Apesar de vivermos em uma época em que digitalização é uma palavra cada vez mais utilizada pelas empresas, o RH ainda é um departamento em que o papel continua em destaque. Entretanto, se essa documentação não for gerenciada de maneira eficiente, pode levar a riscos legais significativos e, consequentemente, a custos indesejados.
Essa possível falta de documentação ou da devida manutenção de registros funcionais, além de causar problemas jurídicos e trabalhistas, torna o RH ineficiente. Estudo da Software Advice mostrou que uma equipe de RH pode gastar em média 6 horas por semana procurando fisicamente documentos em papel e outras 8 horas usando-os em relatórios. Para piorar esse quadro, de acordo com o IDC, esse trabalhador encontra todos os documentos que precisa apenas em 56% das vezes.
Isso é facilmente explicado devido ao grande número de documentos que os departamentos de RH são responsáveis. Ou seja, perder documentos faz parte da rotina do RH, mas isso pode ser evitado.
A digitalização do RH
O estudo da Software Advice também mostrou que 91% dos entrevistados afirmaram que usar uma solução digital de gerenciamento de documentos ajudou na localização de documentos, e 84% disseram que o processo de criação de relatórios foi simplificado. Dessa forma, é crescente o número de empresas que buscam a ajuda da transformação digital para melhorar seus processos, e a escolha da plataforma de RH ideal é fundamental para essa empreitada. Para isso, alguns passos precisam ser seguidos:
Identificar metas e prioridades
Qualquer processo de transformação só tem sucesso quando metas e prioridades forem bem especificadas. Mas não basta resolver apenas os problemas do RH, é preciso que a solução também torne o trabalho dos colaboradores mais eficiente.
Integração entre departamentos
RH e departamento de TI precisam caminhar lado a lado. A TI é responsável por buscar o melhor fornecedor e analisar os aspectos técnicos da transformação para que a implementação seja eficiente, e isso só é possível se houver integração entre as áreas.
Especificações
Com as metas e prioridades já conhecidas, as especificações necessárias para o projeto precisam ser listadas, e aí a integração entre RH e TI fica mais clara, pois os departamentos precisam trabalhar em conjunto para buscar a solução que melhor atenda as necessidades da empresa.
Questões ligadas à segurança da informação e conformidade, principalmente em relação à LGPD, também precisam ser levadas em consideração na hora de digitalizar o RH.
Reduzir custos e tempo de trabalho
Um RH lida com diversos tipos de documentos e formulários, assim uma solução digital fornece o contexto necessário, por meio de tags, para que dados sejam encontrados facilmente – mesmo que o documento físico esteja arquivado incorretamente.
De acordo com o Gartner, uma plataforma de gerenciamento de documentos permite que documentos “perdidos” sejam rapidamente encontrados, resultando em um aumento de produtividade de mais de 15%. A automação dos processos de RH também contribui para um maior controle dos prazos de retenção desses documentos, avisando quando eles podem ser arquivados ou excluídos.
A adoção dessa solução também permite a criação de um repositório central de documentos de RH, preparando a empresa para a implementação de tecnologias disruptivas como RPA (automação de processos robóticos), Machine Learning, e Inteligência Artificial (IA) de modo a tornar o RH ainda mais eficiente.
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