Documentos, informações, dados. Esses são os maiores tesouros das empresas. Saber armazená-los, categorizá-los e usá-los para os negócios são requisitos básicos para transformar essas informações em insights relevantes e que contribuam para o crescimento da empresa.
O problema é que boa parte das empresas os arquivam em diversos locais. São armários espalhados por vários departamentos ou bancos de dados em silos que não se comunicam. Com isso, para ter uma gestão de documentos eficientes, é preciso digitalizar o máximo de documentos possível, usar a nuvem para torná-los acessíveis de qualquer lugar e criar fluxos de trabalho automatizados.
A tecnologia deve ditar o rumo das práticas de gerenciamento de documentos, especialmente em uma época que processos manuais e o uso de papel se tornam obsoletos e ineficientes. Gerenciar documentos online e até mesmo assinar eletronicamente são recursos que melhoram o fluxo de trabalho, tornando-o mais ágil e contribuindo para aumentar a segurança das informações.
A gestão de documentos tem como foco aumentar a eficiência e produtividade de uma empresa. Quanto mais rápido as informações estão disponíveis, melhor para os negócios. Assim, resumindo: um sistema de gestão de documentos reduz erros e perdas de documentos ao mesmo tempo em que aumenta a eficiência.
Tendências
De acordo com a Mordor Intelligence, o mercado mundial de sistemas de gestão de documentos deve crescer, em média, 13% ao ano até 2025. E os benefícios de uma solução de gestão são muito claros: maior segurança de dados, fluxos de trabalho simplificados e redução significativa de custos.
Mas algumas tendências pode revolucionar o setor no próximo ano.
Armazenamento na nuvem
O mercado de serviços na nuvem não para de crescer. Relatório da Statista mostra que o investimento em soluções SaaS deve chegar a US$ 170 bilhões em 2021. Para o gerenciamento de documentos, a nuvem é essencial para permitir que os usuários acessem facilmente documentos e compartilhem informações por meio de qualquer dispositivo conectado a Internet, a qualquer hora do dia. E o provedor do serviço ainda é responsável por garantir o acesso, segurança, backup e manutenção do servidor, reduzindo custos com infraestrutura.
Mobilidade
O acesso por dispositivos móveis também aparece entre os recursos que devem impulsionar o mercado de gestão de documentos. A capacidade de acessar informações de qualquer lugar, a qualquer hora, está se tornando essencial para os negócios.
Acessibilidade
O aumento de players no mercado de gestão de documentos deve, nos próximos anos, apresentar cada vez mais opções de soluções de gestão de documentos a preços acessíveis a empresas de todos os portes, e a nuvem contribui para isso, já que não é mais preciso comprar a solução completa, mas pagar apenas pelo uso dos recursos que a empresa realmente precisa.
Trabalho colaborativo
O uso de sistemas de gestão de documentos também contribui para tornar o trabalho colaborativo mais eficiente. O sistema pode gerenciar a armazenagem e as categorias dos documentos. E automatizar o fluxo de trabalho permite que os processos sejam priorizados, atribuídos e monitorados. Assim, as equipes têm mais tempo para se dedicar a projetos e estratégias que agreguem valor aos negócios.
Segurança
O aumento dos requisitos de segurança e as novas normas relacionadas à privacidade e conformidade trazem luz em relação aos riscos associados à tecnologia, e que precisam ser minimizados. A própria migração para a nuvem, que até a alguns anos representava preocupação com segurança, hoje entrega protocolos mais rígidos para evitar falhas e brechas, e isso também reflete nas soluções de gestão de documentos, que seguem as melhores práticas de segurança.
O futuro
O futuro é digital e envolve tecnologias que tornam o fluxo de trabalho menos tedioso e demorado, como o gerenciamento de documentos ainda é. Essas tendências mostram que a transformação digital da gestão de documentos é um caminho sem volta, o que também representa um desafio para a maioria das empresas, ainda ligadas a tarefas manuais e ao fluxo de documentos em papel.
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