A digitalização de documentos é uma prática inteligente e alinhada à realidade atual, na qual o papel está sendo substituído pelas telas de computadores e smartphones. Ao digitalizar o que é importante na sua empresa, você está melhorando acesso à informação e dando mais proteção a essas informações.
Além dessas vantagens, é possível maximizar seu investimento em digitação ainda mais. Com as práticas corretas, essa decisão pode trazer um retorno ainda maior para a empresa em termos de custos mais baixos e melhor produtividade. Confira.
Facilite o cruzamento de dados
Mais do que digitalizar arquivos e gráficos, priorize um método de organização que facilite a comparação e cruzamento dessas informações. Quando possível, armazene planilhas em formato editável, para que a atualização possa ser feita concentrando, por exemplo, números de 10 anos de faturamento da empresa em um documento só.
A maior acessibilidade vai facilitar o trabalho de CEOs e diretores, otimizando tempo e viabilizando decisões que fortaleçam o crescimento da organização.
Aumente a transparência e selecione o acesso
Para maximizar o investimento em digitalização, aproveite a facilidade de organização que essa ferramenta oferece para aumentar a transparência de informações interessantes aos funcionários. Mostrar o andamento do lucro pode ser motivador quando há a bonificação de participação de lucros na empresa.
Ao mesmo tempo, selecione quem pode acessar arquivos sensíveis e que contenham informações que podem prejudicar a organização se caírem em mãos erradas. A digitalização permite o uso de senhas, para garantir que apenas pessoas autorizadas podem ter conhecimento de alguns documentos.
Delegue mais responsabilidades e aumente a eficiência
A gestão de projetos pode ser melhor distribuída com o fácil acesso aos documentos. A digitalização possibilita que outros funcionários possam tomar pequenas decisões e ter autonomia sobre o próprio trabalho. Com essa vantagem, é possível delegar responsabilidades e distribuir funções entre outros empregados.
Delegar responsabilidades também ajuda quando houver necessidade de mudanças internas ou quando o gestor não estiver presente. Os colaboradores têm a capacidade e a base de informações necessária para tomar providências e ganhar tempo durante uma viagem do diretor da equipe. Como consequência, esses profissionais podem ser mais eficientes e apresentarem resultados melhores e mais produtivos.
Facilite a distribuição de conteúdo
Essa é uma cena comum: vai começar uma reunião em 20 minutos e os envolvidos estão imprimindo relatórios, tirando cópias e buscando informações para embasar argumentos ou acompanhar a discussão da pauta.
Imagine agora esses documentos todos em formato digital, acessados pelo celular: uma economia grande de papel e tempo, não é mesmo? Além disso, esses registros podem receber anotações colaborativas, alinhando as participações de todos e tornando a reunião mais rica e proveitosa.
Facilite o acesso a esses dados, distribua-os por aplicativos de mensagem ou e-mail quando necessário, e ganhe em produtividade e redução de custos.
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