Cada vez mais negócios na América Latina estão buscando criar um ambiente de trabalho digital e se livrar das pilhas de papéis acumuladas em pastas, caixas e gavetas espelhadas pelos mais diferentes departamentos. No entanto, essas práticas podem ser um desafio para as organizações que precisam incluir os dispositivos mobile em sua estratégia, bem como integrar a nuvem e escanear todos os seus arquivos existentes.
Em um artigo publicado no Herald Business Journal, a executiva do Office Efficiency Monika Kristofferson examinou o conceito do escritório com sem papel. Em sua análise, ela avalia que houve muitos avanços tecnológicos, como o surgimento do tablet e o aumento das funcionalidades da internet, porém, o ambiente de trabalho digital ainda é uma realidade distante.
Ela afirma que há anos há previsões de que vamos nos tornar uma sociedade livre de papéis, no entanto, é provável que a maioria dos escritórios hoje não sejam assim. Um dos maiores problemas que as empresas enfrentam é o uso dessa transição como uma maneira de organizar seus arquivos em vez de tornar suas operações mais efetivas.
Diante deste cenário, é importante que os negócios garantam que seu volume de papel está sob controle antes de considerar a adoção de uma nova solução. Além disso, é importante notar que existe uma porcentagem de documentos em papel que devem ser preservadas, mesmo depois de o documento já ter sido escaneado.
Ou seja, os escritórios sem papel ainda são uma realidade distante, portanto, é essencial que as empresas consigam manter a gestão de documentos físicos sob controle. Diante deste cenário, manter caixas e mais caixas de papéis se acumulando embaixo das mesas certamente não é a melhor opção.
Portanto, antes de dar início à digitalização dos seus arquivos, que tal começar a pensar em como melhorar seus processos em papel hoje? Veja a seguir como boas práticas de gestão documental podem fazer a diferença:
Mais espaço e redução de custos
Todas as empresas podem se beneficiar de boas práticas de gestão documental, e a primeira delas é certamente a otimização do espaço. Quando as organizações tiram a gestão documental de dentro do escritório, ganham espaço ou liberar os depósitos de documentos antigos para criar áreas dedicadas a setores mais estratégicos para o negócio, como vendas.
Isso também ajuda a manter os papéis organizados da melhor maneira possível, ajudando a melhorar o processo de negócios da empresa como um todo.
Além disso, finalmente, uma boa gestão documental, realizada por um fornecedor de qualidade, ajuda a garantir mais segurança às informações, protegendo-as de desastres naturais e falhas técnicas e humanas. Os serviços de armazenamento garantem que os documentos estão armazenados em locais seguros e com uma série de sistemas de alta tecnologia para garantir sua proteção.
Fornecedores de gestão documental garantem proteção completa contra desastres de qualquer natureza. Esse serviço ajuda a garantir que seus documentos permaneçam seguros em curto e longo prazo.
Finalmente, esses serviços ajudam também a reduzir custos da organização. Não há necessidade de dedicar espaços adicionais à gestão de documento e nem de contratar nenhum funcionário a mais para isso – nem mesmo gastar o tempo de seus funcionários atuais para a organização dos documentos em papel.
Para encontrar o melhor fornecedor de serviços de gestão de documentos físicos, as empresas precisam levar em consideração uma série de critérios, como experiência, investimento em tecnologia e atendimento adequado às suas necessidades. Os melhores fornecedores oferecem espaço em salas seguras monitoradas 24 horas e equipadas com sistemas de segurança contra incêndios e proteção contra desastres naturais, além de contar com profissionais especialistas capazes de atuar junto à empresa em processos de melhoria e redução de riscos de compliance.
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