Atitudes aparentemente inofensivas no dia a dia como armazenar anexos nas mensagens do sistema de correio eletrônico ou descentralizar o arquivamento de documentos, podem levar a um desgaste na busca por informações, seja por conta de um cliente que já saiu da empresa, ou por um profissional que já não faça mais parte do quadro de funcionários, ou ainda algo que esteja perdido em meio à falta de organização das pastas do arquivo físico.
Neste contexto, a digitalização de documentos atua para disponibilizar os arquivos de uma empresa de uma forma mais fácil, rápida e que exige muito menos espaço físico, facilitando a busca de documentos por meio de pesquisas que podem ser feitas por data, campos-chave e pelo próprio conteúdo do arquivo, por exemplo. Com isso, os profissionais criam o hábito de usar o mesmo padrão de armazenamento dos documentos que estão trabalhando e, assim, qualquer funcionário pode localizar um arquivo, otimizando as condições de trabalho e o que é oferecido para o cliente.
Outro benefício da digitalização dos documentos é facilitar para o profissional no momento da criação de um material, que pode se basear em arquivos semelhantes para produzir outros documentos, usando-o como referência. Com essa prática, é possível agilizar todo o processo de uma empresa, que oferecerá um trabalho mais completo e de qualidade para o cliente.
