O Retorno Sobre Investimento de uma empresa pode aumentar de diversas maneiras, mas geralmente é diminuindo os custos e aumentando os ganhos. Esse conceito pode ser facilmente aplicado dentro de tarefas mais burocráticas e morosas. Como aumentar o ROI da gestão e de guarda de documentos A resposta é simples: modernizando processos e aplicando inovações a esse trabalho.
Para isso, o CEO deve observar alguns aspectos importantes:
- Qual a área usada para o armazenamento de arquivos?
- Processos que envolvem documentos estão obedecendo prazos?
- A procura e organização de arquivos está prejudicando a produtividade?
- Informações importantes que estavam no acervo foram perdidas?
- Já ocorreu vazamento de informações provocado pelo acesso indevido?
Essas são algumas perguntas que apontam problemas causados pela gestão antiquada de documentos. Entenda:
Processos mais modernos oferecem otimização de tempo e trabalho
Ao modernizar a gestão de documentos da empresa, você vai promover uma série de benefícios consequentes da localização mais rápida de arquivos e melhor organização dos mesmos. A gestão apoiada em um bom sistema com o uso da tecnologia, favorece a realização de outras tarefas no período, vai abrir espaço para que a produção seja maior e melhor. Assim, o ROI de gestão e de guarda de documentos cresce de maneira consistente.
Dentre algumas das melhorias trazidas pelo uso da tecnologia na gestão de arquivos, estão:
- Descarte seguro de documentos obsoletos;
- Simplificação de processos burocráticos, como avaliação e aprovação de contratos;
- Definição de perfis de acesso;
- Aumento da segurança com o uso de senhas;
- Agilização de fluxos de trabalho;
- Diminuição de cópias e da necessidade do uso de papel;
- Otimização do espaço físico;
- Redução da incidência de problemas respiratórios causados pelo acúmulo de poeira presente nos arquivos.
Tecnologia favorecendo a maximização do ROI
Existem à disposição hoje no mercado uma série de serviços e soluções que baseados na tecnologia e no uso inteligente do espaço, promovem o aumento do ROI de gestão e de guarda de documentos.
A digitalização, o uso de sistemas inteligentes para localização de arquivos, infraestrutura programada para avisar sobre intempéries climáticas que possam prejudicar documentos físicos, entre uma série de outros benefícios, justificam o investimento em empresas que trabalham com a gestão e guarda de arquivos.
O aumento de produtividade e melhor aproveitamento das horas trabalhadas dos funcionários são consequências da abordagem tecnológica voltada para algo tão recorrente e que está presente em todas as empresas: o grande volume de informações a serem armazenadas.
A solução não depende só de máquinas; para que funcione bem, é preciso que a empresa que assumirá a responsabilidade da gestão e guarda de documentos tenha profissionais preparados para lidar com dados sensíveis e consigam fazer a classificação e armazenamento da maneira correta, preservando a integridade dos documentos e indexando de maneira que essas informações possam ser facilmente localizadas.
A Access conta com o melhor das duas frentes de trabalho: um sistema intuitivo, fácil de ser usado sem abrir mão da segurança, e colaboradores atentos, com a experiência e cuidados necessários para digitalizar e armazenar os arquivos da sua empresa da melhor forma. Conheça os serviços que a empresa oferece
