Um dos maiores desafios para as empresas é gerenciar grandes volumes de documentos. Capturar as informações corretas, extrair dados de vários documentos e saber analisá-los é essencial para melhorar a tomada de decisões, e a gestão documental, que envolve a criação, digitalização, armazenamento e controle de documentos, está se tornando ainda mais importante com a chegada da LGPD.
Então, estar em conformidade com as novas regras de privacidade – com a forma com que esses dados são armazenados, manuseados e processados – é algo que precisa estar na pauta de todas as empresas.
A LGPD estabelece normas para coleta, tratamento, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais para todas as empresas que atuam no Brasil e órgãos públicos, e, uma das principais mudanças, é a obrigatoriedade dos titulares autorizarem o uso de suas informações, e isso não diz respeito unicamente a documentos digitais, mas também a documentos físicos.
LGPD e documentos físicos
A privacidade é um dos focos da lei, e as empresas devem ser totalmente transparentes e indicar exatamente o que será feito com as informações capturadas, sendo proibido o uso para qualquer outro fim que não seja o divulgado. Além disso, os titulares têm direito a consultar quais dados estão em poder das empresas e, se desejarem, exigir que sejam excluídos.
De acordo com o Art. 19. da LGPD, “a conformação de existência ou acesso a dados pessoais serão providenciados, mediante requisição do titular:
I – Em formato simplificado, imediatamente; ou
II – Por meio de declaração clara e completa, que indique a origem dos dados, a inexistência de registro, os critérios utilizados e a finalidade do tratamento, observados os segredos comercial e industrial, fornecida no prazo de até 15 (quinze) dias, contado da data do requerimento do titular”.
Isso implica na necessidade da implementação de um sistema de gestão de documentos que permita o fácil rastreamento das informações, além de eliminá-lo assim que não for mais necessário. Com isso, a análise do ciclo de vida do documento é essencial para atender às novas regras, automatizando o processo, assim como contar com uma estratégia de gestão de documentos, principalmente para lidar com documentos físicos. Afinal, é necessário controlar a quantidade de cópias de cada documento e saber onde estão arquivados.
Desafios da gestão de documentos
A LGPD, além das normas de segurança e guarda de informações, também é responsável por criar regras para retenção dos dados, obrigando às empresas que destruam essas informações quando não forem mais necessárias.
Entretanto, a maioria das empresas não sabe onde está esse conteúdo e quem está autorizado a acessá-lo, e esses talvez sejam os maiores desafios para atender às normas da LGPD. Então, é preciso prestar atenção a algumas questões:
- QUAIS SÃO OS SISTEMAS UTILIZADOS PELA EMPRESA?
- SEI ONDE ELES ESTÃO?
- QUAIS INFORMAÇÕES ESTÃO EM CADA UM DELES?
Se a resposta for “não sei” para qualquer uma dessas perguntas, então é preciso começar a pensar na integração desses sistemas e dados em uma plataforma única de gestão de documentos.
Esse pode ser o momento de analisar a contratação de uma empresa parceira e especializada na gestão de dados e documentos e ter certeza que está em conformidade com as regras da LGPD.
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