Administrar uma empresa é uma tarefa bastante complexa. É preciso lidar com assuntos que fogem do core business, como a armazenagem de documentos. Além de ter que enfrentar os grandes desafios de um mercado extremamente competitivo.
E essa é uma questão fundamental para o sucesso dos negócios, afinal, manter os documentos organizados e armazenados corretamente torna processos de trabalho mais eficientes e os funcionários mais produtivos.
Entretanto, muitas empresas preferem guardar elas mesmas as pilhas de documentos apenas por desconhecer os benefícios de contratar uma empresa especializada na armazenagem de documentos ou por acreditarem que o processo seja simples.
Benefícios de contar com um serviço de armazenagem de documentos especializado
Claro, é possível que a própria empresa cuide da gestão de seus documentos e seu armazenamento, mas, qualquer erro pode ocasionar na perda de registros importantes e gerar multas por não cumprir com normas regulatórias.
E essa guarda se torna ainda mais complexa e cara à medida que o número de documentos aumenta. Ou seja, chega um momento que não dá mais pra ficar armazenando tudo em arquivos de metal ou ocupando espaços do escritório que podem ser melhor utilizados. Então, pode ter chegado o momento de contratar um especialista.
Gestão profissional
Ao migrar documentos para uma empresa de armazenagem de documentos especializada, o trabalho de gestão passa a ser realizado por profissionais experientes, que baseiam seus processos nas melhores práticas do mercado.
Ou seja, eles pegam os documentos e os organizam, classificando cada um deles por data, tema, nome, relevância e qualquer outro fator relevante. Esses documentos, então, podem ser digitalizados para tornar seu acesso mais fácil por meio de uma plataforma de gestão de documentos.
Documentos em segurança
A armazenagem de documentos é realizada em ambientes climatizados, monitorados 24 horas por dia e com dispositivos de segurança implementados para evitar que desastres naturais (inundações ou incêndios, por exemplo) os destruam. Além disso, o acesso ao depósito é controlado para impedir furtos de informação.
Espaço no escritório
Ao migrar para um serviço de armazenagem de documentos externo, o espaço antes utilizado pode ser redimensionado para melhorar o ambiente de trabalho e receber clientes e, também, para se preparar para o crescimento da empresa, que pode exigir novos funcionários, equipamentos, etc., ou seja, o espaço pode ser utilizado com mais inteligência.
Redução de custos
Manter documentos armazenados internamente exige das empresas, além do espaço físico para os arquivos, a contratação de pessoal para realizar a gestão dos registros, além de preparar as salas para acondicionar corretamente esses documentos. Além disso, é preciso analisar o tempo gasto para encontrar um documento. Pesquisa da PwC mostra que os funcionários podem levar até 50% do tempo de trabalho procurando documentos.
Com a armazenagem de documentos profissional, essas horas são melhor aproveitadas para que eles se dediquem aos negócios da empresa.
Serviços agregados
Além da guarda de documentos, as empresas terceirizadas oferecem outros serviços muito úteis, como a digitalização de documentos físicos e destruição de documentos de acordo com os prazos de retenção estipulados para cada tipo de registro.
Em um mercado cada vez mais competitivo, as empresas têm a obrigação de otimizarem suas operações, isso inclui usar cada metro quadrado do escritório de maneira inteligente, mantendo o caos da gestão de documentos físicos distante.
A armazenagem de documentos profissional contribui para que essas empresas mantenham seus registros organizados e seguros, além de garantir acesso rápido e fácil a qualquer documento.
Dessa forma, além de manter o espaço de trabalho organizado, as informações estão guardadas em segurança e seguindo todas as normas de conformidade vigentes, reduzindo riscos e permitindo que a empresa se dedique unicamente aos seus negócios.
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