A quantidade de documentos que o departamento de recursos humanos produz é um grande desafio para as empresas, especialmente no caso das grandes empresas, em que o número expressivo de funcionários gera um trabalho ainda maior na gestão documental. São vários documentos que as organizações precisam manter por longos períodos de tempo, como FGTS e Guia de Recolhimento, que têm prazo de guarda de 30 anos.
Dedicar uma sala dentro da empresa para guardar pilhas e mais pilhas de papel pode até parecer a opção menos custosa, no entanto, a economia gerada não compensa os gastos em termos de espaço, preservação dos arquivos e funcionários dedicados à organização e à busca das informações. Ou seja, o acúmulo de papel dentro da empresa pode acabar sendo uma alternativa muito mais custosa e prejudicial para a produtividade do setor de recursos humanos, que perde em agilidade e corre uma série de riscos de compliance.
Veja a seguir algumas razões por que o excesso de papel é uma ameaça à produtividade do RH:
Gerenciamento de alta complexidade
A gestão documental, especialmente a manutenção de compliance, pode ser uma tarefa árdua quando o departamento de RH precisa lidar com o armazenamento e a gestão de grandes volumes de arquivos em papel. É importante que informações consideradas sensíveis fiquem em pastas separadas para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso.
Para tirar essa preocupação de dentro da empresa, o investimento em serviços de guarda e gestão documental pode trazer alto retorno de investimento. Ao tirar de dentro da organização a tarefa de gerir a grande quantidade de documentos produzida pelo RH, a empresa pode alocar melhor seus recursos, tanto em termos de espaço quanto de mão de obra.
Um serviço de digitalização de documentos também pode fazer a diferença, pois é capaz de consolidar os arquivos de funcionários em um único local, reduzindo consideravelmente a complexidade da gestão de documentos. Basta adicionar controles de acesso para garantir que apenas usuários do departamento de RH e gerentes possam ver alguns documentos com informações de funcionários para já prevenir uma série de ameaças de segurança.
Desafios dos relatórios de auditoria
As auditorias podem ser períodos extremamente estressantes para o RH quando a gestão de documentos de funcionários é feita em papel. Muitas empresas usam apenas planilhas para acompanhar a obrigatoriedade de documentos e a necessidade de destruí-los. Pode até parecer uma maneira lógica de preparar-se para auditorias, mas certamente, na medida em que o número de funcionários crescer, vai se tornar insustentável.
Com documentos armazenados de maneira eletrônica, a equipe de RH pode se beneficiar de sistemas que mantêm todas as informações em um só lugar, categorizadas por dados como nome, número de registro, localização, departamento, tipo de documento e data de expiração. Assim fica mais fácil gerar relatórios para ver exatamente quais documentos estão faltando e entender quais precisam de renovação.
Uma boa estratégia de guarda e gestão documental ajuda o departamento de RH a manter o gerenciamento simples e ágil, reduzindo riscos e facilitando o acesso às informações necessárias. Quando isso acontece, é mais fácil identificar irregularidades e processos problemáticos na gestão de RH.
O serviço de guarda e gestão documental e o serviço de digitalização de documentos da Access são ideais para dar mais agilidade e aumentar a produtividade do departamento de RH, garantindo a segurança e a disponibilidade das informações
