São várias as maneiras de perder quando o compliance não está em dia na sua empresa. Grandes multas e processos judiciais complexos são algumas das consequências sofridas por empresas que deixaram algo passar despercebido das exigências ou simplesmente escolheram viver em não conformidade.
Sua empresa geralmente segue as regras ou costuma quebrá-las? Na maioria das organizações existe uma mistura dos dois, no entanto, minimizar esse problema é essencial para o sucesso da organização em longo prazo, e uma cultura de compliance na gestão documental é o primeiro passo para isso.
Veja a seguir algumas práticas que podem ajudá-lo:
Insira compliance na cultura corporativa
Uma cultura corporativa reflete o que é mais valorizado no ambiente de trabalho. Ao tornar o compliance parte da lista de itens recompensados pelo C-Level, as organizações podem resolver boa parte dos seus problemas. Qualquer um pode tomar a decisão de estar em conformidade ou exigir que outros façam o mesmo.
É importante criar e manter uma cultura corporativa que abrace o compliance e construa uma gestão em conformidade com os fluxos de trabalho. Para isso, o primeiro passo é certificar-se de que existe um entendimento sólido de sua cultura organização atual, bem como os problemas existentes relacionados a compliance.
Em seguida, é necessário começar a ganhar a atenção dos departamentos, explicando o que está em jogo. Quando eles começarem a levar as melhores práticas e as regras a sério, é provável que todos os funcionários comecem a fazer o mesmo.
Isso pode até não solucionar todos os problemas relacionados a compliance, mas pode ajudá-lo a ver que os funcionários que não seguem as regras não são parte de um problema sistêmico tão grave que demande ações de reforço mais custosas.
Desenvolva políticas consistentes
As políticas relacionadas à gestão de informações precisam ser condizentes com as especificidades da empresa, levando em consideração documentos físicos e eletrônicos, independente de onde estejam: servidores, computadores, fitas de backup, dispositivos mobile e salas de arquivos. Também é importante contar com um cronograma para definir o que deve ser armazenado e copiado, como e por quanto tempo.
Isso é importante, pois permite entender onde estará cada arquivo, facilitando o acesso às informações quando solicitadas. A agilidade na busca por documentos, além de ser essencial para a área de compliance, também é fundamental para a execução segura e rápida dos processos de negócio como um todo.
Garanta uma experiência personalizada
São os funcionários que têm a capacidade de fortalecer ou enfraquecer uma cultura de compliance, portanto, é provável que eles precisem de treinamento e feedbacks constantes, bem como lembretes de por que é importante estar em conformidade com leis e padrões da indústria.
Diante deste cenário, é preciso criar uma atmosfera que promova o crescimento e a lealdade, por meio de um ambiente em que os funcionários saibam que a empresa está interessada no seu sucesso. Isso inclui a personalização dos níveis de risco de acordo com as tarefas de cada departamento e cada colaborador, dando a eles mais recursos para realizar seu trabalho.
Conte com soluções inovadoras
O uso de ferramentas e sistemas disponíveis permite que os funcionários aprendam e apliquem as políticas relacionadas à gestão documental. Para isso, contar com fornecedores especialistas na gestão de informações pode ser um grande diferencial na transformação da cultura corporativa.
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