matéria. Um entendimento claro com o cliente e um processo de gerenciamento sólido e eficaz para que os registros legais efetuem esse entendimento são, portanto, essenciais para o cumprimento dessas funções.
Como se pode constatar, o eficiente controle das informações faz com que a gestão de documentos no setor jurídico seja um grande desafio, mas que pode ser superado com um parceiro como a Access.
