O conceito de transformação digital está cada vez mais presente nas empresas latino-americanas. Dados do IDC divulgados no fim do último ano mostram que em 2020, 40% das 3 mil principais empresas da região vão ver que a maioria dos seus negócios dependem da sua capacidade de criar produtos, serviços e experiências melhoradas digitalmente. Além disso, 50% da receita de fornecedores de serviços na nuvem vai ser intermediada por parceiros de negócios.
No entanto, a taxa de adoção de processos digitais ainda é considerada lenta na região. No caso da digitalização de documentos, por exemplo, muitas empresas ainda não conseguiram ver o valor desse serviço, e muitos permanecem hesitantes em tomar os próximos passos para implementar esse processo.
A digitalização das informações, no entanto, é importante para melhorar o processo decisório, tornando as empresas mais ágeis e eficientes. O período atual é favorável para dar início ao processo de digitalização, pois muitas empresas estão começando a fazer a transição dos documentos para a era digital, em especial as empresas mais progressivas e de grande porte.
Essas organizações vão facilitar o caminho para as outras organizações, na medida em que o papel começar a se tornar menos necessário em seus processos de negócio.
Veja a seguir por que o papel acaba deixando as empresas restritas em seu processo de tomada de decisão:
Papéis tornam as decisões são mais lentas
E se alguém da sua equipe precisa de um arquivo? Claro que, por sorte, ele pode estar na gaveta da sala ao lado, porém, também é possível que ele esteja em algum outro departamento que você não sabe qual é. Pode ser que você leve um dia para encontrá-lo ou até um mês. E se você precisar dele agora?
Lidar com pastas que contém dezenas de documentos um em cima do outro ou caixas que contenham centenas de informações pode ser extremamente exaustivo, especialmente se você depender delas para encontrar os dados necessários para tomar decisões relacionadas ao negócio.
O papel gera ineficiências
Documentos em papel acabam gerando uma série de ineficiências, criando mais trabalho para você e outros funcionários devido à adição de múltiplas camadas ao processo da organização. Além disso, o que acontece se você for notificado de que vai ser auditado? Em uma grande empresa essa tarefa pode ser um desafio que requer tempo e exige a contratação de funcionários temporários para dar conta do trabalho.
Lidar com documentos em papel é uma tarefa desafiadora que pode ocupar até 60% das suas horas diárias. Imagine o que você poderia fazer se pudesse alocar apenas 30% desse tempo para iniciativas mais estratégicas e realmente ligadas à tomada de decisões.
Quando você conta com documentos digitalizados, por outro lado, acaba tendo mais liberdade e agilidade para tomar decisões embasadas por informações precisas. Veja a seguir como a digitalização torna suas decisões mais rápidas e eficientes:
Documentos digitalizados facilitam a busca
Nada de ficar dias buscando documentos. Quando suas informações estão digitalizadas, você tem acesso a tudo em apenas alguns cliques. Com as inovações contínuas na tecnologia para a força de trabalho atual, seus funcionários estão mais conectados do que nunca, e a digitalização facilita o envio e o compartilhamento de documentos de maneira segura entre diferentes departamentos e unidades, garantindo a precisão e a acessibilidade dos dados.
Tudo o que você precisa fica a apenas alguns cliques de distância a qualquer momento e de qualquer lugar. Assim, você pode cortar pela metade o tempo que dedica hoje à gestão de documentos. Com processos puramente digitais, você pode controlar tudo de qualquer dispositivo, com um processo de criação automatizado e simples.
Garanta mais segurança
As informações de uma empresa podem ser sensíveis, especialmente quando o assunto são os dados de clientes e funcionários. Uma governança de dados adequada pode reduzir riscos e ajudar no controle de quem tem acesso aos dados e quem pode usá-los e modificá-los.
Ganhe mais efetividade em suas decisões
Mesmo que apenas um departamento seu passe a usar a nuvem para a gestão documental, o impacto vai ser sentido em toda a organização. Considere o RH, por exemplo. Quando este departamento consegue se libertar de suas tarefas tediosas relacionadas à gestão de papéis, podem dedicar mais tempo às iniciativas estratégicas, ajudando o negócio e os funcionários a crescerem dentro de suas funções.
Além disso, os documentos digitalizados ajudam a gerir as informações de maneira adequada para cumprir regulamentações e padrões da indústria, facilitando alterações em documentos novos e existentes e ajudando a mantê-los atualizados e consistentes.
A Access emprega profissionais altamente qualificados e scanners de última geração para transformar informações originalmente criadas em meios físicos em arquivos digitais, possibilitando o armazenamento digital de grandes volumes em um ambiente seguro e acessível por computador. Conheça o serviço de digitalização de documentos.
