O volume de produção de documentos, em todos as áreas de uma empresa, cresce de acordo com o aumento do volume de negócios, e também por conta de novas leis como, por exemplo, a entrada em vigor do eSocial. Por conta desses e de outros desafios, implantar uma estratégia de guarda de documentos eficiente, assegurando a conformidade com normas e prazos, não é uma tarefa simples. Mas é possível com uma boa política de gestão de documentos.
O emprego da correta política de gestão documental, que começa com a digitalização, passa pelo desenvolvimento da estratégia de guarda de documentos até chegar ao estágio de destinação final – descarte ou guarda permanente – é que vai oferecer dados e informações que vão apoiar a tomada de decisão. Além disso, vai garantir que a empresa atenda aos requisitos e prazos legais de retenção de documentos em todos os setores – RH, Financeiro, Jurídico etc.
A importância de uma correta estratégia de guarda de documentos
Identificar com exatidão qual deve ser o tempo de guarda de cada documento pode significar a diferença entre uma gestão documental eficiente e o pagamento de milhões em multas. Um exemplo clássico foi o problema enfrentado em 2006 pelo banco Morgan Stanley, multado em mais de US$ 15 milhões pela Securities and Exchange Comission norte-americana pela não entrega da cópia de milhares de e-mails e outros documentos relativos à auditoria sobre a IPO realizada no ano de 2000. Além da multa, o Morgan Stanley também se comprometeu a implantar políticas de preservação e compartilhamento de e-mails.
Exemplos como o do Morgan Stanley podem até levar algumas empresas a adotar uma política de “guarda eterna” de documentos, o que pode representar custos desnecessários e também um maior risco de vazamento de informações.
A Tabela de Temporalidade Documental na estratégia de guarda de documentos
A implantação da Tabela de Temporalidade Documental (TTD) permite identificar e avaliar o ciclo de vida de cada documento, estabelecendo os prazos de guarda e a sua destinação final. A meta é que cada área da empresa, independentemente do setor, assim como órgãos governamentais, tenham uma visão ampla de todos os documentos, podendo visualizar com facilidade as especificidades de cada um deles.
Com a correta estratégia de guarda de documentos e a elaboração de uma TTD, evita-se o acúmulo desnecessário de papeis e, também, com o risco de se desfazer de algum documento importante, evitando autuações no caso de auditorias ou processos, como no caso de não armazenamento de notas fiscais. Caso seja acusada de sonegação e não consiga comprovar que cumpriu a sua parte, emitindo uma nota fiscal, a empresa estará sujeita a multas por cada documento perdido ou destruído antes do tempo estabelecido de guarda.
De acordo com as necessidades de cada setor, outras informações podem ser adicionadas à Tabela de Temporalidade Documental, organizando todos os dados sobre cada documento de forma prática e fácil de ser visualizada.
O importante é contar com um parceiro com a expertise necessária para armazenar e gerenciar seus registros físicos e digitais, atendendo as regras específicas de cada setor, e também oferecer o serviço de destruição segura de documentos em papel e diversos tipos de mídia. Entre em contato com a Access e saiba como podemos ajudar a implantar uma eficiente estratégia de guarda de documentos.
