Agir de forma proativa e não reativa. Esse é o princípio básico de um programa de gestão de documentos e informações, garantindo a acessibilidade e segurança dos dados nos processos internos, fazendo com que a informação circule dentro da empresa, o que resulta em mais agilidade e produtividade. Em resumo, em uma maior vantagem competitiva.
E as empresas brasileiras estão atentas à possibilidade de agregar mais vantagem competitiva aos seus negócios, agindo de forma proativa. Pesquisa realizada pela AIM (Association for Information and Image Management) e CENADEM (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação), aponta que 72% das empresas veem as tecnologias de ECM (Enterprise Content Management) e de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) como importantes para o sucesso de seus negócios.
A pesquisa também apontou que o setor de gestão eletrônica de documentos movimentou quase R$ 2 bilhões em 2017.
Documentos são fundamentais no dia a dia da empresa
Basta olhar à sua volta no escritório. Certamente você verá muitas pessoas envolvidas na criação e no compartilhamento de documentos, na sua atualização e no seu arquivamento. E essas são atividades críticas para o negócio?
A resposta é sim, como mostra uma pesquisa realizada com 500 líderes de negócio pela organização Business Performance Innovation (BPI) Network. Entre eles, 93% afirmaram ser dependentes de documentos para desempenhar suas tarefas e 83% disseram que nunca antes haviam produzido, compartilhado, gerenciado e distribuído um volume tão grande de documentos.
Nesse cenário é ideal para implantar um programa de gestão de documentos e informação, abrangendo todo o gerenciamento e administração de arquivos físicos e digitais durante todo o seu ciclo de vida. E assim, com políticas robustas de segurança, reduzir de forma inteligente a quantidade de papéis e documentos, prevenir a perda de documentos críticos, manter a conformidade e, claro, agregar inteligência aos dados de forma a otimizar suas operações e melhorar a tomada de decisão.
Mas como garantir que todos os documentos e o conhecimento que gere vantagem competitiva ou faça parte do capital intelectual da empresa sejam integrados em um programa de gestão de documentos e informações eficiente? Confira algumas das melhores práticas que vão garantir o sucesso do seu programa:
1 – Pensar de forma holística
Registros são mais do que simples documentos físicos. Documentos e registros em papel podem facilmente ser arquivados e destruídos quando chegam ao final do seu ciclo de vida. Mas o mesmo não acontece com formulários digitais, mensagens, e-mails ou publicações em redes sociais. Por isso, as práticas de gestão de documentos e informações devem identificar não só o ciclo de vida de cada documento, em qualquer formato – físico ou digital – mas também as normas para a sua destruição segura.
2 – Uso intuitivo
O programa de gestão de documentos e informações que será implantado em sua empresa deve ser fácil de usar, com dashboards e comando intuitivos, e políticas de uso muito claras, de modo a ser adotado por todos os funcionários. Os benefícios devem ser facilmente percebidos pelos usuários. Os responsáveis pela sua implantação devem trabalhar em conjunto com diversos setores da empresa, como RH e Financeiro – que produzem um grande volume de documentos – para definir políticas claras e concisas para que os colaboradores não tenham dúvidas sobre o seu funcionamento.
3 – Segurança em todo o ciclo de vida
O programa de gestão documental deve prever o armazenamento externo seguro para todos os arquivos físicos – em papel ou digitais e, quando eles chegarem ao final do seu ciclo de vida, prever a sua destruição segura mantendo a conformidade com normas e regulamentos.
Mas nem tudo deve estar baseado somente em tecnologia quando falamos em gestão de documentos e informações. Debbie Polishook, Group Chief Executive da Accenture Operations, destaca que “só a tecnologia não consegue fazer milagre. Empresas que buscam transformar suas operações precisam contar com uma abordagem holística e que integre processos de negócios e conhecimento de mercado, ingenuidade humana e tecnologias inteligentes. Assim, será possível alcançar a agilidade, flexibilidade e capacidade de resposta necessárias para impulsionar níveis superiores de tomada de decisão, resultados de negócios e experiências de clientes. Trata-se de responder rapidamente à mudança e ter confiança para seguir por um caminho desconhecido”.
Saiba como a Access pode ajudar a sua empresa a implantar o mais eficiente programa de gestão de documentos e informações, unindo tecnologia e processos de negócios, garantindo mais inteligência e vantagem competitiva para o negócio.
