Os eventos recentes, devido à pandemia de COVID-19, aceleraram um movimento que já vinha crescendo, e ainda mais empresas passaram a buscar opções para digitalizar seus documentos. Isso trouxe à tona desafios enfrentados há algum tempo e que se tornaram ainda mais urgentes. Há várias prioridades que precisam de uma atenção extra na hora de reduzir processos baseados em papel.
Ainda assim, alguns fatores têm levado as empresas em direção às soluções digitais e para explorar como a digitalização pode reduzir custos e o tempo da equipe.
Gaste seu tempo com sabedoria
O primeiro fator é fruto de umas das maiores dificuldades enfrentadas pelas equipes de gestão de documentos: a falta de capacidade de se adaptar às necessidades da empresa. Frequentemente, essas equipes precisam “fazer mais com menos”, o que torna importante entender como essa equipe gasta seu tempo. Se um profissional gasta, em média, nove horas semanais buscando informações, imagine poder usar esse tempo para se dedicar aos negócios. Um ambiente organizado e estruturado permite tornar a busca mais eficiente, poupando o tempo dos funcionários.
Saiba onde estão os documentos
Normalmente, em grandes empresas, documentos não estão armazenados em um único local. Podem ser em andares diferentes ou, até, em cidades diferentes. Como lidar com esses silos? A digitalização resolve esse problema, centralizando a informação e permitindo que os funcionários autorizados tenham acesso às informações na hora que precisam.
Quem pode ter acesso aos documentos?
As empresas precisam de uma forma fácil e segura de compartilhar documentos entre os funcionários, órgãos governamentais, auditores e até com outras empresas, e isso precisa ser feito de maneira segura. Na realidade, esses registros nunca devem deixar de ser posse da empresa, que deve manter uma auditoria completa sobre quem viu, alterou e quando isso foi feito. E a empresa deve ter capacidade técnica para restringir o acesso sempre que necessário, para evitar que cópias sejam feitas ou encaminhadas.
Muitos sistemas para gerenciar ao mesmo tempo
Uma empresa pode usar diversos sistemas especializados. ERP, CRM, entre outros, que atendem a propósitos diferentes, que geram registros e tendem a atuar como silos de informações. Integrar todos esses sistemas para que apresentem uma visão única abrangente das informações não é tarefa simples. Um mesmo documento ou informações podem existir em mais de um sistema, mas com diferentes versões.
A solução é ter regras de governança da informação aplicáveis em todos os lugares onde esses documentos estiverem presentes, sem que seja necessário substituir sistemas ou copiar fisicamente esses dados.
Todos os registros estão completos?
Qual o grau de confiança de que todas as informações em poder da empresa estão completas e são corretas? Infelizmente, sem realizar uma gestão de documentos eficiente não é possível saber se os registros estão completos, se há algum documentando faltando. Mantendo um fluxo de trabalho e monitoramento, um sistema de gestão deve analisar todos os registros, testando sua integridade e buscando por documentos expirados, incompletos ou que precisem de atualização.
Política de retenção de registros
Devido aos silos de informações, falta de controle no registro de informações e falhas nos métodos de compartilhamento desses documentos, implementar uma política de retenção eficiente é um desafio para muitas empresas. Para cumprir com normas e regras de conformidade, é preciso garantir que os documentos sejam mantidos pelo tempo necessário e que sejam devidamente destruídos no final de seu ciclo de vida. Como cada documento tem uma programação de retenção específica, a gestão de documentos deve gerenciar e acionar automaticamente sua eliminação de acordo com sua política. Da mesma forma, é essencial que o sistema também congele documentos e evite que sejam destruídos em caso de litígios, auditorias ou questões regulatórias.
Garantir a conformidade por meio da digitalização
Cada um desses fatores está ligado de alguma forma ao tema conformidade, por isso é essencial criar um ambiente adequado para garantir a segurança das informações. Entretanto, para isso é necessário contar com um sistema que permita melhorar a visibilidade dos registros e, assim, garantir sua integridade. Fale conosco e saiba como a Access pode melhorar sua gestão de documentos.
