Por Inon Neves*
A sustentabilidade empresarial é uma medida cada vez mais adotada por companhias de diversos setores. O conceito, que visa o desenvolvimento corporativo com base em medidas socioambientais corretas, consiste em um conjunto de ações éticas, que colaboram para o desenvolvimento da sociedade e o respeito ao meio ambiente. Além dos benefícios sociais, atitudes têm como foco a preservação da natureza, que também melhoram a imagem da companhia.
Além disso, algumas dessas condutas diminuem o custo operacional, auxiliando, de forma direta, nos lucros da companhia. Você sabe como? Confira três políticas sustentáveis que podem ser adotadas:
- Digitalização de documentos
Utilizar as opções de armazenamento virtual de informações é uma das atitudes sustentáveis que podem ser tomadas. Uma das melhores formas de otimizar o processo é digitalizar os arquivos e criar legendas para facilitar a localização. Uma vez salvo, o documento poderá ser facilmente acessado sempre que preciso.
- Aproveitamento de espaços
A partir do momento que as informações essenciais estão digitalizadas, é necessário dispor de algum espaço para o armazenamento de suas versões físicas. Terceirizar esse serviço é uma excelente alternativa, uma vez que é necessário um recinto para guardar os arquivos, fazendo com que esse local seja utilizado de uma melhor forma. Uma vez que um cômodo está desocupado, é possível alocar, por exemplo, um novo colaborador.
- Descarte correto
Quando o assunto é o armazenamento de documentos, um dos fatores mais delicados é o período pelo qual eles devem ser mantidos em versões físicas. Além disso, se o descarte de alguns arquivos não for feito corretamente, destruindo-os de maneira irrecuperável, pode trazer graves consequências para sua empresa, uma vez que os dados sigilosos podem ser recuperados por terceiros. Quando a armazenagem é realizada internamente, toda a responsabilidade em relação ao descarte dos arquivos é do gestor. Com serviços terceirizados de gestão documental, todas as informações são rastreadas e tornam-se parte de uma base de dados online. É possível saber, por exemplo, quando os registros estão próximos ao final do ciclo de vida e solicitar a destruição profissional dos mesmos, garantindo total segurança para sua empresa e para os clientes.
Para todas as medidas de sustentabilidade empresarial citadas, existem empresas especializadas em digitalização e armazenamento de documentos, contando com plataformas visuais, que garantem facilidade de busca e gerenciamento dos arquivos de forma profissional.
*Inon Neves é vice-presidente da Access, segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações, presente nos Estados Unidos, Brasil, Costa Rica, Panamá e Trinidade e Tobago.
