O modelo de trabalho remoto, também conhecido como home office, não é um conceito novo. Mas a verdade é que ninguém esperava que a sua adoção fosse quase que obrigatória do dia para noite. E, segundo estudo da FGV (Fundação Getulio Vargas), o trabalho remoto deve crescer 30% mesmo após o período de distanciamento social imposto pela pandemia.
Já pesquisa realizada pela Robert Half, empresa de recrutamento e seleção, com cerca de 300 líderes de grandes empresas brasileiras, mostrou que 62% dos gestores envolvidos com Recursos Humanos aprovam o modelo de home office, ou o “Work-From-Anywhere”. E 74% acreditam que um modelo híbrido, com funcionários em casa e outros no escritório, é o ideal.
Com isso, temos um grande desafio: como implantar uma eficiente estratégia de gerenciamento de registros, independentemente de onde eles estejam armazenados, de forma a permitir acesso rápido e controlado aos funcionários que estão em casa?
A resposta está na terceirização – total ou parcial – das tarefas de gerenciamento de registros. Principalmente quando pensamos em arquivos físicos, os funcionários, em casa, deixam de ter acesso a esses registros e é preciso resolver o problema de acessibilidade.
Segundo Kurt Thies, VP, Product Evangelist da Access, “ter registros físicos armazenados nas instalações de um fornecedor externo é uma prática bastante comum. A novidade é que agora esse fornecedor está armazenando e gerenciando registros ativos, e não apenas os inativos”.
Os serviços de gerenciamento de registros oferecem:
Confira uma lista das principais atividades que precisam ser consideradas neste período de transição. Mas fique tranquilo, todas essas etapas são realizadas com o auxílio do fornecedor:
1 – Certifique-se de que o cronograma de retenção de registros esteja atualizado e contemple prazos de retenção e normas de privacidade
2- Implemente um processo de remoção de registros ROT (Redundant, Obsolete, Transitory – redundantes, obsoletos e transitórios) para eliminar o armazenamento de documentos que não sejam registros oficiais
3- Capture pelo menos o título do arquivo e intervalo de datas e, se possível, o identificador da série de registros e o período de retenção associado de registros de estoque e caixa
4- Atribua códigos de barra às caixas e números para arquivos que serão transferidos para outros centros de armazenamento
5- Avalie quais arquivos devem ser escaneados de acordo com seus prazos de armazenamento e acesso
6 – Providencie que esses arquivos sejam retirados pelo parceiro terceirizado
7- Garanta o rastreio dos registros
8 – Forneça acesso aos documentos para os funcionários
9 – Opte por colocar as imagens digitalizadas em um repositório comum, como uma área de armazenamento na nuvem
E no caso de a empresa decidir manter os registros físicos no próprio escritório? Os serviços de gestão de documentos também podem ajudar. Nesse caso, um funcionário especializado do fornecedor pode gerenciar os acervos físicos e coletar documentos para serem digitalizados à medida que são recebidos.
Este modelo permite um mínimo de supervisão, já que recursos especializados irão gerenciar os registros da empresa. Não existem custos com treinamento já que o próprio fornecedor irá alocar o profissional responsável pela gestão de documentos. Da mesma forma, a supervisão pode se dar por meio de um modelo compartilhado, com o fornecedor implementando as melhores práticas, garantindo que os registros estejam completos e em conformidade com requisitos exigidos, e o contratante fornecendo orientações relacionadas aos documentos.
O escopo da implantação do gerenciamento de registros pode ir ainda mais longe se a equipe do fornecedor for liderada por um Gerente de Registros Certificado. Nesse caso, é possível revisar os processos e fazer recomendações à liderança da empresa sobre as soluções de práticas recomendadas para lidar com registros em todos os processos operacionais.
Esse gerente também pode conduzir discussões com a equipe de TI sobre as práticas recomendadas para registros eletrônicos, avaliando a oferta de softwares para dar suporte ao armazenamento em serviços seguros na nuvem. As possibilidades aqui são infinitas e você deve conversar com seu fornecedor sobre o tipo de suporte que é oferecido.
Entre em contato com os especialistas da Access e vamos, juntos, encontrar as melhores soluções para o compartilhamento seguro de informações e gerenciamento de registros.
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