A quantidade de documentos que o departamento de recursos humanos produz é um grande desafio para as empresas, especialmente no caso das grandes empresas, em que o número expressivo de funcionários gera um trabalho ainda maior na gestão documental. São vários documentos que as organizações precisam manter por longos períodos de tempo, como FGTS e Guia de Recolhimento, que têm prazo de guarda de 30 anos.
Dedicar uma sala dentro da empresa para guardar pilhas e mais pilhas de papel pode até parecer a opção menos custosa, no entanto, a economia gerada não compensa os gastos em termos de espaço, preservação dos arquivos e funcionários dedicados à organização e à busca das informações. Ou seja, o acúmulo de papel dentro da empresa pode acabar sendo uma alternativa muito mais custosa e prejudicial para a produtividade do setor de recursos humanos, que perde em agilidade e corre uma série de riscos de compliance.
Veja a seguir algumas razões por que o excesso de papel é uma ameaça à produtividade do RH:
A gestão documental, especialmente a manutenção de compliance, pode ser uma tarefa árdua quando o departamento de RH precisa lidar com o armazenamento e a gestão de grandes volumes de arquivos em papel. É importante que informações consideradas sensíveis fiquem em pastas separadas para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso.
Para tirar essa preocupação de dentro da empresa, o investimento em serviços de guarda e gestão documental pode trazer alto retorno de investimento. Ao tirar de dentro da organização a tarefa de gerir a grande quantidade de documentos produzida pelo RH, a empresa pode alocar melhor seus recursos, tanto em termos de espaço quanto de mão de obra.
Um serviço de digitalização de documentos também pode fazer a diferença, pois é capaz de consolidar os arquivos de funcionários em um único local, reduzindo consideravelmente a complexidade da gestão de documentos. Basta adicionar controles de acesso para garantir que apenas usuários do departamento de RH e gerentes possam ver alguns documentos com informações de funcionários para já prevenir uma série de ameaças de segurança.
As auditorias podem ser períodos extremamente estressantes para o RH quando a gestão de documentos de funcionários é feita em papel. Muitas empresas usam apenas planilhas para acompanhar a obrigatoriedade de documentos e a necessidade de destruí-los. Pode até parecer uma maneira lógica de preparar-se para auditorias, mas certamente, na medida em que o número de funcionários crescer, vai se tornar insustentável.
Com documentos armazenados de maneira eletrônica, a equipe de RH pode se beneficiar de sistemas que mantêm todas as informações em um só lugar, categorizadas por dados como nome, número de registro, localização, departamento, tipo de documento e data de expiração. Assim fica mais fácil gerar relatórios para ver exatamente quais documentos estão faltando e entender quais precisam de renovação.
Uma boa estratégia de guarda e gestão documental ajuda o departamento de RH a manter o gerenciamento simples e ágil, reduzindo riscos e facilitando o acesso às informações necessárias. Quando isso acontece, é mais fácil identificar irregularidades e processos problemáticos na gestão de RH.
O serviço de guarda e gestão documental e o serviço de digitalização de documentos da Access são ideais para dar mais agilidade e aumentar a produtividade do departamento de RH, garantindo a segurança e a disponibilidade das informações
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