O modelo de trabalho remoto, também conhecido como home office, não é um conceito novo. Mas a verdade é que ninguém esperava que a sua adoção fosse quase que obrigatória do dia para noite. E, segundo estudo da FGV (Fundação Getulio Vargas), o trabalho remoto deve crescer 30% mesmo após o período de distanciamento social imposto pela pandemia.
Já pesquisa realizada pela Robert Half, empresa de recrutamento e seleção, com cerca de 300 líderes de grandes empresas brasileiras, mostrou que 62% dos gestores envolvidos com Recursos Humanos aprovam o modelo de home office, ou o “Work-From-Anywhere”. E 74% acreditam que um modelo híbrido, com funcionários em casa e outros no escritório, é o ideal.
Com isso, temos um grande desafio: como implantar uma eficiente estratégia de gerenciamento de registros, independentemente de onde eles estejam armazenados, de forma a permitir acesso rápido e controlado aos funcionários que estão em casa?
A resposta está na terceirização – total ou parcial – das tarefas de gerenciamento de registros. Principalmente quando pensamos em arquivos físicos, os funcionários, em casa, deixam de ter acesso a esses registros e é preciso resolver o problema de acessibilidade.
Segundo Kurt Thies, VP, Product Evangelist da Access, “ter registros físicos armazenados nas instalações de um fornecedor externo é uma prática bastante comum. A novidade é que agora esse fornecedor está armazenando e gerenciando registros ativos, e não apenas os inativos”.
Os serviços de gerenciamento de registros oferecem:
- Armazenamento de registros ativos
- Envio de registros conforme necessário
- Conversão de registros para um formato eletrônico para gerenciamento de longo prazo
- Integração da nova versão eletrônica com os arquivos digitais existentes da empresa
- Varredura de serviços sob demanda quando o acesso rápido for necessário
- Transição simplificada do status ativo para o inativo
- Gerenciamento de retenção e disposição para atender às necessidades de conformidade
O passo a passo para implantar um eficiente programa de gerenciamento de registros
Confira uma lista das principais atividades que precisam ser consideradas neste período de transição. Mas fique tranquilo, todas essas etapas são realizadas com o auxílio do fornecedor:
1 – Certifique-se de que o cronograma de retenção de registros esteja atualizado e contemple prazos de retenção e normas de privacidade
2- Implemente um processo de remoção de registros ROT (Redundant, Obsolete, Transitory – redundantes, obsoletos e transitórios) para eliminar o armazenamento de documentos que não sejam registros oficiais
3- Capture pelo menos o título do arquivo e intervalo de datas e, se possível, o identificador da série de registros e o período de retenção associado de registros de estoque e caixa
4- Atribua códigos de barra às caixas e números para arquivos que serão transferidos para outros centros de armazenamento
5- Avalie quais arquivos devem ser escaneados de acordo com seus prazos de armazenamento e acesso
6 – Providencie que esses arquivos sejam retirados pelo parceiro terceirizado
7- Garanta o rastreio dos registros
8 – Forneça acesso aos documentos para os funcionários
9 – Opte por colocar as imagens digitalizadas em um repositório comum, como uma área de armazenamento na nuvem
Mantendo os registros localmente
E no caso de a empresa decidir manter os registros físicos no próprio escritório? Os serviços de gestão de documentos também podem ajudar. Nesse caso, um funcionário especializado do fornecedor pode gerenciar os acervos físicos e coletar documentos para serem digitalizados à medida que são recebidos.
Este modelo permite um mínimo de supervisão, já que recursos especializados irão gerenciar os registros da empresa. Não existem custos com treinamento já que o próprio fornecedor irá alocar o profissional responsável pela gestão de documentos. Da mesma forma, a supervisão pode se dar por meio de um modelo compartilhado, com o fornecedor implementando as melhores práticas, garantindo que os registros estejam completos e em conformidade com requisitos exigidos, e o contratante fornecendo orientações relacionadas aos documentos.
Especialistas garantem máxima eficiência nos processos
O escopo da implantação do gerenciamento de registros pode ir ainda mais longe se a equipe do fornecedor for liderada por um Gerente de Registros Certificado. Nesse caso, é possível revisar os processos e fazer recomendações à liderança da empresa sobre as soluções de práticas recomendadas para lidar com registros em todos os processos operacionais.
Esse gerente também pode conduzir discussões com a equipe de TI sobre as práticas recomendadas para registros eletrônicos, avaliando a oferta de softwares para dar suporte ao armazenamento em serviços seguros na nuvem. As possibilidades aqui são infinitas e você deve conversar com seu fornecedor sobre o tipo de suporte que é oferecido.
Entre em contato com os especialistas da Access e vamos, juntos, encontrar as melhores soluções para o compartilhamento seguro de informações e gerenciamento de registros.
