Superando o crescimento no volume de documentos físicos

A transformação digital de processos tornou-se um requisito para sobreviver nos atuais ambientes de trabalho ativados por tecnologia e móveis. Os processos manuais baseados em papel são propensos a erros, ineficientes e exigem muito trabalho. 

O grande volume de documentos físicos se torna um obstáculo para o sucesso de organizações que buscam aumentar a produtividade e a velocidade com que as informações são acessadas por funcionários, clientes e parceiros. O domínio das soluções em nuvem, o aumento de documentos nato-digitais e os avanços na tecnologia tornaram o processo sem papel mais fácil e mais acessível do que nunca. 

No entanto, apesar de todos esses motivos, uma iniciativa para superar o crescimento do volume de documentos físicos pode se tornar um desafio. Começar a pensar com “menos papel” e mantê-lo fora de seus escritórios pode fazer uma diferença profunda para o sucesso de uma iniciativa sem papel. 

Veja três sugestões que não apenas reduzem o volume de documentos físicos, mas também são boas práticas de negócios. 

1 – Digitalize os processos 

Maior produtividade, necessidade de encontrar e compartilhar rapidamente documentos e demanda por acesso a qualquer momento e em qualquer lugar estão no topo da lista de razões pelas quais todas as empresas estão tentando retirar o papel de seus processos. Um mundo sem papel tornou-se parte das estratégias de transformação digital, pois as empresas buscam reduzir custos e reduzir o envolvimento dos funcionários em tarefas repetitivas e não estratégicas. 

Os documentos em papel devem ser convertidos em digitais à medida que entram em um processo, para que possam ser manipulados por fluxos de trabalho digitais projetados para aproveitar o aumento de documentos nato-digitais. Empresas de todos os tamanhos estão implementando soluções com ferramentas e recursos que eliminam a necessidade de papel em todas as etapas do ciclo de vida de um documento. 

 Aqui estão alguns requisitos para uma solução que elimine papel e automatize processos: 

• Automatização de processos como distribuição, roteamento, aprovação, rastreamento e arquivamento de documentos. O fluxo de trabalho deve incluir dados de roteamento extraídos de documentos para aplicativos de negócios. O acesso a qualquer momento em qualquer dispositivo e o compartilhamento através de links para documentos, juntamente com pastas de arquivos digitais, podem eliminar a necessidade de imprimir ou copiar documentos. Se for necessário fazer o download ou a impressão para compartilhar um documento internamente ou com terceiros, você terá uma solução desatualizada. Segurança, controle de acesso a documentos específicos e controle de ações de documentos, como impressão e download, também são importantes. 

• Permitir a criação de formulários eletrônicos e assinaturas digitais para reduzir ou eliminar a necessidade de criar documentos em papel. Sua solução deve permitir o uso de formulários digitais externos ou internos. Assinaturas digitais são necessárias para evitar a necessidade de imprimir documentos para uma assinatura. 

• Notificação proativa de documentos ausentes e expirados. Saber o que você não tem é tão importante quanto saber o que você tem. 

• Garantir a conformidade com o rastreamento do histórico de auditoria e a automação dos planejamentos de retenção. 

2 – Reduza o volume de documentos físicos no escritório 

Quase todas as empresas cresceram trabalhando com papel e criando registros em papel, mas grandes salas de arquivos no local e pilhas e mais pilhas de arquivos estão começando a desaparecer dos escritórios modernos. O custo de aluguel do escritório e a necessidade de usar esse espaço para atividades que dão suporte a uma empresa são os principais fatores. Arquivos e documentos que não são acessados ​​com frequência são movidos para locais externos de armazenamento de registros, que é mais econômico e seguro. 

A maioria das empresas de médio e grande porte faz parceria com empresas de gestão documental para armazenar e gerenciar seus documentos em papel que devem ser retidos por motivos de regulamentação e governança corporativa. Se você tiver um bom provedor de gerenciamento de registros, ele fornecerá análises e ferramentas para ajudar a se livrar do papel e impedir que ele volte ao escritório. 

Quase todas as empresas de gerenciamento de registros têm algum portal on-line para solicitar registros, mas isso não é o suficiente. Procure painéis que mostrem quais departamentos estão enviando mais registros, quando os registros devem ser destruídos e quais departamentos estão solicitando que mais registros sejam retornados. Essas são as coisas que você precisa saber para realmente reduzir o volume de documentos físicos e mantê-los fora do seu negócio. 

3 – Acesse digitalmente documentos em papel 

Se você precisar acessar documentos armazenados fora do local ou documentos inativos mais antigos, faça-o digitalmente. Isso costuma ser chamado de digitalização sob demanda ou captura, e a maioria das empresas de gerenciamento de registros oferece esse serviço, mas verifique se ele foi feito corretamente. O que você não deseja são documentos digitalizados e enviados por e-mail para você. Há problemas de segurança com essa abordagem, sem mencionar o preenchimento de espaço de armazenamento em rede. 

Seja um documento digitalizado pelo seu provedor de gerenciamento de registros, uma empresa de geração de imagens ou sua própria equipe, o documento deve ser armazenado em uma tecnologia projetada para o gerenciamento de documentos, de preferência com os recursos mencionados anteriormente. O acesso digital deve ser mais rápido e econômico do que o acesso físico, e o documento não precisa ser digitalizado na próxima vez que você precisar.