O crescimento de soluções na nuvem, o aumento da quantidade de documentos que hoje pode ser criada diretamente em formatos digitais e os avanços tecnológicos facilitaram o caminho das empresas em direção à transformação digital e ao uso cada vez menor de papel.
Dados do IDC divulgados em 2017 mostram que, para 2020, a maioria dos negócios de 40% das 3 mil empresas mais importantes da América Latina vão depender de sua capacidade de criar produtos, serviços e experiências digitais e, ainda em 2017, duas em cada cinco empresas já vão ter equipes dedicadas à transformação digital.
No entanto, ainda é comum encontrarmos resistência à digitalização de documentos, com uma preferência forte pelos documentos físicos. Confira a seguir algumas sugestões para obter mais retorno do seu investimento em digitalização de documentos:
Preste atenção ao processo de escaneamento
Não importa se um documento foi escaneado por você ou por um fornecedor, é essencial que ele fique disponível a todos os envolvidos nos processos de negócio ao qual foi direcionado. A principal vantagem de contar com documentos digitalizados é o acesso rápido e mais eficiente que o físico – você não vai precisar digitalizar a mesma informação da próxima vez, pois esta já vai estar disponível.
Veja alguns requisitos que você deve seguir para uma solução que elimine papel e automatize processos:
- Insira os papéis e os documentos digitais mesmo ponto em que começam a fazer parte dos processos corporativos. Nesse estágio, a informação necessárias dos documentos deve ser extraída com o uso de soluções e aprendizado de máquina.
- Automatize os fluxos de trabalho, bem como a distribuição de documentos, o roteamento, a aprovação, o rastreamento e o preenchimento. O fluxo de trabalho deve incluir dados extraídos dos documentos para as aplicações de negócio, que devem poder ser acessados a qualquer momento, de qualquer dispositivo, por meio de links para documentos distribuídos em espaços de arquivamento digital, eliminando a necessidade de imprimir ou copiar documentos
- Assinaturas digitais reduzem ou eliminam a necessidade de criar documentos em papel. Sua solução deve ser capaz de usar formulários digitais internos e externos. Assinaturas digitais são importantes para evitar a impressão de documentos para assinatura, reduzindo custos.
- Implemente notificações quando um documento é escaneado e está disponível e simplifique o processo de upload e roteamento.
Governança da informação
Toda empresa deve contar com um programa de retenção e precisa segui-lo. Uma das melhores maneiras de tirar maior proveito da digitalização de documentos na empresa é seguir um cronograma de retenção.
É importante que seu programa de governança ajude-o a reduzir a quantidade de papel, portanto, se documentos digitais forem aceitos pelas agências regulatórias e auditoras, considere fazer a troca de versões digitais para versões em papel.
Apesar de ser impossível se livrar completamente do papel no escritório, não há razões para não tirar proveito dos serviços de digitalização de documentos para reduzir a quantidade de folhas espalhadas pelo escritório, reduzir custos e melhorar processos de negócio.
A Access emprega profissionais altamente qualificados e scanners de última geração para transformar informações originalmente criadas em meios físicos em arquivos digitais, possibilitando o armazenamento digital de grandes volumes em um ambiente seguro e acessível por computador. Conheça o serviço de digitalização de documentos.
