Modernize seus processos e aumente o ROI de gestão e de guarda de documentos

O Retorno Sobre Investimento de uma empresa pode aumentar de diversas maneiras, mas geralmente é diminuindo os custos e aumentando os ganhos. Esse conceito pode ser facilmente aplicado dentro de tarefas mais burocráticas e morosas. Como aumentar o ROI da gestão e de guarda de documentos A resposta é simples: modernizando processos e aplicando inovações a esse trabalho.

Para isso, o CEO deve observar alguns aspectos importantes:

  • Qual a área usada para o armazenamento de arquivos?
  • Processos que envolvem documentos estão obedecendo prazos?
  • A procura e organização de arquivos está prejudicando a produtividade?
  • Informações importantes que estavam no acervo foram perdidas?
  • Já ocorreu vazamento de informações provocado pelo acesso indevido?

Essas são algumas perguntas que apontam problemas causados pela gestão antiquada de documentos. Entenda:

Processos mais modernos oferecem otimização de tempo e trabalho

Ao modernizar a gestão de documentos da empresa, você vai promover uma série de benefícios consequentes da localização mais rápida de arquivos e melhor organização dos mesmos. A gestão apoiada em um bom sistema com o uso da tecnologia, favorece a realização de outras tarefas no período, vai abrir espaço para que a produção seja maior e melhor. Assim, o ROI de gestão e de guarda de documentos cresce de maneira consistente.

Dentre algumas das melhorias trazidas pelo uso da tecnologia na gestão de arquivos, estão:

  • Descarte seguro de documentos obsoletos;
  • Simplificação de processos burocráticos, como avaliação e aprovação de contratos;
  • Definição de perfis de acesso;
  • Aumento da segurança com o uso de senhas;
  • Agilização de fluxos de trabalho;
  • Diminuição de cópias e da necessidade do uso de papel;
  • Otimização do espaço físico;
  • Redução da incidência de problemas respiratórios causados pelo acúmulo de poeira presente nos arquivos.

Tecnologia favorecendo a maximização do ROI

Existem à disposição hoje no mercado uma série de serviços e soluções que baseados na tecnologia e no uso inteligente do espaço, promovem o aumento do ROI de gestão e de guarda de documentos.

A digitalização, o uso de sistemas inteligentes para localização de arquivos, infraestrutura programada para avisar sobre intempéries climáticas que possam prejudicar documentos físicos, entre uma série de outros benefícios, justificam o investimento em empresas que trabalham com a gestão e guarda de arquivos.

O aumento de produtividade e melhor aproveitamento das horas trabalhadas dos funcionários são consequências da abordagem tecnológica voltada para algo tão recorrente e que está presente em todas as empresas: o grande volume de informações a serem armazenadas.

A solução não depende só de máquinas; para que funcione bem, é preciso que a empresa que assumirá a responsabilidade da gestão e guarda de documentos tenha profissionais preparados para lidar com dados sensíveis e consigam fazer a classificação e armazenamento da maneira correta, preservando a integridade dos documentos e indexando de maneira que essas informações possam ser facilmente localizadas.

A Access conta com o melhor das duas frentes de trabalho: um sistema intuitivo, fácil de ser usado sem abrir mão da segurança, e colaboradores atentos, com a experiência e cuidados necessários para digitalizar e armazenar os arquivos da sua empresa da melhor forma. Conheça os serviços que a empresa oferece