Saiba por que você deve digitalizar os documentos dos funcionários

Informações corporativas são ativos importantes, que devem ser gerenciados da forma mais eficiente, segura e prática para garantir a conformidade e a produtividade do negócio. No caso do Recursos Humanos, especialmente, é importante que essas informações sejam digitalizadas, pois a área lida com uma enorme quantidade de informações sensíveis de funcionários que são essenciais para o andamento do negócio, além de oferecerem um risco constante devido ao seu alto valor.

Considere que um funcionário dentro da empresa gera documentos como holerite, contrato de trabalho, comprovante de depósito do FGTS, INSS, e muitos outros, que devem ser gerados e arquivados. Além disso, existem outros documentos gerados por uma empresa como, por exemplo, os comprovantes de tributos e impostos, contratos de negócio, dentre outros. Os documentos perdidos ou incompletos podem levar a perdas financeiras para as instituições, já que, por lei, existem prazos a serem seguidos antes do descarte desses arquivos.

A digitalização traz vantagens como:

• Atender a solicitações dos demais departamentos com rapidez – Com os prontuários dos funcionários digitalizados é possível que qualquer pedido seja atendido com poucos cliques;
• Localizar com facilidade informações solicitadas por órgãos governamentais;
• Liberar espaço físico ocupado pelos arquivos;
• Reduzir custos com a manutenção de espaço físicos;
• Melhorar o controle sobre a documentação;
• Aumentar a produtividade;
• Evitar multas trabalhistas por conta de perdas de informações;
• Estar munido de informações, como por exemplo, comprovantes de folha de ponto ou holerites, em caso de um processo trabalhista;
• Compartilhar acesso com identificação;
• Dar mais segurança para gerenciar informações sensíveis;
• Reduzir o extravio de documentos;
• Diminuir a quantidade de papel;
• Facilitar o armazenamento.

Além disso, a digitalização também gera uma economia de custos, e esse valor pode ser investido em outras áreas do departamento, como a adoção de outras ferramentas e softwares que facilitem o fluxo de trabalho. Ou ainda na contratação de mais um funcionário.

A Access emprega profissionais altamente qualificados e scanners de última geração para transformar informações originalmente criadas em papel, microfilmes e microfichas em arquivos digitais, possibilitando o armazenamento digital de grandes volumes de documentos em um ambiente seguro e acessível por computador, além de utilizar diversas tecnologias que garantem a qualidade na digitalização como o uso de assinatura digital padrão ICP-Brasil, OCR (Optical Character Recognition) – reconhecimento de caracteres a partir de um arquivo de imagem e ICR (Intelligent Character Recognition) – reconhecimento de caracteres manuscritos.

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